Організація документообігу

Документообіг –це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням визначений період часу і до передачі в архів.

Головне завдання документообігу – прискорення руху документів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов’язковим для всіх працівників підприємства.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

Стадії документообігу:

1) надходження документів зі сторони та оформлення їх на підприємстві;

2) опрацювання і певна обробка первинних документів на підприємстві до надходження їх до бухгалтерії;

3) надходження первинних документів до бухгалтерії;

4) опрацювання документів у бухгалтерії:

§ перевірка документів за формою, змістом та арифметична перевірка;

§ оцінка в грошовій формі кожної операції, відображеної в документах;

§ запис на документах бухгалтерських проведень;

§ відображення операцій, наведених у документах, в облікових регістрах;

5) передача документів в архів бухгалтерії і забезпечення поточного зберігання документів;

6) передача документів на зберігання до архіву підприємства, а потім до державного архіву (рис. 5.2).

Перелічені етапи документообігу відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу.

Графік документообігуна підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і терміну виконаних робіт.

Рис. 5.2. Стадії документообігу

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов’язків виконавця, термін їх подання та підрозділі підприємства, установи, до яких подаються ці документи. Витяг із графіка документообігу підприємства наведено в таблиці 5.1.

Контроль за дотриманням графіка документообігуна підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Виправлення помилок у первинних документах	\|	Порядок зберігання документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.