Новини освіти і науки:

G+

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Запити на створення та видалення

Дотепер розглядались тільки запити на вибірку інформації з БД. В Access є можливості будувати запити на зміну даних, додавання даних із однієї таблиці в кінець іншої, видалення непотрібної інформації з таблиць та створення нових таблиць. Тобто спочатку будується простий запит, а потім у вікні конструктора потрібно натиснути на стрілці праворуч від кнопки Тип запитута з переліку, що з’явився, обрати потрібний тип.

14.8 Пошук, заміна і фільтрація даних

Під час обробки даних у режимі таблиці або форми, крім перегляду, оновлення, додавання, видалення записів та значень полів часто необхідно знайти задані значення в полях таблиць великого об'єму, замінити їх, відсортувати записи у відповідності до значень, певного поля або декількох полів. Найважливішою та найчастішою задачею є відбір записів, які відображаються в таблиці або формі, поля яких містять значення, що задовольняють заданим умовам. Ця задача може вирішуватися за допомогою фільтрації записів у режимі таблиці або форми.

14.8.1 Пошук та заміна значень у полях таблиць та форм

Пошук та заміна значень у полях таблиць та форм здійснюється командою Правка / Знайти.

Припустимо змінилася назва одного з замовників, замість ЗАТ «Комп’ютерні мережі» фірма отримала назву ЗАТ «Комп’ютери та оргтехніка». Для заміни потрібно:

1 Відкрити таблицю ДОВЗАМ (Довідник замовників).

2 Виконати команду Правка / Знайти.

3 Для пошуку назви фірми ЗАТ «Комп’ютерні мережі» у діалоговому вікні команди на вкладці Пошук заповнити поле вводу Зразок цим значенням.

4 У переліку, що розкривається Пошук в в якості області пошуку обирати поле таблиці НАЙМЕНУВАННЯ_ЗАМОВНИКА.

5 Щоб знайти перше та останнє значення, що задовольняють умові пошуку, натиснути кнопку Знайти далі.

6 Для внесення нового значення в знайдене поле обрати у діалоговому вікні вкладку Заміна.

7 У додатковий рядок, що з’явився Замінити на, ввести нове значення – ЗАТ «Комп’ютери та оргтехніка».

8 Натиснути кнопку Замінити.

14.8.2 Відбір даних за допомогою фільтра

Відбір даних за допомогою фільтра здійснюється командою Записи / Фільтр.

Фільтр – це набір умов, що застосовуються для відбору підмножини записів у таблиці, формі або запиті.

Access дозволяє використати три типи фільтрів: фільтр за виділеним, звичайний та розширений фільтр.

14.8.3 Відбір записів за виділеним фрагментом

Найпростішим способом завдання умови відбору записів є виділення в таблиці або формі певного значення поля або його частини.

1 Відкриємо таблицю ДОВЗАМ у режимі таблиці.

2 Для відбору всіх записів про фірми, що є відкритими акціонерними товариствами, виділяємо літери ВАТ у полі НАЙМЕНУВАННЯ_ЗАМОВНИКА будь-якої фірми.

3 Обираємо команду Записи / Фільтр / Фільтр за виділеним. Внаслідок фільтрації в таблиці будуть відображені тільки ті записи, в яких назва фірми починається з абревіатури ВАТ.

14.8.4 Звичайний фільтр

Звичайний фільтр дозволяє зробити відбір записів шляхом введення значень в пусту таблицю або форму, що викликається командою Змінити фільтр.

Відфільтруємо записи таблиці ДОВРОБ (Довідник робіт), виберемо з робіт тільки ті, що вимірюються у метрах квадратних:

1 Відкрити таблицю ДОВРОБ.

2 Обрати команду Записи / Фільтр / Змінити фільтр.

3 У полі ОД_ВИМ: фільтр задати умови відбору «м.кв.».

4 Виконати фільтрацію таблиці за командою Фільтр / Застосування фільтру. Внаслідок фільтрації у таблиці ДОВРОБ будуть виводитись тільки ті роботи, що відповідають умовам відбору.

5 Для перегляду всіх записів змінити фільтр, виконавши команду Записи / Видалити фільтр.

