Студопедия
Новини освіти і науки:
МАРК РЕГНЕРУС ДОСЛІДЖЕННЯ: Наскільки відрізняються діти, які виросли в одностатевих союзах


РЕЗОЛЮЦІЯ: Громадського обговорення навчальної програми статевого виховання


ЧОМУ ФОНД ОЛЕНИ ПІНЧУК І МОЗ УКРАЇНИ ПРОПАГУЮТЬ "СЕКСУАЛЬНІ УРОКИ"


ЕКЗИСТЕНЦІЙНО-ПСИХОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ПОРУШЕННЯ СТАТЕВОЇ ІДЕНТИЧНОСТІ ПІДЛІТКІВ


Батьківський, громадянський рух в Україні закликає МОН зупинити тотальну сексуалізацію дітей і підлітків


Відкрите звернення Міністру освіти й науки України - Гриневич Лілії Михайлівні


Представництво українського жіноцтва в ООН: низький рівень культури спілкування в соціальних мережах


Гендерна антидискримінаційна експертиза може зробити нас моральними рабами


ЛІВИЙ МАРКСИЗМ У НОВИХ ПІДРУЧНИКАХ ДЛЯ ШКОЛЯРІВ


ВІДКРИТА ЗАЯВА на підтримку позиції Ганни Турчинової та права кожної людини на свободу думки, світогляду та вираження поглядів



Контакти
 


Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция






Робота з документацією

У діяльності апарата управлінь державної служби використовується організаційно-розпорядницька документація, яка поділяється на такі групи:

нормативно розпорядницькі документи; оперативні планово-звітні документи; організаційні документи.

Для вивчення потоків і обсягів документації в управлінні необхідно виявити:

- обсяг і склад вхідної і вихідної а також внутрішньої документації;

- динаміку обсягу документації за ряд років чи за рік з розбивкою по місяцях;

- розподіл документаційних потоків по структурним підрозділам;

- способи транспортування внутрішньої і зовнішньої документації;

- порядок обліку, реєстрації контролю виконання і

збереження документів.

При цьому вхідна, вихідна і внутрішня документація повинна класифікуватися як по кореспондентах так і в залежності від адресування і підписання документів.

Вхідні документи класифікуються за наступними групами: по характеру кореспондентів; в залежності від адресування.

Вихідну документацію розрізняють: по джерелу виникнення; в залежності від адресування; в залежності від підписання.

Внутрішню документацію складають: нормативно-розпорядницька документація; розпорядницька; організаційна документація; оперативна планово-облікова документація.

Класифікація документів на групи дає можливість виявити специфіку документів і визначити найбільш раціональні вимоги до них.

Крім якісної характеристики складу документів робиться їхній кількісний аналіз.

Обсяг документації управління визначається шляхом вивчення реєстраційних журналів і картотек, для чого аналізуються місячні, квартальні і річні зведення про документи, що надійшли і були відправлені, матеріали статистичної звітності. Отримані дані можуть бути зведені в таблицю чи зображені графічно у вигляді діаграм. За допомогою діаграм можна наочно показати структуру документації, що надійшла в управління протягом року, співвідношення окремих груп документів.

Після з'ясування кількісних характеристик документообігу необхідно представити напрямок руху основних потоків документації в середині управління, установити взаємозв'язок документопотоків, схему їхніх маршрутів між структурними підрозділами, вивчити методи обробки документів і зміст документальної інформації. Для цих цілей об'єктом досліджень вибирають найбільш типові документи.

Від працівників відділу діловодства необхідно одержати наступні дані: які операції вони роблять з документами, куди направляють сам документ чи його копію, які документи зберігають у себе, для яких цілей і протягом якого терміну.

Усі зведення про види документів, їхній обсяг, склад робіт, зведення про шляхи проходження документів і методах їхньої обробки доцільно представити графічно у виді оперограми чи іншим методом. Це дозволить наочно представити з яких операцій складається процес роботи з документами, виявити зв'язок кожної операції з визначеним робочим місцем і закріплення визначених функцій за відповідними виконавцями.

