Файли даних в Excel

Файли, з якими працюють в Excelі де зберігаються дані (вони мають розширення .xls), називають робочими книгами. Робоча книга це набір декількох електронних таблиць, об’єднаних в одному файлі. Кожна така таблиця називається робочим аркушем. Аркуші поділяються:

§ на робочі аркуші – звичайні аркуші з електронними таблицями;

§ на аркуші модулів – аркуші, на яких пишуть програми мовою Visual Basic for Applications;

§ на аркуші діалогового вікна – аркуші, на яких створюють діалогові вікна;

§ на аркуші діаграм – аркуші, на яких за допомогою майстра діаграм можна будувати діаграми.

За замовчуванням в Excel 97 та Excel2000 одна робоча книга складається з трьох аркушів, а в Excel95 – з16 аркушів. Для всіх версій табличного процесора Excelможна встановити до 255 робочих аркушів.

Створення нової електронної таблиці

При відкритті програми Excelавтоматично відкривається нова робоча книга з тимчасовою назвою Книга1.

Виберіть команду меню Файл Þ Создать При цьому відкриється додаткового вікно, в якому слід вибрати шаблон робочої книги. Вікно складається із двох вкладок. За замовчуванням відкривається вкладка Общие, де є лише один шаблон Книга.

Створити нову робочу книгу можна за допомогою піктограми на панелі інструментів Стандартная або комбінації клавіш [Ctrl+N]. При цьому додаткове вікно не відкривається, а створюється робоча книга з шаблоном Книга (за замовчуванням).

Відкриття існуючих документів

Для того щоб відкрити створену раніше робочу книгу, потрібно вибрати в пункті меню Файл команду Открыть або активізувати піктограму на панелі інструментів Стандартная. Можна також скористатись комбінацією клавіш [Ctrl+О]. У будь-якому випадку відкривається стандартне для Windows-програм діалогове вікно Открыть, де слід вибрати відповідну папку, а в ній – потрібний файл робочої книги. Список (мал. 1.3), який відкривається кнопкою (Представления) в правій частині діалогового вікна Открыть дозволяє задати режим представлення піктограм у діалоговому вікні.

Якщо потрібно відкрити робочу книгу, з якою користувач недавно працював, то її ім’я можна вибрати зі списку останніх використовуваних файлів, який знаходиться в нижній частині спадного меню Файл.

Збереження документа

Для того щоб записати створену робочу книгу в пам’ять комп’ютера, потрібно в пункті меню Файл вибрати команду Сохранить або піктограму на стандартній панелі інструментів. Можна також скористатись комбінаціями клавіш [Ctrl+S] або [Shift+F12]. Якщо для файлу робочої книги ще не встановлено ім’я, то з’явиться діалогове вікно Сохранить как, у якому слід вказати папку та ім’я файлу робочої книги і натиснути кнопку Сохранить. Якщо ж у файл робочої книги ім’я вже встановлено, то дана команда лише перезапише зроблені у ньому зміни на диск, без виведення додаткових вікон.

У вікні Сохранить как можна вибрати командну кнопку , вибрати команду Общие параметры..., яка відкриває однойменне діалогове вікно для встановлення додаткових параметрів запису файлу на диск, а саме:

§ поле Пароль для открытия файла дозволяє з допомогою паролю відкрити та переглянути вміст робочої книги;

§ опція Всегда создавать резервную копию встановлює режим, за якого в разі запису на диск нової версії файлу робочої книги, попередня копія записується в bak-файл;

§ опція Рекомендовать доступ только для чтения забороняє в майбутньому редагувати даний файл, тобто в дану робочу книгу неможливо буде внести зміни.

Інколи виникає потреба змінити ім’я вже існуючого файлу робочої книги. Для цього в пункті меню Файлпотрібно вибрати команду Сохранить как...або натиснути функціональну клавішу [F12]. При цьому з’являється діалогове вікно Сохранить как, в якому потрібно вказати нове ім’я файлу.

Для того щоб закрити файл робочої книги, потрібно в пункті меню Файлвибрати команду Закрытьабо натиснути комбінацію клавіш [Ctrl+F4].Якщо при цьому в робочій книзі зроблено зміни, які не збережені на диску, то при закритті вікна програма перепитує, чи записати ці зміни на диск.

Для встановлення режиму автоматичного збереження змін у файлі потрібно активізувати команду Автосохранениеменю Сервис.У діалоговому вікні, що відкриється, потрібно задати опцію Сохранять каждые ... минут і вказати час в хвилинах, через який буде відбуватись автоматичне збереження змін в документі. В розділі Сохранять рабочие книги необхідно встановити одну з опцій автозапису:

§ Только активную – режим автозапису лише для активної робочої книги;

§ Все активные – режим автозапису для всіх відкритих робочих книг.

Якщо задати опцію Запрашивать разрешение, то перед кожним автоматичним записом робочої книги на диск програма перепитує про його необхідність.

Табличний процесор Microsoft Excel,як і інші продукти Microsoft, має засіб автоматичного запису зроблених в робочій книзі змін на диск. Цей засіб дозволяє запобігти втраті не збережених змін файлу робочої книги у випадку виникнення аварійних ситуацій.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
	\|	Огляд інтерфейсу табличного процесора.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.036 сек.