Студопедия
Контакти
 


Тлумачний словник

Реклама: Настойка восковой моли




Авто | Автоматизація | Архітектура | Астрономія | Аудит | Біологія | Будівництво | Бухгалтерія | Винахідництво | Виробництво | Військова справа | Генетика | Географія | Геологія | Господарство | Держава | Дім | Екологія | Економетрика | Економіка | Електроніка | Журналістика та ЗМІ | Зв'язок | Іноземні мови | Інформатика | Історія | Комп'ютери | Креслення | Кулінарія | Культура | Лексикологія | Література | Логіка | Маркетинг | Математика | Машинобудування | Медицина | Менеджмент | Метали і Зварювання | Механіка | Мистецтво | Музика | Населення | Освіта | Охорона безпеки життя | Охорона Праці | Педагогіка | Політика | Право | Програмування | Промисловість | Психологія | Радіо | Регилия | Соціологія | Спорт | Стандартизація | Технології | Торгівля | Туризм | Фізика | Фізіологія | Філософія | Фінанси | Хімія | Юриспунденкция

Створення шаблону

Для створення шаблону потрібно:

1 Обрати команду Файл / Створити посилання Загальні шаблони.

2 На вкладинці Загальні обрати варіант Новий документ, та встановити перемикач Шаблон.

3 Натиснути ОК.

4 Зберегти шаблон за допомогою команди Файл / Зберегти, вказавши потрібне ім’я шаблону.

5 За потребою додати на шаблон елементи управління (поля, переліки, прапорці) за допомогою панелі інструментів, що викликається командою Вид / Панелі інструментів / Форми.

Новий шаблон можна створювати також на базі вже існуючого шаблону або документу.

Для створення шаблону на базі документа необхідно:

1 Відкрити документ, який слугуватиме основою шаблону.

2 Внести незначних змін та зберегти вже новий документ під новим ім’ям, за допомогою команди Файл / Зберегти як.

3 Ще раз використав команду Файл / Зберегти як вказати у полі Тип файлу значення Шаблон документу, а у полі Ім’я файлу назву нового шаблону та натиснути Зберегти.

Для створення шаблону на базі шаблону необхідно:

1 Обрати команду Файл / Створити, посилання Загальні шаблони.

2 Поставити перемикач у положення шаблон.

3 Обрати варіант шаблону, що буде основою для нового та натиснути ОК.

4 Вносимо у шаблон потрібні зміни та зберігаємо його під новим ім’ям.

Модифікація шаблонів

Існують два варіанти зміни шаблонів:

- безпосереднє редагування існуючого шаблону аналогічне редагуванню звичайного документу;

- копіювання елементів шаблону з інших шаблонів або документів.

Для здійснення другого варіанту потрібно:

1 Обрати команду Сервіс / Шаблони танадбудови.

2 Натиснути кнопку Організатор.

3 Перейти на вкладинку Стилі.

4 У переліку, що розкривається внизу зліва обираємо шаблон або документ, з якого копіюватимемо елемент.

5 Праворуч в переліку, що розкривається обираємо шаблон, в який буде додаватись новий елемент.

6 У переліку обираємо потрібний елемент, що копіюватиметься та натискаємо Копіювати.

Кнопки управління останнього діалогового вікна дозволяють не тільки копіювати елементи, але й видаляти та перейменовувати.



Интернет реклама УБС

 

5.7 Створення документів за допомогою функції злиття

 

Складені документи

За необхідності розсилання одного й того ж самого повідомлення багатьом адресатам корисною є функція злиття. Microsoft Word дозволяє автоматично об’єднувати текст документа із адресами, іменами та іншою інформацією для створення персональних листів, поштових наклейок та іншої друкованої продукції. Оскільки поля можуть бути вставлені до будь-якого документу Word, а документи форматуватися за потребами, то за допомогою майстра злиття можна створювати телефоні переліки, каталоги, замовлення, графіки робот та багато інших документів.

Для створення складених документів необхідна наявність наступних двох об’єктів:

1 основного документу, який має містити текст, що потрібно розповсюдити, та поля, що вказують Word, які саме дані потрібно вставляти у документ;

2 джерело даних – файл, що місить імена, адреси та іншу інформацію, яку потрібно додавати до документу.

Джерелами даних можуть слугувати файли Microsoft Access або Microsoft Excel, адресні книги Microsoft Outlook та файли багатьох інших типів. Але будь-яке джерело даних має складатися із записів (запис – рядок таблиці джерела даних) та полів (категорій інформації, що є стовпчиками таблиці). Верхній рядок таблиці є заголовком, який містить імена полів. Під час створення складених документів Microsoft Word створює по одній копії документа для кожного запису, що міститься у файлі джерела даних.

