Як скласти бюджет вашого часу і не порушити його.

Цілком природно, що ви виправляєте свої погані звички в міру їх виявлення й у такий спосіб знаходите додатковий корисний час. Але в дійсності додатково корисним стає тільки тоді, коли ви його розумно використовуєте або готові розумно використовувати, як тільки одержите його. Тому вам належить не тільки виправляти свої погані звички, а й удосконалювати гарні.

Вам потрібний реальний план розумного використання свого продуктивного робочого часу, що передбачав би додаткові цілі на випадок, якщо початкові плани будуть виконані або зірвані.

Скласти реальний бюджет продуктивного робочого часу і не порушити його можна, якщо ви:

• плануватимете свій час, а план, зробите гнучким;

• обмежите свою «політику відкритих дверей»;

• обмежите кількість своїх рішень практичними питаннями;

• змусите оргтехніку працювати на вас;

• не дозволите, щоб недоречна церемонність забирала у вас та в інших людей дорогоцінний час;

• припините будь-яку роботу відразу ж після її виконання.

Плануйте свій час, а план, робіть гнучким. Планування власного часу не означає, що ви повинні скласти розклад, у якому буде розплановано все до останньої хвилини. Це не означає також, що ви зобов’язані суворо дотримуватися плану навіть, якщо розверзнеться земля. Навпаки. Певні моменти вашої щоденної програми мають бути внесені у ваш розпорядок дня.

Серед них, мабуть, буде: прийом відвідувачів, регулярні наради, періодичні звіти керівництву і постійні обходи підлеглих. Їх варто планувати і суворо дотримуватися плану, тому що тут справа стосується не тільки вашого особистого часу, а й часу інших людей. Але виконання завдань, які вирішуєте тільки ви і підлеглий вам апарат, не слід суворо регламентувати.

На окремому аркуші паперу перелічіть ці завдання за ступенем їх важливості, намагайтеся виконувати їх щодня з першою ж нагодою в тому ж порядку і незабаром зрозумієте, що всі ці процедури стали забирати менше часу. Зустріч, що зірвалася, або раптово відмінена нарада не застануть вас зненацька, тому що тепер ви не будете сидіти і думати, що ж робити далі. Жорстке регламентування щоденної роботи приводить до того, що частина часу витрачається на довільне проведення часу. Якщо, наприклад, на 14-00 у вас запланована якась невелика робота, а зараз половина другого, то решта півгодини втрачаються в дозвільному очікуванні.

Більшість менеджерів середнього і нижчого рангу відчувають, що перебувають під суворим контролем з боку керівництва, хоча фактично вони проводять лише незначну частину часу під його безпосереднім наглядом. Існує чіткий ритм у цих щоденних контактах. Встановіть його. Якщо, скажімо, першу частину робочого дня ви частіше проводите у начальства, тоді у своїх планах сплануйте найбільш напружену роботу на другу половину дня і завантажте себе повністю в ці години. Якщо ви вирішуєте щоденні завдання в порядку їх важливості, то при появі вільного часу ви можете змінити розклад і зайнятися вирішенням чергового завдання. Так само й відносно часу, який повинні проводити у керівництва.

Нехай для вас стане правилом робити перепочинок тоді, коли вам треба розслабитися.

Можливо, щогодини ви зможете заощадити не більше двох хвилин, щоб відпочити, розвантажити мозок і освіжити свої сили. Якщо ж ви будете відкладати це, поки не з’явиться можливість зробити перепочинок, то зморите себе до краю або ж станете шукати для перепочинку кожну вільну хвилину — і поступово ви змиритеся з будь-яким виправданням, яке вам вдасться вигадати, щоб знайти їх.

Обмежте свою «політику відкритих дверей». Гарним керівником часто вважають людину, двері якої постійно відкриті для підлеглих. Вони йдуть до нього консультуватися з будь-якого питання. «Політика відкритих дверей», як правило, призводить до нерозумного розбазарювання часу. Тому керівник, якому потрібно більше часу, буде змушений обмежити таку політику суворо встановленими годинами прийому. Якщо ви стоїте перед тією ж проблемою, то дайте знати своїм співробітникам (і секретарю в тому числі), що ваші двері завжди відкриті для обговорення невідкладних проблем, а з поточними нехай звертаються до вас тільки у встановлені години.

Якщо ви призначаєте зустрічі зі своїми підлеглими (у багатьох випадках це єдиний шлях для вирішення заплутаних питань), то кожному з них заздалегідь дайте знати, з якого питання ви їх викликаєте. Тоді вони зможуть підібрати необхідний матеріал, який, на їхню думку, допоможе висвітлити обговорюване питання. Це дасть вам можливість щомісяця заощаджувати багато годин.

Ще більше часу ви зможете заощадити для себе і своїх підлеглих, якщо стандартизуєте техніку прийому і будете вимагати обґрунтування прохань про допомогу або прийняття того чи іншого рішення шляхом чіткого викладення суті проблем. Нехай вони твердо засвоять, що ви завжди їх запитаєте:

• У чому полягає суть проблеми?

• Які перешкоди на шляху її вирішення?

• Що, на їхню думку, має усунути існуючі перешкоди?

• Що конкретно вони пропонують?

• Чому?

• Кого (або які інші відділи фірми) торкнуться ці дії?

У наведених запитаннях ви знайдете кілька здорових управлінських принципів, яких ви повинні дотримуватися самі і виховувати у своїх підлеглих. Ці принципи:

• змушують думати кожного, хто ставить або формулює яке-небудь запитання;

• спонукають людину взяти на себе відповідальність за дії і результати;

• сприяють передачі частини своїх повноважень, тому що, пропонуючи рішення, підлеглий в дійсності просить права на прийняття самостійних рішень, що стосуються його роботи;

• породжують почуття колективізму, необхідне для колективної роботи, бо якщо підлеглий просить прийняти те чи інше рішення, то він надає всю необхідну інформацію, ґрунтуючись на якій керівник може прийняти без зволікання розумне рішення.

