Класифікація протоколів

Постійних колегіальних органів (колегій, комітетів, рад, президій, комісій)

Тимчасових органів (конференцій, зборів, нарад, комісій)

Короткі – фіксують порядок денний, прізвище доповідачів та виступаючих, прийняті рішення

Повні– фіксують, крім питань та рішень, короткі записи виступів доповідачів та учасників

Стенографічні – фіксують весь хід засідання дослівно

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прийняті рішення. У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст усіх виступів з кожного питання порядку денного.

Протоколи ведуть:

· посадові особи – секретарі, діловоди, стенографісти;

· особи, вибрані на засіданні, – секретарі, секретаріати.

У протоколі висвітлюються всі думки, які були висловлені в процесі обговорення, точки зору та заяви, а також усі прийняті рішення.

До формуляра протоколу входять такі реквізити:

1) найменування відомства, найменування підприємства;

2) назва виду документа (протокол) його номер;

3) заголовок, до складу якого входить найменування колегіального органу засідання, наради;

4) дата проведення засідання;

5) місце засідання;

6) склад присутніх;

7) вказівка голови, секретаря, членів президії;

8) порядок денний, текст.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині після слова «Присутні» вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або працівників, а також запрошених

осіб. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо – члени колегіального органу, окремо – запрошені). Після прізвища запрошеної особи вказують назву організації, яку він представляє, місце роботи і посаду. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх – 90 осіб).

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вказують їх прізвища та ініціали.

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань, які треба розглянути).

Питання в порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядаються останніми. Кожен пункт порядку денного нумерується, записується з нового рядка і відповідає на питання «про що?» («Про підсумки роботи …»).

Основна частина протоколу складається з розділів відповідних пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розміщується за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ або УХВАЛИЛИ).

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати на пункти номерами арабськими цифрами. Кожен пункт починають з нового абзацу.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіального органу (зборів, наради).

До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довідки та ін.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організацій (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або витягу постановчої частини з нього, або у вигляді інших розпорядчих документів: наказів, рішень, складених на підставі протоколу.

Під час засідання колегіального органу протокол складається в чорновому варіанті. Після засідання (зборів) у розпорядження секретаря

передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей та співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників та ін.

Протокол підписує голова та секретар. Протоколи зберігаються не менш ніж 10 років, а потім можуть передаватись до архіву.

Питання для самоконтролю:

1. Які документи відносяться до групи довідково-інформаційних.

2. Яку інформацію містить протокол.

3. Наведіть класифікацію протоколів.

4. Які реквізити входять до формуляра протоколу.

5. З яких складових частин складається протокол.

6. Що таке довідка, які основні реквізити довідок.

7. Які види записок Ви знаєте. Які їх основні реквізити.

Тема 5.1

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Довідково-інформаційні документи.	\|	Документи щодо особового складу.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.