Складені документи могуть відправлятися до друку, передаватися як окремі повідомлення по електронній пошті, або слугувати окремими розділами нового документу Microsoft Word. Якщо створювати окремі документи потрібно не для всіх записів, то перш ніж виконувати злиття треба виконати сортування або фільтрацію даних джерела.

Для створення складеного документа за допомогою функції злиття потрібно:

1 Створити новий стандартний документ Microsoft Word.

2 Відкрити майстер злиття обравши команду Сервіс / Листи та розсилання / Майстер злиття.

Робота із майстром злиття складається з виконання 6 кроків. Після завдання параметрів для переходу на наступний крок треба обрати гіперпосилання Далі в кінці діалогового вікна (або гіперпосилання Назад для повернення на попередній крок). Описання параметрів кожного з кроків майстра злиття наведено у таблиці 5.3.

 

 

Таблиця 5.3 – Робота з майстер злиття

 

№ кроку Назва кроку або діалогового вікна Завдання параметрів Примітки
1. Вибір типу документу активізуємо перемикач Листи (Електронні повідомлення, Конверти, Наклейки, Каталоги) Обираємо тип основного документу, що визначає його вигляд
2. Вибір документа активізуємо перемикач Поточний документ (Шаблон, Існуючий документ) Обираємо документ, що слугуватиме основним документом
3. Вибір отримувачів 1 активізуємо перемикач Створення переліку (Використання переліку, Контакти Outlook); 2 натискаємо кнопку Створити; 3 заповнити потрібні поля діалогового вікна Новий перелік адрес; 4 натиснути Закрити; 5 вказати ім’я файлу та адресу, де зберігатиметься перелік адрес Визначаємо тип джерела даних: база даних, імена та адреси із папки Outlook, або як в нашому випадку створюємо новий перелік для джерела даних. Після створення новий перелік зберігається як файл Microsoft Access за вказаною користувачем адресою. Для редагування вже створеного переліку потрібно на третьому кроці роботи із майстром злиття обрати посилання Змінитиперелік, а потім натиснути кнопку Змінити.

 

 

Продовження таблиці 5.3 – Робота з майстер злиття

 

4. Новий перелік адрес складається з: 1. полів вводу, за допомогою яких користувач вносить інформацію, що буде складати джерело даних; 2. кнопок управління, призначених для: а. створення записів – Створити запис; б. видалення записів – Видалити запис; в. пошуку записів – Знайти запис – пошук можна вести за всіма полями (перемикач за всіма полями), або за одним (перемикач за полем), назву якого обераємо у переліку за полем; г. фільтрації записів – Фільтр: - вкладинка Відбір записів містить: поле – назва поля, за значенням якого відбираються записи; порівняння – тип відношення, за яким обираються записи (дорівнює, не дорівнює, меньше, більше, порожньо, містить, не містить); значення – значення, із яким порівнюється інформація у полі переліку під час фільтрації записів; - вкладинка Сортування записів призначена для сортування переліку джерела даних за кількома полями по черзі у порядку убування або зростання; д. зміни шаблону заповненя переліку даних – Надбудова містить: перелік полів; кнопки для додавання, видалення та перейменування полів, зміни послідовності полів (Вверх, Вниз); 3. область Перегляд записів містить: а. кнопки для переходу на перший, останій запис та на один запис вперед або назад; б. поле, що відображає номер поточного запису; в. загальну кількість записів переліку джерела даних.

 

 

Продовження таблиці 5.3 – Робота з майстер злиття

 

5. Створення листа Для додання потрібного поля у документ: 1. встановлюємо курсор на місці, вставки елементу; 2. обираємо посилання Інші елементи – для вставки у документ полів, з яких складається джерело даних; (Блок адреси – відкриває діалог для вставки у документ призвищя, ім’я та адреси отримувача; Рядок привітання – для додання звернення до адресата; Поштова марка – для додання до документу електроних поштових марок;); 3. у переліку Поля активізуємо назву потрібного поля; 4. натискаємо кнопку Вставити.   На цьому етапі користувач формує складений документ: вводить потрібну інформацію основного документа, у потрібних містах вставляє поля із яких складається джерело даних, форматує основний документ за потребами. Після створення документу бажано зберігти файл.
6. Перегляд листів Область Перегляд листів дозволяє переходити від одного листа до іншого, відобразити номер отримувача поточного листа та знайти лист потрібного отримувача за значеннями полів (Знайти отримувача). Область Виконання змін дозволяє відредагувати перелік джерела даних (посилання Змінити перелік) або видалити лист поточного отримувача (кнопка Виключити отримувача)   Надає можливість користувачеві переглянути всі документи, що будуть створені в результаті злиття, за необхідності відредагувати кожен із документів (листів) окремо.

