Зв’язування робочих листків

При зв’язуванні робочі листки стають взаємозалежними. Робоча книга, що містить зв’язані формули (або формули з зовнішніми посиланнями), називається залежною(dependent). А робоча книга, в якій знаходиться інформація, що використовується в формулах із зовнішніми посиланнями, називається вихідною(source). Вихідна робоча книга необов’язково повинна бути відкритою в той час, коли відкрита залежна робоча книга.

Зв’язування доцільно використовувати тоді, коли інформація у вихідних робочих книгах постійно поновлюється. Зв’язування можна також використовувати як спосіб розбивки складної інформаційної моделі на невеликі складові, тобто створюються невеликі інформаційні модулі, що зберігаються в окремих робочих книгах і зв’язані разом за допомогою зовнішніх посилань.

Створення формул із зовнішніми посиланнями. Способи створення формул із зовнішніми посиланнями:

* Набрати вручну посилання на комірку. Ці посилання можуть бути достатньо довгими, так як містять, крім іншого, імена робочих книг та робочих листків. Перевага цього способу — необов’язково відкривати вихідні робочі книги.

* Вказати посилання на комірку. Якщо вихідна робоча книга відкрита, то створити формулу із зовнішніми зв’язками можна скориставшись стандартним методом.

* Залучити команду “Правка ð Спеціальна вставка”(Edit ð Paste Special) і клацнути на кнопці “Вставити зв’язок” (Paste Link). Цей спосіб потребує, щоб вихідна робоча книга була відкритою.

* Скористатись командою “ДаніðКонсолідація”(Data ð Consolidate).

Загальний формат для формул із зовнішнім посиланням має вигляд:

= [ Ім’я_Робочої_книги ] Ім’я_Листка ! Адреса_ комірки

Тобто, адресі комірки передує ім’я робочої книги в квадратних дужках, ім’я робочого листка і знак оклику. Приклад: = [ Бюджет . xls ] Листок1 ! A1.

Якщо ім’я робочої книги або ім’я листка в посиланні містить пропуски, то таке ім’я треба заключити в одинарні лапки. Приклад:

= ’ [ Бюджет на 1998 ] Листок1 ’ ! A1

Формула може містити посилання на комірку з іншої робочої книги. Ця книга необов’язково повинна бути відкритою. Якщо ця робоча книга закрита і не знаходиться в поточній папці, то в посиланні треба вказати повний шлях до неї. Приклад:

= ’ С : \ MSOffice \ Excel \ [ Бюджет на 1997 ] Листок1 ’ ! A1

Нагадаємо, як при введенні формули автоматично створити зовнішнє посилання:

Відкрити вихідну робочу книгу.

Активізувати комірку в залежній робочій книзі, в якій буде знаходитись формула.

Ввести формулу. Коли при введенні формули дійде черга до зовнішнього посилання, треба активізувати вихідну робочу книгу і вибрати в ній відповідну комірку або діапазон.

Після закінчення введення формули натискається клавіша <Enter> .

При автоматичному створенні посилання таке посилання завжди є абсолютним (наприклад, $A$1). Якщо ж в подальшому виникне потреба в копіюванні формули з метою створення інших зв’язаних формул, то знак долара треба вилучити, щоб перетворити абсолютне посилання на відносне.

Якщо вихідна робоча книга відкрита, в зовнішньому посиланні на цю книгу не вказується повний шлях. Якщо вихідну книгу закрити, то до зовнішнього посилання автоматично додасться повний шлях. Якщо вихідна робоча книга перед закриттям буде збережена під новим іменем командою “ФайлÞЗберегти як…”, то Excel замінить у зовнішньому посиланні старе ім’я на нове.

Якщо проводиться модифікація вихідної робочої книги (додавання, вилучення рядків або стовпчиків та інш.), то повинна бути відкритою залежна робоча книга, інакше в ній залишаться старі адреси комірок, які після модифікації вихідної робочої книги будуть неправильними.

В одній робочій книзі можуть знаходитись формули, зв’язані з довільною кількістю різних вихідних робочих книг.

Для коректування та визначення існуючих зв’язків можна залучити команду “ПравкаðЗв’язки”(Edit ð Links), в результаті виконання якої з’явиться діалогове вікно “Зв’язки”(Links). В цьому вікні можна побачити перелік всіх вихідних робочих книг для поточної книги, поновити зв’язки, якщо у вихідних книгах робились зміни даних без відкриття залежної книги, замінитивихідну робочу книгу.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Відображення рівнів структури	\|	Консолідація робочих листків

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.