Цілі та завдання вивчення лекції 2

Тема: Мета, завдання та функції служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування.

ЛЕКЦІЯ №2

Зміст:

1. Служба документаційного забезпечення управління.

2. Завдання кадрового діловодства та функції кадрової служби.

3. Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування.

Ключові слова: кадрове діловодство, кадрова служба, кадрова політика, кадровий консалтинг.

Успішне вивчення лекції 2 дозволяє: Мати уяву про завдання кадрового діловодства; про напрями роботи й обов’язки кадрової служби; про особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування.

Володіти ключовими поняттями: кадрове діловодство, кадрова служба, кадрова політика, кадровий консалтинг.

1. Служба документаційного забезпечення управління.

Відповідальність за організацію діловодства у державних установах покладається на першого керівника. У центральному апараті міністерств, відомств, крупних організацій діловодство ведеться загальним відділом управління справами, в організаціях середніх розмірів діловодством займається канцелярія, у закладах менших розмірів – секретар керівника організації, в організаціях, де обсяг роботи з діловодства невеликий, обов'язки з його ведення покладаються на працівників бухгалтерії. Головний (старший) бухгалтер за погодженням з керівником організації розподіляє обов'язки по діловодству між окремими працівниками бухгалтерії здійснює повсякденний нагляд за правильним та своєчасним складанням службових документів, виконанням основних правил листування, підготовкою документів для доповіді керівникові організації. Він же інструктує посадових осіб про складання і оформлення документів.

У великих, організаціях штатним розкладом передбачається посада секретаря. До його обов'язків входять облік вхідних та вихідних документів, ведення поточних справ, забезпечення їх зберігання, видача різних довідок, нагляд за строками виконання документів, інформування про цю роботу керівника організації.

Керівник, організації повинен своєчасно розглядати отриману кореспонденцію, слідкувати за правильністю і законністю складання документів, не допускати тяганини в їх оформленні, вимагати від усіх посадових осіб знання і дотримання форм документів, постійно контролювати виконання документів, забезпечувати необхідні умови для організації та механізації діловодства тощо.

Відповідальність за правильність ведення діловодства в організації несе її керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів, примірної інструкції (затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р.) та інструкцій з діловодства установ (організацій). Воно покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками організацій.

Керівник у межах наданих йому прав зобов'язаний:

· вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

· не допускати вимагання від установ, організацій, що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, які не викликані необхідністю;

· забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

· всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації ділових процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

· здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Примірною інструкцією.

У разі звільнення працівника, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних карт. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У місцях (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві може використовуватися, поряд з державною мовою, мова відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів	\|	Завдання кадрового діловодства та функції кадрової служби.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.