Продовження таблиці 5.3 – Робота з майстер злиття

 

7. Завершення злиття Область Злиття надає можливість робити злиття документів під час друку листів – посилання Друк, або зробити файл Microsoft Word, в якому зберігатимуться відповідні результати злиття (листи) – посилання Змінити частину листів, після якого з’являється діалогове вікно Складені нові документи. Якщо складені документи зберігатимуться у документі Microsoft Word, файл, що з’явиться після закінчення роботи майстра злиття (в нашому випадку Листи 1), треба зберегти під потрібним ім’ям та за потрібною адресою. Інакше нові складені документи зникнуть і наступного разу їх доведеться створювати знову (але основний документ та джерело даних залишаться).
Складені нові документи Містить перемикачі, за допомогою яких можна визначити ті записи, які потрібно з’єднувати: - всі записи (перемикач всі); - тільки поточну (поточний запис); - декілька записів (вказуються діапазон номерів потрібних записів у полях з та по)

5.8 Автоматизація роботи у текстовому редакторі Microsoft Word

 

5.8.1 Пошук та заміна

 

У текстовому редакторі є можливість автоматично знаходити вказані користувачем елементи тексту та при необхідності замінювати їх на інші, а також переходити на потрібну сторінку у межах документу.

Для пошуку елементу потрібно:

1 Обрати команду Правка / Знайти (або натиснути одночасно гарячі клавіші <Ctrl>+<F>).

2 У полі вводу ввести потрібний елемент.

3 Натиснути кнопку Знайти далі.

Якщо потрібно замінити один елемент іншим треба:

1 Обрати команду Правка / Замінити (або натиснути одночасно гарячі клавіші <Ctrl>+<H>).

2 У полі вводу Знайтиввести елемент, що буде замінено.

3 У полі вводу Замінити ввести елемент, на який буде замінено попередній.

4 Натиснути кнопку Замінитивсі – якщо необхідно виконати заміну у всьому документі, якщо ж заміняти потрібно вибірково треба використовувати кнопку Знайти та Замінити або Пропустити.

Шукати можна текстовий фрагмент, спеціальний символ або певний формат. Для пошуку та заміни текстового фрагменту треба виконувати наведені вище інструкції.

Для пошуку/заміни спеціального символу треба у діалоговому вікні пошуку обрати кнопку Більше, потім кнопку Спеціальний та обрати потрібний символ за назвою. Обраний символ з’явиться у потрібному полі введення.

Для пошуку та заміни параметрів форматування треба у діалоговому вікні пошуку та заміни обрати кнопку Формат, а потім обрати варіант Стиль, після чого з’явиться нове вікно, що містить перелік стилів та їх опис. Для вибору потрібного стилю потрібно активізувати відповідний варіант та натиснути кнопку ОК. В діалоговому вікні пошуку та заміни внизу поля введення з’явиться опис обраного стиля. Для скасування завдання формату елементу треба натиснути кнопку Знятиформатування.

У пункті меню Правка є команда Перейти (гарячі клавіші <Ctrl>+<G>), що позволяє переходити на будь-яку визначену сторінку. Використовуючи цю команду користувач може встановити курсор на початку сторінки, номер якої він укаже у діалоговому вікні.

5.8.2 Автомвтизація введення тексту

 

За необхідності вводити фрагменти тексту, що повторюються було б доцільніше зберігати ці фрагменти в пам’яті комп’ютера під іменем, що призначає користувач. Для виклику з пам’яті цих фрагментів достатньо ввести найменування одного з фрагментів та активізувати функцію Автотекст.

 

Внесення елементів у таблицю автотексту:

1 Виділити потрібний фрагмент, обрати команду Вставка / Автотекст.

2 Активізувати вкладинку Автотекст.

3 У полі Ім’я ввести скорочену назву фрагменту та натиснути Додати.

Вставка елементу таблиці автоформат у текст:

1 Розмістити курсор у місце вставки (бажано, щоб він знаходився між двома порожніми позиціями).

2 Ввести найменування фрагмента та натиснути <F3>.

Якщо користувач не пам’ятає найменування фрагменту, замість другого пункту необхідно обрати команду Вставка / Автотекст і знайти потрібне найменування у загальному переліку, а потім натиснути Вставити.

