Тема 6. КОНТРОЛЬ І РЕВІЗІЯ ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ

6.1. Завдання, джерела контролю та порядок здійснення ревізії операцій з виробничими запасами.

6.2. Перевірка дотримання умов збереження матеріальних ресурсів.

6.3. Порядок проведення інвентаризації запасів та відображення в обліку її результатів.

6.4. Контроль і ревізія стану обліку виробничих запасів у бухгалтерії

6.5. Перевірка використання сировини і матеріалів у виробництві

6.6. Ревізія операцій з малоцінними і швидкозношуваними предметами (МШП)

! Література: основна 4 [ с. 60 - 70], 6 [ с. 152 - 182], додаткова 5 [ с. 24-30 ], 6 [ с.14-37], 8 [с. 139 - 161].

É 6.1. Завдання, джерела контролю та порядок здійснення ревізії операцій з виробничими запасами.

Основою господарської діяльності підприємств, товариств, фондів, бірж, акціонерних товариств є матеріальні цінності, які як об’єкт контролю досліджується насамперед з позицій доцільності та ефективності їх витрачання. Ефективність використання включає в себе всі операції, починаючи від надходження матеріалів на підприємство до відпуску їх у виробництво.

Отже, основними завданнями ревізії і контролю операцій з матеріальними цінностями є перевірка:

· стану складського господарства і умов, що забезпечують збереження матеріальних цінностей;

· законності здійснених операцій по оприбуткуванню і використанню матеріальних цінностей;

· стану інвентаризаційної роботи на підприємстві;

· стану обліку на складах і в бухгалтерії;

· своєчасності й правильності розрахунків з постачальниками;

· обґрунтованості оцінки матеріальних ресурсів і реальності балансових залишків.

Для виконання вказаних завдань у процесі контролю слід використовувати наступні джерела інформації:

· плани матеріально-технічного постачання, договори з постачальниками, рахунки-фактури, товаротранспортні накладні;

· первинні документи на оформлення приймання та відпуску матеріальних цінностей (М-1, М-2, М-3, М-4, М-7, М-8, М-9, М-10, М-11, тощо);

· виробничі звіти про використання матеріальних цінностей;

· облікові реєстри (журнали 3; 5; 5А; відомість3.3, картки складського обліку);

· матеріали інвентаризацій та попередніх ревізій;

· головна книга та звітні баланси (дані по рахунку № 20, 21, 22);

· нормативно-довідкова інформація.

Найтиповішими порушеннями при здійсненні операцій з матеріальними цінностями є такі:

· незадовільна організація складського господарства й зберігання цінностей;

· невиконання завдань із заготівлі матеріалів;

· придбання непотрібних матеріалів на складі цінностей, що псуються;

· збільшення собівартості заготовлених матеріалів;

· порушення правил приймання вантажів, неправильне визначення і оформлення недостач;

· необґрунтовані претензії до постачальників;

· нераціональне витрачання матеріалів на виробництві, порушення норм лімітів їх відпуску.

· відпускання дефіцитних товарів як лишків на сторону;

· порушення порядку проведення інвентаризації;

· нестачі, лишки, привласнення матеріальних цінностей;

· заміна нових предметів старими;

· відпускання цінностей по занижених цінах;

· незадовільна постановка бухгалтерського обліку.

Отже, завданням контролю операцій з матеріальними цінностями є усунення всіх негативних явищ у роботі підприємств, що дасть змогу забезпечити збереження матеріальних цінностей і раціональне їх використання.

É 6.2. Перевірка дотримання умов збереження матеріальних ресурсів.

Контроль за збереженням матеріальних цінностей розпочинається з перевірки умов, які його забезпечують. До таких умов належать:

• правильний підбір і розстановка кадрів;

• організація і стан складського господарства;

• організація пропускної системи;

• стан обліку та внутрішньогосподарського контролю за наявністю матеріальних цінностей.

У процесі ревізії перевіряються укомплектованість складу матеріально-відповідальних осіб (за освітою, кваліфікацією, стажем роботи) і їх раціональна розстановка. Слід перевірити :

• чи не притягувались матеріально-відповідальні особи до кримінальної відповідальності;

• чи укладені з ним письмові договори і де вони зберігаються;

• чи погоджені з головним бухгалтером їх приймання, переміщення і звільнення.

При прийманні на роботу, пов’язану з матеріальною відповідальністю, в обов’язковому порядку укладається договір про матеріальну відповідальність. Крім того, ревізором встановлюється своєчасність передачі матеріальних цінностей при зміні матеріально-відповідальних осіб і відображення результатів у бухгалтерському обліку. Ревізіями виявлялись такі факти, коли довший час від матеріально-відповідальних осіб не було отримано зобов’язань про матеріальну відповідальність, особливо такі випадки зустрічались при заміщенні працівників (на час відпустки чи хвороби основного працівника).

