Поняття та класифікація документів з особового складу.

Прочитайте та законспектуйте основні положення

Цілі та завдання вивчення лекції 5

Тема: Документація з особового складу в органах державної влади та місцевого самоврядування.

ЛЕКЦІЯ №5

Зміст:

1. Поняття та класифікація документів з особового складу

2. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільненні працівників

3. Складання особистих офіційних документів.

3.1. Оформлення та ведення особових справ.

4. Інформатизації у сфері кадрового обліку – система „Картка”.

Ключові слова: документація з особового складу, трудова книжка, особисті документи, особові справи.

Успішне вивчення лекції 5 дозволяє: Мати уяву про складання та особливості оформлення документів з особового складу; про порядок ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок; про складання особистих офіційних документів; про систему „Картка”.

Знатикласифікацію документів з особового складу та основні правила їх оформлення.

Володіти ключовими поняттями: документація з особового складу, трудова книжка, особова справа.

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу переводять і звільняють громадян, видають документи, необхідні робітникам і службовцям при здійсненні ними права на здійснення ними права на працю.

Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називається документацією з особового складу (кадри персоналу).

Серед документів з особового складу виділяються такі:

· трудовий договір;

· трудова угода;

· наказ або розпорядження про зарахування на роботу, звільнення, переведення, переведення на інші посаду або роботу;

· листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· заява;

· довідка з роботи тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також сприяють швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Серед них слід назвати:

· штатний розпис організації;

· штатно-посадова книга;

· графік відпусток персоналу;

· резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Документація з особового складу – найважливіша документація. Вона потребує особливої ретельності та акуратності під час оформлення, ведення і збереження протягом тривалого періоду.

У процесі роботи з документами з особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (відомості про факти, події та обставини трудової діяльності й особистого життя) громадян (Закон України «Про інформацію…..” відносять до категорії конфіденційної інформації.

(Скібіцька Л.І., Діловодство: Навчальний посібник. Друге видання. – К.: Кондор, 2009. – 220 с.)

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

В організаціях, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який повинен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені нею в анкету й автобіографію, з оригіналами її документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Розпорядчі документи	\|	Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, зберігання та видачі при звільненні працівників.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.027 сек.