 

Редагування вмісту елементу таблиці автотексту:

1 Зазначеним вище способом вставити фрагмент, що редагується у текст.

2 Внести необхідні зміни у фрагмент та знову вставити його у таблицю автотексту під тим самим найменуванням.

3 У вікні із попередженням натискаємо кнопку Так.

Вилучення елементу з таблиці автотексту:

1 Обрати команду Вставка / Автотекст та перейти на вкладинку Автотекст.

2 Обрати в переліку ім’я потрібного елементу та натиснути Видалити.

Збереження та вставка кількох текстових фрагментів

Microsoft Word надає можливість вилучати фрагменти з одного або кількох документів та потім вставляти їх разом у потрібний документ. Для цього потрібно:

1 По черзі виділити потрібні фрагменти та перенести їх у спеціальний буфер Spike натисканням комбінації клавіш <Ctrl>+<F3>. Фрагменти будуть розташовані таким чином, щоб зберігався порядок за яким вони потрапили до буферу.

2 Необхідно розмістити курсор в місце вставки та натиснути комбінацію клавіш <Ctrl>+<Shift>+<F3>. Вміст буферу буде вставлено у текст, а сам буфер стає порожнім.

Зауваження: Якщо необхідно, щоб всі обрані фрагменти збереглися у буфері вставка виконується інакше: після розташування курсору набирається слово Spike та натискається <F3>.

 

5.8.3 Автоматична корекція тексту

 

Для розкриття скорочень та автоматичного виправлення помилок, що повторюються у Microsoft Word застосовується автоматична корекція. Так після запису потрібного елемента та його скорочення у таблицю автоматичної корекції, під час набору тексту можна вводити лише скорочення, а воно розкриватиметься комп’ютером автоматично.

Для внесення нового елементу у таблицю автоматичної корекції потрібно:

1 Виділити потрібний фрагмент, обрати команду Вставка / Автотекст.

2 Активізувати вкладинку Автозаміна.

3 У полі Замінювати ввести скорочення, яке буде замінюватись фрагментом та натиснути Додати (якщо у полі відсутня інформація треба ввести фрагмент тексту, що відповідає скороченню).

4 Натиснути Закрити.

 

Внесення змін у таблицю автоматичної корекції

Для будь-яких змін необхідно спочатку відкрити таблицю автокорекції за допомогою команди Вставка / Автотекст / Автозаміна.

Для зміни найменування або скорочення фрагменту тексту необхідно:

1 Активізувати у таблиці рядок із потрібним елементом.

2 Натиснути Видалити.

3 У полі Замінювати ввести нове скорочення.

4 Натиснути кнопку Додати, а потім Закрити.

Для зміни вмісту фрагменту:

1 Активізувати в таблиці рядок із потрібним елементом.

2 У полі На внести потрібні зміни та натиснути Замінювати.

3 У діалозі із попередженням натиснути Так.

Для вилучення елементу таблиці автоматичної корекції потрібно обрати елемент, що вилучається на натиснути Видалити.

Управління режимами автоматичної корекції

У верхній частині діалогового вікна Автозаміна розташовані перемикачі, що надають можливість вибрати один з режимів, що дозволяють автоматично виправляти поширені помилки та вносити деякі інші зміни до документу:

- режим, що виправляє помилкове написання двох великих літер на початку слова;

- режим автоматичного перетворення першої літери у реченні на велику;

- режим виправлення наслідків помилкового натискання <Caps Lock>;

- режим автоматичного перетворення перших літер назв днів тижнів не великі.

Зауваження: За допомогою кнопки Винятки можна задати символи або їх сполучення, для яких автоматична корекція не застосовуватиметься.

 


Читайте також:

  1. ACCESS. СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ
  2. ACCESS. СТВОРЕННЯ ФОРМ
  3. А. Створення власної папки.
  4. Автоматичне і ручне створення об’єктів.
  5. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
  6. Адаптація законодавства України до законодавства ЄС - один із важливих інструментів створення в Україні нової правової системи та громадянського суспільства
  7. АЛГОРИТМ СТВОРЕННЯ БРЕНДУ
  8. Алгоритм створення тренінгової програми
  9. Безкласова адресація та створення підмереж.
  10. Болонська конвенція як засіб створення зони європейської вищої освіти.
  11. Використання та створення сітки
  12. Відображення в обліку створення фонду погашення облігацій

Загрузка...



<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Шаблони | Структура складного документа

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:


 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.004 сек.