При контролі організації та стану складського господарства перевіряють:

• чи придатні складські приміщення для зберігання матеріальних цінностей;

• чи оснащені вони стелажами, сейфами, металічними шафами і іншими приспосібленнями;

• чи забезпечені склади справними ваговимірювальними приладами, мірною тарою і підйомними механізмами;

• чи є на стелажах ярлики з в казанням назви матеріальних цінностей, розміру, сорту, одиниць виміру, норми запасу;

• чи забезпечені склади охороною, протипожежним обладнанням;

• чи оснащені склади сигналізацією, металевими решітками на вікнах, справними замками на дверях.

Під час ревізії необхідно встановити чи повністю задовольняють потреби підприємства наявні складські приміщення, чи немає фактів зберігання матеріальних цінностей під відкритим небом. Необхідно з’ясувати чи не було фактів псування матеріалів через порушення правил їх зберігання і чи відшкодовані нанесені збитки з винних осіб.

Важливе значення в запобіганні розкрадань матеріальних цінностей має правильна організація пропускної системи при ввозі їх на територію підприємства і вивозі з підприємства. Перевірці підлягають книги реєстрації перепусток, журнали зважування вантажів на автомобільних вагах, інформація охоронників про вивіз і винос з території підприємства матеріальних цінностей без документального оформлення, накази про прийняті заходи щодо усунення виявлених порушень тощо.

Одночасно перевіряють організацію складського обліку та внутрішньогосподарського контролю на підприємстві, для того щоб встановити:

• своєчасність оформлення приймання і відпуску матеріалів;

• повноту оприбуткування матеріалів;

• правильність і своєчасність записів в карточки складського обліку (Ф.М-12);

• наявність в документах підписів, які мають право розпорядження на видачу та одержання матеріальних цінностей;

• дотримання встановленого порядку видачі довіреностей;

• своєчасність проведення на підприємстві інвентаризації матеріальних цінностей і відображення в обліку її результатів.

É 6.3.Порядок проведення інвентаризації запасів та відображення в обліку її результатів.

Перевірка збереження виробничих запасів починається з інвентаризації. Прибувши на підприємство, ревізійна група відразу приступає до інвентаризації виробничих запасів на складах.

Головною метою інвентаризації є визначення фактичної наявності та стану майна об’єкта інвентаризації.

До складу інвентаризаційної комісії повинні входити головний бухгалтер і МВО. До початку перевірки фактичної наявності виробничих запасів інвентаризаційна комісія зобов’язана опломбувати підсобні приміщення та інші місця зберігання цінностей, які мають окремі входи і виходи, перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів, отримати останні на момент початку інвентаризації реєстри прибуткових документів або звітів про рух товарно-матеріальних цінностей. Голова комісії візує прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), за значенням „До інвентаризації” (дата). Для бухгалтерії ці документи є підставою для визначення залишків запасів на початок інвентаризації за даними обліку.

Особи, відповідальні за збереження, дають розписку про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові і видаткові документи на виробничі запаси здано до бухгалтерії, всі запаси, що надійшли під їх відповідальність, оприбутковано, а ті, які вибули, списано у видаток.

Наявність запасів при інвентаризації визначають підрахунком та зважуванням. Масу (об’єм) матеріалів, які зберігаються навалом, можна зафіксувати на основі обмірів, технічних розрахунках та додати акти обмірів і розрахунків до описів.

Забороняється проводити комісії інвентаризацію в неповному складі та вносити до опису дані про залишок запасів зі слів матеріально-відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.

Ревізор повинен сам слідкувати за правильністю підрахунку чи зважування виробничих запасів і сам записувати результати. Щоб запобігти розбіжностям записи результатів веде і матеріально-відповідальна особа. Періодично ці записи звіряються.

В практиці бувають випадки, коли ревізори при інвентаризації не включають в опис виробничі запаси, які по заявці матеріально-відповідальних осіб начебто не належать даному підприємству, а знаходяться на зберіганні. Це неправильно. На виробничі запаси, що належать іншим підприємствам, чи знаходяться в дорозі, які переробляють на інших підприємствах, складають окремі акти, посилаючись на відповідні виправні документи. Потім зустрічною перевіркою виясняють кому вони належать, і чому зберігаються на складі іншого підприємства.

По даних інвентаризації складають описи, які підписують усі члени інвентаризаційної комісії, МВО, крім того по кожному опису дають розписку наявного змісту: „Всі цінності пойменовані в дальшому інвентаризаційному описі комісією перевірені в натурі в моїй присутності і внесені в опис, в зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Запаси перераховані в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні”.

