Рубрикація і нумерація в текстах службових документів

Викладене більшою мірою стосується документів з низьким рівнем стандартизації.

Якщо текст значний за обсягом, він підлягає рубрикації – членуванню на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.

Середня довжина абзацу має бути 4 –5 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення.

Цей акт складено в тому, що відповідальні за збереження цінностей службові особи Укрсоцбанку здали, а інкасатори при Укрсоцбанку прийняли в непошкодженій упаковці, належно опломбовані 2 (дві) посилки, 10 (десять)мішків, у тому числі з прийнятими на інкасо цінностями у кількості 500 (п’ятсот) золотих виробів в оцінці 1 250 000 грн. (один мільйон двісті п’ятдесят тисяч).

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації – комбінована (традиційна) і нова.

Комбінована ґрунтується на використанні різних типів знаків – слів, літер, арабських та римських цифр: І, ІІ, §, а) і т.д. Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності:

1. 2.

1.1. 2.1.

1.1.1. 2.1.1. (звертаємо увагу на «лише арабських цифр», тому нумерація типу ІІ.2.1. вважається помилковою).

Важливим засобом рубрикації є також заголовки та підзаголовки. Вони є структурною частиною тексту й дозволяють стисло висловити зміст, а інколи й основну ідею документа.

Згідно з ДСТУ 3008–95, слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Заголовок повинен відповідати змісту документа (або його частині) і бути недвозначним. Наприклад:

Неправильно:

Про підготовку, організацію і проведення новорічних заходів у школі № 55

1. Призначити відповідальним черговим по школі під час

проведення новорічних заходів:

29.12 – вечір учнів VІІІ-Х кл. – Іванова О. Р. – 1800 год. 3.01 – ялинка І-ІV кл. – Прядко М. С. – 1000 год. 3.01 – ялинка V–VІІ кл. – Ковалів Л. І. – 1600 год.

2. Начальником зимового табору призначити учителя

школи т. Петренко С. Ф.

Директор школи (підпис)

Правильно: Про призначення відповідальних чергових по школі під час проведення новорічних вечорів та ранків

Призначити відповідальними черговими у дні проведення новорічних вечорів та ранків таких учителів:

1. 29.12.1997 р., вечір 9–10 класів, з 18 до 22 год. Відповідальний – Іванова О. Р.

2. 04.01.1998 р., ранок 1–4 класів, з 10 до 12 год. Відповідальний – Прядко М. С.

3. 05.01.1998 р., ранок 5–7 класів, з 16 до 19 год. Відповідальний – Ковалів Л. І.

У першому варіанті пункт другий наказу повинен бути оформлений як пункт окремого наказу про організацію зимового табору або ж як пункт наказу про проведення позакласних заходів під час шкільних канікул.

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки: 1,2,3 й т. д.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.

Після номера підрозділу крапку не ставлять: 1.1, 1.2 й т. д.

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.

Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять: 1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою: 1.1.3, 1.2.1 й т. д.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Лекція № 4

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Типи текстів документів	\|	Культура усного ділового спілкування

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.

Руб­рикація і нумерація в текстах службових документів

Рубрикація і нумерація в текстах службових документів