Використовуючи ці дані, можна визначити, наскільки існуюча система документування і діловодства відповідає в частині вимог відповідних інструкцій. Спостереження за основними, типовими групами документів дозволяють судити про існуючу технологію обробки усього документаційного потоку.

При вивченні процесів роботи з обраними для спостереження документами необхідно установити:

- які структурні підрозділи й у якій послідовності проходить визначена група документів,

- склад виконавців, що беруть участь у роботі з документами у кожному структурному підрозділі,

- склад операцій, виконуваних з документом у кожному структурному підрозділі і на кожному робочому місці,

- повторюваність операцій (де і скільки разів документ реєструється, передруковується, візується, узгоджується),

- види і кількість похідних документів, що виникають
у процесі роботи з документом,

- час виконання кожної операції, що включає операційний час і час транспортування документа;

- спосіб транспортування документа усередині управління.

На основі проведеного аналізу необхідно вирішувати наступні питання: чи варто змінити існуючу послідовність роботи з документами; за рахунок чого може бути спрощений процес роботи з документами; чи можливо усунути який вид роботи з документом чи об'єднати його з іншим.

Для визначення загальної кількості документів по структурних підрозділах і управлінню в цілому, необхідно вести щоденний облік кореспонденції.

Особливу увагу потрібно зосередити на вивченні й аналізі тих випадків коли значний обсяг зайвої роботи зв'язаний з багаторазовою реєстрацією документів. При цьому спочатку необхідно визначити кількість реєстрованих і нереєстрованих документів. Технологія реєстрації документів вивчається на основних і найбільш типових, масових для даного об'єкта документах Дані по реєстрації зводяться в оперограми чи представляються в графічній формі які дозволяють установити:

- скільки разів де і ким реєструється той самий документ;

- способи реєстрації документів;

- як використовуються виконавцями зведення реєстраційних журналів чи картотек і для яких цілей.

При аналізі варто виходити з принципового положення про те, що найбільш прогресивною є однократна реєстрація документів на картках.

Важливою складовою частиною дослідження роботи з документами є система контролю виконання документів від якої у значній мірі залежить оперативність і якість роботи управління. Варто вивчити методи і техніку контролю виконання, види документів, що підлягають обов'язковому контролю, а також порядок установлення термінів виконання і контролю різних документів, визначенні конкретних виконавців контрольних документів і зняття документів з контролю.

Крім того вивчається порядок угруповання документів до справи шляхом полисного їхнього перегляду в структурних підрозділах.

Потім вивчається порядок підготовки виконаних документів до наступного їхнього збереження і використання в довідкових цілях

Крім зазначених напрямків аналізу і раціоналізації необхідно врахувати скорочення трудомісткості робіт, що може бути досягнуте за рахунок можливої централізації операцій, спрощення й уніфікації форм документів використання сучасних засобів оргтехніки. Тому раціоналізація технології роботи з документами повинна бути ув'язана у єдиний комплекс заходів щодо наукової організації праці і документообігу проведених в апараті управлінь державної служби.

В результаті проведення аналізу документообігу інформаційне обслуговування керівників і фахівців управління значно поліпшиться в зв’язку із зменшенням терміну доходження відповідного документу до виконавця.

 


Читайте також:

  1. II. Будова доменної печі (ДП) і її робота
  2. IV. Практична робота.
  3. VI. Домашня робота.
  4. VI. Практична робота .
  5. VI. Практична робота .
  6. VI. Практична робота.
  7. VI. Практична робота.
  8. VI. Практична робота.
  9. VI. Практична робота.
  10. VI. Практична робота.
  11. VI. Практична робота.
  12. VI. Практична робота.




Переглядів: 1144

<== попередня сторінка | наступна сторінка ==>
Лекция 1 | D. Помилки та пропуски.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

 

© studopedia.com.ua При використанні або копіюванні матеріалів пряме посилання на сайт обов'язкове.


Генерація сторінки за: 0.005 сек.