Основи проектування організаційних структур адміністративного управління

Питання про структуру управління організацією є надзвичайно важливим, зокрема питання вибору типу структури. Помилки у виборі структури не призводять до негайного краху організації, але нераціональна структура є джерелом проблем, причиною безвідповідальності, вона заважає менеджерам управляти організацією.

Структура управління має значний вплив на всі сторони управління. Вона є формою здійснення в організації функцій, ефективним механізмом саморегулювання та координації діяльності працівників. У межах структури управління відбувається процес управління (тобто рух інформації та прийняття управлінських рішень), між членами якого розподілені завдання та функції управління, а також повноваження та відповідальність за їх виконання.

Вибір організаційної структури управління завжди є сферою компетенції вищого керівництва організації. Організаційна структура визначає відносини між елементами організації.

Проектування - це розробка комплексу взаємодії складових формування та функціонування організації. Воно базується на застосуванні різних ієрархічних, коопераційних, процедурних, ротаційних важелів та інструментів (наприклад, структурний аналіз, організаційний реінжиніринг, об'єктне та процесне моделювання, побудова моделі адміністративного супроводу функціонування організації, моделювання взаємодії в організації).

Етапи проектування організаційної структури.Проектують організаційні структури згори донизу. Спочатку керівники повинні здійснити розподіл організації на широкі сфери, потім поставити конкретні завдання Таким чином, послідовність дій така:

Етап 1. Розділити організацію по горизонталі на широкі блоки, які відповідають найважливішим напрямам діяльності по організації стратегії.

Етап 2. Встановити співвідношення повноважень різних посад. Керівництво встановлює мету команд кожного рівня управління.

Етап 3. Визначити службові обов'язки як сукупність визначених завдань і функцій та доручити їх виконання конкретним особам. В організаціях, діяльність яких тісно пов'язана з технологією, керівництво розробляє конкретні завдання та закріплює їх за безпосередніми виконавцями, які несуть відповідальність за їх виконання.

Чинники, які впливають на проектування організації.Проектування організації є постійним пошуком найбільш ефективного поєднання організаційних змінних. Чинники, які впливають на цей процес, мають ситуаційний характер. Виділяють 4 групи ситуаційних чинників, які можуть окремо чи у взаємодії впливати на рішення з питань проектування організації:

1) стан зовнішнього середовища;

2) технологія роботи всередині організації;

3) вибір керівництвом стратегії для досягнення цілей організації;

4) поведінка працівників.

Зовнішнє середовище. Інколи відмінність між організаціями полягає в тому, яке середовище їх оточує. Зовнішнє середовище представлене організаціями чи індивідуумами (приватними особами). Вони виконують роль посередників між силами загального оточення та частинами чи підрозділами організації, формуючи через завдання, які вони вирішують, попит на будь-яку функцію організації. Виявлення цих організацій або індивідуумів є першим кроком у проектуванні організації, тому що допомагає визначити основні функціональні частини чи підрозділи організації, які здійснюють прямий контакт з ними. Другим кроком є оцінювання їх характеристик та важливості для організації. Зовнішнє середовище характеризується:

1. Складністю. Складність зовнішнього середовища визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації та наскільки вони схожі між собою.

2. Динамізмом. Динамізм зовнішнього середовища характеризується швидкістю змін чинників, які впливають на проектування організації.

До підприємства споживачі, постачальники висувають все нові й нові вимоги, тому підприємство повинно переглядати свою структуру, створювати нові підрозділи, скорочувати ті підрозділи, які втратили контакт із зовнішнім середовищем.

Двовимірна класифікація чинників зовнішнього середовища, які впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких відповідає певному виду бізнесу (рис. 4.1).

Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю (квадрант 1) є найбільш сприятливою для керівництва організації.

Ситуація, що характеризується помірною невизначеністю (квадрант 2 ) є більш напруженою. Високий ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент значного ризику в процес ухвалення рішення. Підвищений ризик змушує керівництво організації до альтернативності в діях. Щоб ефективно управляти, керівники повинні бути підготовленими та досвідченими.

Ситуація, що характеризується помірно високою невизначеністю (квадрант 3) потребує від керівництва гнучкості, що зумовлене частою зміною характеру взаємодії з факторами зовнішнього середовища. Проте їх схожість дозволяє керівникам справлятися із ситуацією. Значною допомогою керівнику в цій ситуації є система електронного опрацювання даних, яка дозволяє відслідковувати зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі.

Ситуація, що характеризується високою невизначеністю (квадрант 4) являє собою найбільшу складність для управління організацією, тому що зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.

Технологія робіт. Технологія роботи в контексті проектування організації включає не лише дії працівників, але й матеріали, устаткування, що вони використовують під час роботи. Проектування організації пов'язане з технологією роботи у 2-х напрямах: поділ праці та групування робіт. Рівень знань і використання відповідної технології багато в чому визначають ефективність організації. В наш час посилена увага керівників до взаємозв'язку між структурою організації і технологією роботи.

Для аналізу відносин між технологією роботи і проектуванням організації використовують чинники:

- невизначеність у надходженні роботи і місця її виконання;

- невизначеність у знанні щодо того, як робити роботу;

- взаємозалежність робіт в організації.

Можливий взаємозв'язок між двома першими змінними показано на рис. 4.2. Обидві змінні, аналізовані в діапазоні високого і низького ступеня невизначеності, дають 4 комбінації.

Рис. 4.2. Вплив технології на проектування організації

В результаті зміни умов і в ході перепроектування організації можливий «перехід» відділу або служби з одного квадранта в інший. Матриця в ході проектування організації допомагає сформувати підрозділи з урахуванням схожості технологічних характеристик. А структура підрозділу повинна відповідати його положенню на полі матриці. Найбільш прості структурні схеми у підрозділів, що потраплять у квадрант 2, а найбільш складні - у квадранті 3.

Стратегічний вибір. У 1962 р. було сформулювано принцип, відповідно до якого проектування організації має відповідати її стратегії, тому що зі зміною стратегії перед організацією виникають нові проблеми, вирішення яких безпосередньо пов'язане з проектуванням нової організаційної системи.

Стратегічні зміни мають системний характер і торкаються усіх стороін організації. Виділяють 2 сторони стратегічних змін в організації: 1) організаційна структура, 2) організаційна культура.

Аналіз організаційної структури спрямований на отримання відповідей на питання:

- якою мірою існуюча організаційна структура допомагає чи заважає реалізації обраної стратегії;

- на які рівні організаційної структури покладено вирішення завдань під час здійснення стратегії.

Вибір організаційної структури залежить від ряду чинників:

- розмір і різноманітністіь діяльності організації;

- географічне розташування;

- технологія;

- ставлення до організації керівництва та працівників;

- динаміка зовнішнього середовища;

- існуюча стратегія.

Організаційна структура має відповідати розміру організації. Елементарна структура - це коли організацією здатен управляти один керівник. Якщо він уже не може це зробити (норма керованості), то з'являється проміжний рівень в управлінні і застосовують функціональну структуру. Подальше зростання організації зумовлює необхідність утворення нових рівнів управління.

Отже, організаційна структура, яка встановлює межі структурних підрозділів і формальні зв'язки між ними, виступає основою організації.

Поведінка працівників. У кожній організації формуються культурні норми, моделі поведінки, переконання, ставлення до навколишнього світу, які поділяють усі співробітники.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.