Обмежте кількість своїх рішень практичними запитаннями. Якщо через місяць після того, як ви заведете журнал, ви зробите ретельний огляд зроблених у ньому записів про виконану роботу, то, без сумніву, виявите серйозні недоліки у використанні свого часу в несподіваних місцях. Якщо ви насправді не є винятково діловим або винятково ледачим менеджером, то побачите, що багато часу у вас іде на аналіз та зважування фактів, які не стосуються справи, і на прийняття нікому не потрібних рішень. (Більшість менеджерів, намагаючись довести свою здатність швидко все вирішувати і робити, часто відволікаються від виконання своїх обов’язків, аби вирішити яке-небудь питання, що не стосується справи).

Ретельно перегляньте свій журнал (або ж будь-які зроблені вами записи, що відбивають ваші щоденні заняття) і відкиньте рішення, які ви зробили передчасно або непродумано.

Може статися й так, що ваш керівник випадково проговорився про можливості розширення вашої сфери керування і попросив вас «поворушити мозком» і викласти йому свої міркування з цього приводу. Ви будете працювати, як проклятий, і коли нарешті дасте йому найретельніший аналіз усіх можливостей для подібних змін, з глибоким аналізом і безпомилковими рекомендаціями рішучих дій, раптом з’ясується, що ваш керівник уже встиг забути про все. Виявляється, він просив вас тільки «поворушити мозком», а не робити ретельне дослідження з даного питання.

Буває й так, що збіг незвичних обставин створює враження, що наближається катастрофа. Ви опрацьовуєте і реалізуєте низку рятівних заходів, а з часом виявляється, що вони були не потрібні. Старій приказці надано нового змісту: «Краще відкласти до завтра те, що не потрібно робити сьогодні!»

Змусьте оргтехніку працювати на вас. У продажу є безліч предметів, які допомагають менеджеру використовувати свій час ефективно і на власний розсуд. Здебільшого вони є загальнодоступними і дешевими, але багато менеджерів не користуються ними. Проте, помізкувавши над тим, що вони дають, ви зрозумієте, що їх застосування може значно полегшити вашу працю.

Раціоналізуйте процес проходження паперів. Почніть зі своєї настільної шухляди, куди секретар кладе вхідну пошту. Чи не перетворилася вона у вас у сміттєву шухляду, куди звалюють усе в порядку надходження: листи, записки, меморандуми, циркуляри, внутрішнє й зовнішнє листування, доповідні записки, журнали, газети і взагалі всілякі папери? Невже щоранку ви витрачаєте дорогоцінні хвилини на перегляд вмісту цієї шухляди, щоб з’ясувати, чи є там що-небудь цінне?

Якщо це так, то настав час перебудувати свою роботу і роботу свого секретаря. Змусьте його (її) розкладати пошту за ступенем важливості і тільки після цього приносити вам. Для сортування можна використовувати кілька видів настільних конторок, що має у продажу, а також кольорові папок, вкладених в одну велику.

В першу чергу перегляньте найбільш важливі папери. Ніколи не повертайтеся двічі до одного й того ж документу, якщо тільки це не є необхідним для справи. Нехай секретар або хто-небудь зі співробітників готує для вас проекти відповідей з усього поточного листування. Якщо ж ви повертаєте їх на доробку або переробку, то приколюйте до них і свої проекти відповідей, листи і папери. Якщо ви збираєтеся що-небудь змінити в кореспонденції, перед тим як її підписати, ви можете взяти ці проекти назад.

Зробіть своїм рабом диктофон, а не секретаря. Гарного секретаря важко знайти, і якщо вам все-таки це вдалося, то не витрачайте марно свій і його час на стенографію. Сьогодні в магазинах продається безліч диктофонів різних типів. Використовуйте час, що вивільнився, для запису своїх думок на плівку.

Придивіться до свого телефону: він ваш друг чи ворог?

Якщо ним зловживають, він може пожирати стільки ж часу, скільки заощаджує. Нині багато керівників прагнуть самі відповідати на телефонні дзвінки, щоб уникнути протокольних процедур, насаджуваних надміру запопадливими секретарями. Але якщо вони це роблять, то намагаються не давати своїх особистих номерів телефонів тим, хто може цим зловживати. Більше того, знаючи, що телефонний дзвінок може перервати нараду або порушити хід думки, вони самі користуються телефоном тільки у виняткових випадках.

Мають бути встановлені певні години, коли ніхто не повинен турбувати менеджера. Усі телефони на цей час слід відключати, а для внутрішнього телефонного зв’язку між менеджерами встановити окрему систему.

Викиньте все, що гальмує вашу роботу. Управлінська оргтехніка, про яку говорилося, — це лише приклад, який має змусити вас замислитися про допоміжні засоби, наявні у вашому розпорядженні, можливості їх використання. Їх існує сотні, але багато з них, будучи корисними в найрізноманітніших ситуаціях можуть виявитися для вас лише пожирателями часу. Вивчіть кожний пристрій, і якщо якийсь із них сповільнює вашу роботу, позбудьтеся його. Візьміть за правило не купувати нічого з того, що допомагає іншим, доки не переконаєтеся в його корисності для вас.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Як визначати і виправляти свої трудові навички	\|	Практичні поради, що допоможуть перетворити ваш кабінет у місце, де можна розумно використовувати свій час.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.