14.8.5 Розширений фільтр

Розширений фільтр надає вікно для завдання умов відбору, що відображаються із записів таблиці або форми. У верхній частинні вікна розширеного фільтра виводиться перелік полів активної таблиці, а в нижній частині вікна бланк запиту. У рядок бланка запиту Поле із переліку мишею треба перетягнути поля, з яких задаються умови відбору записів. Умови відбору записів вводимо в рядок Умова відбору для одного або кількох полів. У бланку запиту в рядку Сортування обираємо тип сортування для одного або декількох полів. У рядку Умови відбору записуємо вираз, результатом якого є конкретне значення. Вираз складається з операндів і операторів. Як операнди, можуть використовуватися:

1 Літери. Так само як літери можуть використовуватись числа, текстові рядки, дати. Текстові рядки беруться в подвійні лапки, дати – в знаки #. Наприклад: 510, або "Інформатика", або # 5 Грудня 01 #.

2 Константи. Константи є незмінними значеннями,які визначені в Access. Наприклад: True, False, Null, Так, Немає.

3 Ідентифікатори (посилання). Ідентифікатор є посиланням на значення поля, елемента управління або властивості. Ідентифікаторами можуть бути імена полів, таблиці, форми звітів тощо. Вони повинні братися в квадратні дужки. Access проводить автоматичну підстановку дужок. У багатьох випадках посилання на конкретне значення має вказати точне його місцеположення в ієрархії об’єктів бази даних, починаючи з об’єкта верхнього рівня. Якщо необхідно вказати посилання на полі в конкретній таблиці, формі, звіті, то перед ім’ям поля треба вказати ім’я таблиці, форми, звіту, також взяти в квадратні дужки, та відокремити від імені поля знаком оклику: [Ім'я таблиці]![Ім'я поля].

Оператори визначають операції над одним або кількома операндами. Операторами порівняння та логічними операторами, використання яких можливе у виразі вимоги відбору, є: =,<,>,<>,<=,>=, Between, In, Like, Аnd, Or, Not.

Оператор Between дозволяє задати інтервал числового значення. Наприклад: Between 10 and 100.

Оператор Like дозволяє використати зразки, що використовують символи шаблону, під час пошуку в текстових полях. Наприклад: Like "ВАТ*". Оператор зірочка (*) та знак питання (?) – оператори шаблону.

Сформулювати умови відбору можна за допомогою будівника виразів. Для цього потрібно перейти у вікно Будівник виразів можна, натиснувши кнопку Побудувати на панелі інструментів конструктора або вибравши команду Побудувати з контекстного меню.

Сформуємо розширений фільтр для відбору робіт, що вимірюються у метрах квадратних, та ціна на які не перевищує 100 грн. Для цього потрібно:

1 Відкрити таблицю ДОВРОБ.

2 Виконати команду Записи / Фільтр / Розширений фільтр.

3 У вікно фільтра перетягнути із переліку полів таблиці поля ОД_ВИМ та ЦІНА у рядок бланка запиту Поле. У рядок Умова відбору ввести відповідні умови (для поля ОД_ВИМ: “м.кв.”, дл поля ЦІНА: >=100).

4 Цей фільтр можна зробити параметричним, для цього достатньо у рядок Умова відбору ввести замість умов запрошення, з якими система буде звертатися до користувача під час виконання фільтрації:

[Введіть одиниці виміру роботи];

[Введіть максимальну ціну].

14.10 Звіти

При вирішенні різноманітних економічних задач часто потрібно не тільки проаналізувати результат запиту на екрані, але й отримати його тверду копію, оформлену у вигляді документу. Дані, що представлені у вигляді документу в Access, називаються звітами.

На відміну від запиту та форми дані в звіті можна згрупувати за декількома рівнями. По кожному рівню групування можна вивести заголовок групи та підсумок (примітки групи). В області даних групи можна зробити сортування за полями даних, які входять в цю групу. Таким чином, звіт складається з наступних частин:

1 Заголовок звіту – містить назву звіту. Якщо звіт займає декілька сторінок, то, можливо, включає й «шапку» звіту.

