Національний стандарт України, ДСТУ 4163- 2003«Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» поширюється на організаційно- розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи, тощо - встановив максимальний склад реквізитів – 32; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізити.
· Реквізити - (від лат. reguisitum - необхідне, потрібне) це сукупність обов’язкових окремих елементів,
з яких складається документ і без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
Види реквізитів:
· Постійніреквізити -реквізити, які наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа.
· Змінніреквізити —реквізити, що вказують під час складання документа.
· Обов’язковіреквізити – характерні для певного виду документа.
· Необов’язкові – не характерні.
Реквізит службового документа - це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Багаторічна практика й управлінська наука визначають уніфіковані правила оформлення організаційно -розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (146 х 210 мм). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідно до формуляра -зразка.
Формуляр-зразок -це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Вимоги до бланків документів:
Бланк – це аркуш паперу з нанесеними реквізитами, які несуть постійну інформацію.
Бланк документа- це уніфікована форма (службового) документа і надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланки виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного із 01 вересня 2003 року.
Види бланків:
· загальнийбланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1);
· бланкконкретноговидудокумента (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2);
· бланклиста ( (із наявністю 9 реквізиту) (Додаток 3).
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.
Бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжньогорозміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центровим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від межі площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом.
