Інформація як матеріал комунікацій та її види

Тема 8. Комунікації в менеджменті

План

8.1.Поняття та характеристика комунікацій.

8.2.Інформація як матеріал комунікацій та її види.

8.3.Мова та ділове письмо як складові комунікацій.

8.4.Документи та інші носії інформації.

Поняття та характеристика комунікацій

Усі функції менеджменту взаємопов'язані ї починають діяти при наявності в організації певної системи комунікацій. Спільна (колективна) діяльність людей передбачає контакти між ними у вигляді обміну необхідною інформацією. Тільки на цій основі люди, об'єднані в організацію, можуть досягти своєї мети. Будь-яка організація, навіть дуже малочисельна, обов'язково має відповідну систему комунікацій.

* У вузькому розумінні слова комунікація — це обмін інформацією між двома й більшою кількістю людей. Тобто основним матеріалом комунікації є інформація.

М.Мескон, М.Альберт і Ф.Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають між:

o організацією та зовнішнім середовищем (споживачами, державою і т. д.);

o підрозділами та працівниками організації (між різними рівнями управління організацією, між керівниками й підлеглими, між неформальними організаціями тощо).

Спрямованість потоків інформації

• зверху вниз (від вищестоящої інстанції до нижчестоящої, від керівника до підлеглого);

• знизу «верх (від підлеглих до керівників);

• горизонтальні (між членами трудового колективу, які займають рівноправні посади).

Основними елементами комунікацій є

o джерело інформації

o передавач інформації

o приймальник інформації

o отримувач інформації

* Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації. Канали можуть бути формальні (офіційні) й неформальні (неофіційні). Формальні канали встановлені адміністративно й зв'язують працівників як по вертикальних, так і по горизонтальних щаблях управління. До неформальних каналів комунікацій відносяться ті, які не співпадають із офіційно встановленими.

Якщо організація володітиме лише системою формальних комунікацій, то процес проходження інформації буде бюрократизуватися. Якщо Домінуватиме система неформальних комунікацій, то це призведе до розповсюдження чуток, які заважатимуть нормальній діяльності.

Інформація як матеріал комунікацій та її види

Інформація — це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події виробничо-господарської діяльності.

Інформацію можна класифікувати за певними ознаками: за повнотою охоплення явища, за періодом дії, за змістом, за рівнем достовірності тощо.

В. Зігерт та Л. Ланг описують поняття тотальної інформації. Тотальна інформація – це не лише фрази, почуті або прочитані, а вся сукупність сприйнятого сигналу: тон та інтонація голосу, настрій і зовнішній вигляд передавача, довколишня обстановка, навіть спогади та асоціації

Ефект комунікації залежить від цілого ряду соціально-психологічних факторів, які мають місце н процесі передачі та сприйняття інформації, що є її складовими. Особливо сильно проявляються соціально-психологічні фактори при мовній (словесній) передачі інформації. При цьому задіюються три канали її передачі та сприйняття кожною людиною: емоційний, інформативішй та канал знань.

Емоційний канал тестує поступаючу інформацію на відповідні асоціації, настрої, важливість тощо. Наприклад, сприйняття інформації доповідача залежатиме від постановки його мови, зовнішнього вигляду, віку й посади, тобто від його емоційних елементів. Крім цього, велике значення матиме манера поведінки доповідача, його жести, міміка, тобто його відповідність певним соціальним та особистим нормам, які прийняті втому чи іншому колективі чи навіть суспільстві. Це все включається в поняття нормативного каналу сприйняття й передачі інформації.

I нарешті, в каналі знань відбувається оцінка змісту інформації, її призначення, що є найважливішим. Мета передачі інформації саме в тому й полягає, щоб вона набула якості знань у тих, для кого вона призначена. Але ця якість буде недостатньою або інформація буде сприйматися набагато важче й довше, якщо вона буде передаватися без відповідних емоційних та нормативних складових.

Зв'язок між відзначеними каналами того, хто передає інформацію і того, хто її сприймає, називається трансакціями.

При передачі інформації дуже важливо постійно аналізувати трансакційні зв'язки. Адже якщо в інформації будуть домінувати емоційна й нормативна складові, то може і не відбутися її сприйняття отримувачем.

Отже, тепер можна сказати, що комунікація - це не лише система, яка забезпечує обмін інформацією між її членами, а це ще й взаємні поставки емоційних елементів і ціннісних уявлень.

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми. Інформаційний шум — це те, що деформує інформацію, її зміст (відхилення, помилки тощо).

Отже, слід враховувати можливі неточності при передачі інформації. Як правило, відправлена інформація ніколи не співпадає з отриманою. Є зона попадання (відправлено й отримано), є частина сигналу, що не дійшла до адресата (відправлено, але не отримано), та є найбільш загадкова частина - щось доходить до адресата, не будучи відправленим. Тому при передачі інформації слід бути максимально точним і уважним.

Теорія інформації, основи якої були сформовані К. Шеноном, в число значущих властивостей високоякісної інформації відносить: *час, *зміст та *форму.

Часовий вимір інформаціїпередбачає, що інформація надається в міру необхідності- своєчасно;оперативно поновлюється - терміново; є доступною на минуле, теперішнє та майбутнє -періодично.

Змістовий вимір інформаціїозначає: достовірність інформації – її точність; відповідність інформації вимогам конкретного користувача її доречність; надання всієї необхідної інформації її повноту; забезпечення тільки необхідною інформацією її кратність (стислість).

Формальний вибір інформаціївимагає, щоб вона: подавалась в простій зрозумілій формі, тобто щоб вона була чіткою, забезпечувалась точними і підсумковими даними (була детальною), надавалася в описовій цифровій або просторово-наочній формі і була показовою.

Способами наочного зображення протікання, наприклад, виробничого процесу можуть бути графіки. Використовують такі групи графічних засобів:

• діаграми - відображають кількісні співвідношення (показників, явищ);

• хронограми - характеризують зміну явищ у часі;

• органіграми - характеризують структуру і взаємовідносини явища;

• топограми - відображають явища у просторі.

Використовується інформація за допомогою комунікаційного процесу - процесу обміну інформацією на засадах використання певних складових та реалізації відповідних, етапів з метою розв'язання конкретної проблеми.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Методика вивчення нумерації багатоцифрових чисел.	\|	Етапи комунікаційного процесу

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.