2 Верхній колонтитул – містить «шапку» звіту, яка з’являється на кожній сторінці, окрім, може, першої.

3 Інформація за групами та вкладеними в них підгрупами (заголовки та примітки, що вкладені один в інший).

4 Область даних – займає центральну частину звіту (до приміток).

5 Нижній колонтитул – містить інформацію, що з’являється в кінці кожної сторінки (наприклад, номер сторінки).

6 Примітки звіту – містить підсумкові дані по всьому звіту (міститься у кінці звіту, але перед останнім нижнім колонтитулом).

14.10.1 Створення звітів

Як правило, звіт створюється на базі запиту, в якому зібрані всі потрібні для звіту дані. Хоча можливе його побудова шляхом безпосереднього вибору потрібних полів з таблиць.

Для створення звіту за допомогою майстра потрібно:

1 Після натискання кнопки Створити обрати запит як джерело даних, а у переліку вказати елемент Майстер звітів. Натиснути ОК.

2 У першому вікні майстра обрати всі поля запиту, що повинні бути представлені у звіті.

3 У другому вікні майстра вказати поля, за якими створюватимуться групування та їх рівні.

4 У третьому вікні майстра задати порядок сортування за полями, що залишилися, а також поля, за якими потрібно обчислювати підсумкові значення, та функцію для обчислення.

5 У четвертому вікні майстра обрати вид макету для звіту.

6 У п’ятому вікні обрати стиль оформлення звіту.

7 В останньому вікні майстра задати ім’я звіту.

14.10.2 Редагування звіту

Для вдосконалення звіту, зміни, додавання, видалення елементів правління та розділів звіту необхідно відкрити його у режимі конструктора.

Якщо не потрібно виводити заголовок або примітки будь-якої групи потрібно виділити смугу з відповідною назвою та у вікні властивостей на вкладниці Макет властивості Вивід на екран задати значення Ні.

Якщо потрібна не вся інформація, то під час створення запиту можна вказати необхідні умови відбору. Наприклад, у полі ДАТА у рядку Умова відбору можна задати вираз Between [Початок періоду] AND [Кінець періоду]. Конструкцію Between можна створити за допомогою будівника виразів командою Оператори / Порівняння / Between / Вставити. Якщо звіт побудований на базі запиту з параметром, то перед попереднім переглядом або друком необхідно ввести потрібні значення параметрів.

Щоб забезпечити вивід у звіті введених значень параметрів запиту, потрібно:

1 За допомогою панелі елементів створити на макеті звіту по одному полю для кожного параметру (наприклад, для значень початку та закінчення періоду).

2 По черзі виділити кожне новоутворене поле, викликати вікно властивостей та на вкладниці Данні у властивості Данні ввести текст, що співпадає із текстом параметру та починається з символу дорівнює (наприклад, =[Початок періоду]).

14.10.3 Друк звіту

Перед друком звіту необхідно його переглянути у режимі попереднього перегляду, а потім встановити потрібні параметри сторінки. Настроювання параметрів друку здійснюється у діалоговому вікні Параметри сторінки, що викликається командою Файл / Параметри сторінки.

У цьому вікні є наступні вкладники:

- Поля – встановлюються розміри полів в мм.

- Сторінка – визначається орієнтація сторінки, розмір паперу, параметри принтера.

- Стовбці – встановлюються розміри кожного стовпця, ширина та висота рядка.

Після встановлення параметрів можна виконувати друк виділеного у вікні бази даних звіту командою Файл / Друк. У діалоговому вікні Друк окрім вказаних вище параметрів можна також задати номера сторінок, що друкуються, кількість копій та натиснути кнопку ОК.

Якщо у режимі попереднього перегляду будь-які дані виводяться не повністю, це свідчить про те, що потрібно збільшити розміри відповідного елементу управління в режимі конструктора.

14.10.4 Робота зі звітами

Побудова багаторівневого звіту

Побудову багаторівневого звіту розглянемо на прикладі визначення вартості запланованих робіт за кожним замовником та за всіма замовниками в цілому.