Оформлений опис ревізор передає в бухгалтерію, де фактична наявність виробничих запасів порівнюється з обліковими даними і складаються порівняльні відомості. У порівняльні відомості записують лише ті цінності, по яких виявлені відхилення від облікових даних. Вони підписуються головним бухгалтером і МВО. Якщо виявлені недостача або надлишок, матеріально-відповідальна особа представляє письмове пояснення. Недостачізапасів зверх норми природних втрат відносяться на винних осіб, а надлишкипідлягають оприбуткуванню. Взаємний залік надлишків і недостач в результаті пересортиці допускається як виняток за один і той же ревізійний період у однієї і тої ж МВО, по цінностях одного і того ж найменування в тотожній кількості.

Слід детально перевірити чи правильно регулюються інвентаризаційні різниці, зокрема втрати запасів у межах встановлених норм. Норми природних втрат застосовують тільки до цінностей, по яких встановлено недостачу. При відсутності норм, втрати розглядають як понаднормову недостачу.

Втрати від псування і нестачі відшкодовують в установленому порядку винні особи згідно з оцінкою, що діє для обчислення завданого збитку від розкрадання, нестачі знищення та псування запасів за цінами, діючими на момент виявлення недостачі.

Недостача запасів понад норми збитку і втрати від псування запасів, коли конкретні винуватці не встановлені, може бути списана за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства.

É 6.4. Контроль і ревізія стану обліку виробничих запасів у бухгалтерії

В процесі ревізії операцій по руху матеріальних цінностей необхідно перевірити:

· законність і правильність операцій по надходженню, переміщенню і відпуску виробничих запасів;

· правильність ведення оперативно-бухгалтерського обліку запасів на складах;

· використання в обліку типової первинної документації;

· правильність обліку розрахунків з постачальниками.

Необхідно перевірити яка первинна документація використовується на підприємстві і чи відповідає вона типовим і відомчим формам. Особлива увага звертається на якість документації і своєчасність оприбуткування виробничих запасів. Для цього необхідно спів ставити прибуткові документи з даними документів постачальника (платіжні вимоги, рахунки). Детально слід перевірити журнал № 3 і відомості № 3.3. При цьому слід обов’язково звернути увагу на правильність відображення сум по претензіях (рах. 374 „Розрахунки по претензіях”). Ревізор перевіряє своєчасність і правильність складання комерційних актів та актів приймання виробничих запасів, дотримання діючого порядку складання їх. Наступним етапом перевірки є вибіркове з’ясування наявності взаємозв’язку первинного та зведеного обліку. При цьому перевіряють повноту та своєчасність записів про надходження виробничих запасів у карточки складського обліку, правильності сальдових чи оборотних відомостей в цілому чи групах виробничих запасів.

Джерелами перевірки повноти оприбуткування виробничих запасів, що надійшли є регістри синтетичного й аналітичного обліку щодо наявності та руху матеріальних цінностей, звіти матеріально відповідальних осіб з прикладеними до них документами, регістри синтетичного і аналітичного обліку розрахунків із постачальниками тощо.

Щоб встановити повноту оприбуткування виробничих запасів, слід співставити дані про їх кількість і вартість по платіжних документах (платіжних дорученнях і вимогах-дорученнях) з даними документів на їх оприбуткування (рахунків, рахунків-фактур, товарно-транспортних накладних) і показниками аналітичного обліку розрахунків з постачальниками (реєстрів операцій по розрахунках з постачальниками), книгами (карточками) складського обліку, звітами руху матеріальних запасів. При перевірці звертається увага на правильність застосування постачальниками цін, тарифів за послуги. Подібні факти виявляються співставленням цін, вказаних в рахунках постачальників, з цінами, вказаними в заключених договорах.

Перевіркою повноти оприбуткування і правильності оцінки куплених матеріальних цінностей ревізори з'ясовують, чи відповідають підсумкові суми, відображені у відомостях обліку матеріальних цінностей, даним інших облікових регістрів (журналів-ордерів). Поряд із тим доцільно перевірити погодженість записів між синтетичним і аналітичним обліком за балансовими рахунками і субрахунками, на яких обліковуються матеріальні цінності. Виявлені розходження є результатом неповного оприбуткування цінностей. Особливу увагу приділяють перевірці операцій за рахунком 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядниками", за дебетом якого відображається оплата боргу постачальнику за доставлені матеріальні цінності, за кредитом - їх надходження (оприбуткування). Після цього слід перевірити правильність відображення на рахунках невідфактурованих поставок і облік матеріалів в дорозі. Необхідно також встановити які заходи приймає підприємство по розшуку ненадійшовших вантажів і реальність сум цих вантажів по залишках в балансі.