Інструкція з діловодства

Інструкція по діловодству – це правовий акт, що встановлює технологію створення або отримання документів, їх обробки, зберігання чи використання в поточній діяльності установи.

Вона повинна бути у кожній установі, організації, закладі, на підприємстві, фірмі тощо.

Розробляється інструкція на основі державних нормативних документів: державних стандартів на уніфіковані системи документації, Типової інструкції з діловодства в міністерствах та відомствах України тощо.

Інструкція з діловодства конкретної організації, установи, фірми завжди індивідуальна, враховує всі особливості як складу документів, так і технології їх обробки. Інструкція з діловодства встановлює загальні правила роботи з управлінською документацією, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення чи надходження до відправлення або передачі до архіву.

Складаючи таку інструкцію, за основу потрібно взяти Типову інструкцію з діловодства в міністерствах та відомствах України, використати з неї структуру й окремі загальні моменти, що є обов'язкові для будь-якої установи.

Нормативні акти в галузі діловодства не визначають структуру інструкції з діловодства та її типовий зміст, методичні документи по її розробці також відсутні, тому при відсутності типової інструкції працівники діловодної служби, які складають інструкцію з діловодства, стикаються з багатьма труднощами.

Склад розділів інструкції по діловодству, їх послідовність, наявність додатків визначаються її розробниками, але необхідно, щоб положення інструкції послідовно відображали усі стадії роботи з документами від їх створення чи отримання до виконання, відправки чи передачі до архіву. Основними розділами інструкції можуть бути:

1. Загальні положення.

2. Підготовка службових документів

2.1. Загальні вимоги

2.2. Фірмові бланки

2.3. Вимоги до оформлення реквізитів

3. Оформлення окремих видів документів

3.1. Наказ

3.2. Протокол

3.3. Службовий лист

3.4. Акт (можуть бути визначені різні види документів відповідно від специфіки діяльності установи)

4. Порядок погодження документів

5. Порядок підписання документів

6. Виготовлення документів за допомогою комп’ютерної техніки

7. Організація документообігу

7.1. Прийом, обробка, проходження отриманих документів

7.2. Реєстрація та облік документів, побудова довідкового апарату

7.3. Організація роботи з вихідними документами

8. Контроль за виконанням документів

9. Робота виконавця з документами

10. Організація зберігання документів

10.1. Порядок зберігання документів

10.2. Складання та ведення номенклатури справ

10.3. Формування справ

10.4. Оформлення справ

10.5. Оперативне зберігання справ

10.6. Передача справ на архівне зберігання

11. Розмноження документів

12. Зберігання, облік та використання бланків, печаток, штампів

Слід відмітити, що інструкція по діловодству залежно від специфіки діяльності установи, її структури, порядку проходження документів, технічних засобів, які використовуються, та інших факторів може бути доповнена іншими розділами, наприклад: документування діяльності колегіального органу; оформлення листів, що надсилаються за кордон; використання електронної пошти тощо.

Інструкція повинна бути в кожному підрозділі, де кожний працівник установи повинен ознайомитись з нею під розписку.

Отже, головним призначенням інструкції по діловодству є встановлення загальних правил та єдиного порядку документування та організації роботи з документами в установі. Мета інструкції – це удосконалення роботи з документами, зменшення кількості та підвищення якості підготовки документів, впорядкування документообігу та оптимізація управлінського труда.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Посадові інструкції працівників служби діловодства	\|	Умови праці робітників служб діловодства

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.