Оскільки потребуються як проміжні дані, так і підсумкові результати, то рішення буде представлене у вигляді звіту. Він будується на підставі всіх даних, що містяться у таблиці Кошторис, а також у допоміжних довідкових таблицях. Тому задача вирішується в три етапи:

1 Підготовка базового запиту.

2 Побудова попередньої версії звіту за допомогою майстра.

3 Доопрацювання звіту у конструкторі.

Підготовка базового запиту

Базовий запит ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП_ВАРТІСТЬ для звіту ЗАПЛАНОВАНІ_РОБОТИ можна побудувати на підставі вже існуючого запиту ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП. Для цього потрібно:

1 В режимі відображення запитів вікна БД скопіювати запит ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП в буфер і тут же вставити його, надавши новому запиту ім’я ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП_ВАРТІСТЬ.

2 Відкрити запит ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП_ВАРТІСТЬ в режимі конструктора та додати поле, що обчислюється, – ВАРТІСТЬ, значення якого визначається за допомогою виразу ЦІНА*КІЛЬКІСТЬ.

3 Перевірити правильність роботи запиту у режимі таблиці.

4 Зберегти запит ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП_ВАРТІСТЬ в БД.

Побудова попередньої версії звіту за допомогою майстра:

1 У вікні БД встановити режим відображення звітів, натиснувши кнопку Звіти.

2 На панелі інструментів натиснути кнопку Створити.

3 У переліку вікна Новий звіт обрати елемент Майстер звітів, а в полі із переліком в якості джерела даних – запит ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП_ВАРТІСТЬ.

4 У першому вікні майстра звітів обрати наступні поля із запиту ВСІ_КОШТОРИСИ_ЗП_ВАРТІСТЬ:

– НАЙМЕНУВАННЯ_ЗАМОВНИКА,

– НАЙМЕНУВАННЯ_РОБОТИ,

– ОД_ВИМ,

– ЦІНА,

– КІЛЬКІСТЬ,

– ВАРТІСТЬ.

5 У другому вікні майстра вказати, що перший рівень групування створюється за полем НАЙМЕНУВАННЯ_ЗАМОВНИКА.

6 У третьому вікні майстра задати сортування за зростанням за полем НАЙМЕНУВАННЯ_РОБОТИ, щоб забезпечити вивід інформації по роботах за абеткою в кожній групі (за кожним замовником).

7 У тому ж вікні натиснути кнопку Підсумки та вказати, що за полем Вартість буде здійснюватися підсумовування по кожній групі та по всьому звіту в цілому.

8 У четвертому вікні майстра обрати вид макету Сходинковий.

9 У п’ятому вікні обрати стиль звіту Діловий.

10 В останньому вікні майстра ввести ім’я звіту ЗАПЛАНОВАНІ_РОБОТИ, натиснути кнопку Готово.

Побудова звіту за одним об’єктом

Побудову звіту розглянемо на прикладі створення документу КОШТОРИС_РОБІТ. Створення звіту здійснюється в два етапи:

1 Побудова попередньої версії за допомогою майстра.

2 Доопрацювання звіту у конструкторі.

Перший етап повністю співпадає з аналогічним етапом рішення попередньої задачі, за виключенням того, що в даному випадку як джерело даних вказується параметричний запит КОШТОРИС_ЗА_ЗАМОВНИКОМ_ЗП, та як ім’я звіту вводиться текст КОШТОРИС_РОБІТ.

Другий етап виконується аналогічно тому, як це виконувалось у рішенні попередньої задачі, але окрім цього на цьому етапі потрібно:

1 Видалити всі дані із розділу приміток групи і зменшити його розмір до мінімуму.

2 Поле НАЙМЕНУВАННЯ_ЗАМОВНИКА вирізати з області даних, вставити до заголовку звіту та супроводити надписом «Замовник:».

3 Вставити у правій частині заголовку звіту два надписи, у першому з яких ввести текст «Виконувач», а у другому «ТОВ «Оздоблювач».

Після закінчення редагування звіту зберегти його в БД та зачинити вікно.

14.11 Практичні завдання

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Створення запиту на оновлення	\|

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.01 сек.