Студопедия
Новини освіти і науки:
МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах


РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання


ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ"


ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ


Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків


Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні


Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах


Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами


ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ


ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів



Контакти
 


Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция






Які загальні правила оформлення документів

Реквізити документів та їх розміщення

ТЕМА. Документ та його функції

ЛЕКЦІЯ 2.

1. Загальні функції документів.

2. Загальні правила оформлення документів.

 

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).

Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою у сучасній організації діловодства.

Результатом документування є документзафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді

Разом з папером зараз широко використовуються і нові носії — магнітні стрічки, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби.

Документування — регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.

Юридична сила — здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів— обов'язкових елементів укладання документа.

Державним стандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але і зони, і послідовність їх розташовування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр.

Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного укладання документа слід знати не лише його реквізити, а й схему (модель) їх розташовування. Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

У соціальному плані будь-який офіційний документ полі-функціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

 

 

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів.

Згідно з ними документ повинен:

надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

— бути юридично правильно оформленим;

— подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

— складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

 

До загальних функцій документа належать:

Інформаційна — будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.

Соціальна — документ є соціальне значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна — документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

Управлінська — документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова — документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовзаємин у суспільстві; ця функція є визначальною у законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична — коли документ є джерелом історичних відо­мостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.

Система документації — це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери, діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).

Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування і функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок

управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.

Основними комплексами усієї документації є:

__організаційно-правова документація,

— планова документація;

— інформаційно-довідкова і довідково-аналітична документація;

— звітна документація;

— документація з особового складу (кадрова);

— фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);

— документація з матеріально-технічного забезпечення;

— договірна документація;

— документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.

Окрім зазначених є ще спеціалізована (відомча) документація, що відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.)

 


Читайте також:

  1. II. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.
  2. V. Етичні правила психологічних досліджень
  3. VI. Оформлення маршрутної документації на проведення туристичних походів та експедицій
  4. А ви слідуєте цім правилам, коли виступаєте публічно?
  5. Аналіз документів
  6. Аналіз документів як метод соціологічного дослідження.
  7. Аудит грошових документів та грошових коштів у дорозі.
  8. Банк приймає до оплати вимога-доручення від платника протягом 20 календарних днів із дати оформлення його одержувачем.
  9. Білковий обмін: загальні відомості
  10. Бухгалтерська обробка документів.
  11. Бухгалтерське оброблення первинних документів та їх збереження
  12. Бюджетні установи отримують кошти на своє функціонування з бюджету виключно на основі фінансових документів, які називаються кошторисами.




Переглядів: 1715

<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
 | РЕКВІЗИТ – ЕЛЕМЕНТ ДОКУМЕНТА

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.005 сек.