Як визначати і виправляти свої трудові навички

Через деякий час за допомогою журналу й кодованого календаря ви зможете визначити ефективність вашої роботи. Прості арифметичні розрахунки підкажуть вам, який відсоток вашого часу йде на кожний вид роботи і яка її питома вага щодо загальних результатів. Таким чином легко визначити пропорції, в яких витрачається час на:

• одержання необхідної інформації;

• визначення черговості і складання графіка робіт для досягнення певних результатів;

• розподіл завдань і передачу повноважень за контролю їх виконання;

• на те, щоб давати потрібні поради і допомагати підлеглим;

• підготовку доповідей (офіційних і неофіційних) керівництву;

• вирішення проблем, що виникають у підлеглих;

• інші питання, що не піддаються класифікації

Крім того, ви знатимете, скільки часу витрачаєте на кожний з видів робіт, пов’язаних з практикою або вирішенням періодично повторюваних завдань, і скільки на разові, вирішальні дії, власне адміністративну роботу.

Ви починаєте пожинати плоди своїх спостережень. Оцінюючи незаплановані разові завдання, ви уникатимете помилок, учитися на них. У вас з’явився запис не тільки того, що ви зробили, але й того, які ідеї були здійснені, а які — ні, а також аналіз причин, що викликали це.

Ви зможете виявити причини ваших успіхів і невдач, почати вчитися на досвіді. Переглядаючи час від часу ваш журнал-щоденник, ви будете перевіряти своєї судження про людей та ідеї. Ці записи допоможуть вам авторитетно посилатися на минулі успіхи і невдачі, коли вам це знадобиться.

Розумне використання часу підвищує ефективність вашого керівництва, але не дає істотного виграшу в часі. Ви повинні знаходити додатковий час, необхідний для підвищення кваліфікації, заощаджуючи його на повторюваних операціях. Після того як ви проаналізуєте свою щоденну роботу й зрозумієте характер кожної операції (у більшості випадків ви знайдете, що виконання цих операцій увійшло у вас в звичку), ви зможете знайти тисячі шляхів для економії часу. Можливо ви дійдете висновку, що половину виконуваної вами роботи доцільно передоручити вашому секретарю або іншим службовцям. Попередньо ознайомившись із загальним характером усіх щоденних завдань і обережно змінюючи усталену практику їх вирішення, ви зможете на 75 % скоротити час, затрачуваний на виконання багатьох з них. Ви повинні скоротити в часі всі виконувані вами операції принаймні на 25 %, а половину з них — на 50 %.

Якщо ви типовий керівник середнього рангу досить великої компанії, то 60 % часу витрачаєте на щоденно повторювану роботу. Іншими словами, якщо ви працюєте в середньому 44 години на тиждень, то на щоденно повторювану роботу витрачає 26,4 години. Якщо вам удасться скоротити її наполовину, то ви матимете 13,2 години на тиждень для підвищення своєї кваліфікації.

Змініть вашу щоденну практику з метою поліпшення. Проаналізуйте типову схему вашої щоденної роботи. Чи не робите ви деякі з виконуваних вами робіт щодня в тому ж самому порядку і чи важлива ця послідовність для результатів їх виконання? Чи не витрачаєте ви першу ранкову годину роботи на вирішення тих самих завдань незалежно від того, коли протягом дня вам будуть потрібні результати. Чи вмієте ви зачекати з виконанням чергової щоденної роботи доти, доки не виконаєте якусь необхідну спеціальну справу? Ви здивуєтеся, коли зрозумієте, що, самі того не помічаючи, паралізували в собі здатність приступити до наступної роботи, поки не довершена попередня.

Серед своїх дрібних звичок, пов’язаних із заведеним порядком, ви також можете знайти такого ж «поглинача» часу. Оцініть кожну з робіт, які вам треба робити протягом дня, і подивіться, чи немає у вас подібної звички. Ви будете радіти щоразу, коли вам вдасться позбутися якого-небудь заняття, яке вам не дає користі.

Усуньте непотрібні «довіски» із щоденної роботи. Підготувавши перелік звичайно виконуваних вами робіт, ви зможете почати складати план з їх раціоналізації. У кожній з виконуваних робіт ви маєте можливість усунути дії, які ви робите просто за звичкою.

Ефективне виконання роботи можливе при усвідомленні:

• якою є справжня мета цієї роботи? Чи потрібна вона взагалі і кому. Можливо, що більш простий метод (наприклад, написання від руки записки замість друкування доповіді на комп’ютері) буде більш ефективним;

• чи важлива дана робота і чи не можна виключити деякі види робіт, які укорінилися в щоденній практиці;

• чи повинні ви самі робити всю роботу або ж ваш секретар чи підлеглий можуть представити її в закінченому вигляді, тобто чи можна за короткий час навчити когось іншого робити цей вид роботи.

Якщо ви перевірили всю вашу щоденну роботу, то можете почати планувати її більш ефективно. У першу чергу слід виконувати найбільш важливу роботу і використовувати свій час продуктивно для вирішення дійсно важливих завдань.

Використовуйте «легку роботу» як перепочинок. Визначте, які види робіт ви знаєте найкраще, тобто ті, що дають найкращий результат з найменшими зусиллями. Цю роботу ви можете запланувати на найменш продуктивний час вашого дня й залишити дійсно продуктивний на вирішення завдань, над якими вам справді доведеться, як-то кажуть, поламати голову. Якщо ви перевтомилися, виконуючи роботу, яка вам подобається, ви навряд чи зможете домогтися кращих результатів, роблячи речі, що вам не подобаються, а це зменшує імовірність того, що ви зробите ефективний внесок у тих областях, де вам потрібно показати, на що ви здатні.

Пам’ятайте, що ви працюєте з іншими людьми. Коли ви змінюєте усталений порядок своєї роботи, неодмінно домагайтеся повної взаємодії з вашими начальниками й підлеглими. При зміні звичок можуть бути порушені усталені трудові звички інших, і вам, можливо, доведеться вдатися до дипломатичних маневрів, щоб привести у відповідність з вашим раціоналізованим графіком роботу інших.

Начальник рідко заперечуватиме проти змін, що ведуть до кращих результатів з меншою витратою часу. Однак якщо ви пропонуєте змінити усталену практику, ви маєте бути готові показати, як і за рахунок чого ви можете поліпшити ці результати.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Методика вивчення ваших трудових навичок	\|	Як скласти бюджет вашого часу і не порушити його.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.