• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Тема 15. Контрольна функція управління

План

1. Сутність, етапи і принципи управлінського контролю.

2. Види управлінського контролю.

Мета теми: вивчення економічної сутності функції управління – контроль, його принципів та етапів проведення, аналіз особливостей різновидів контролю.

Ключові слова: контроль, суб’єкт контролю, об’єкт контролю, попередній контроль, поточний контроль, заключний контроль, стандарти, параметри ефективного контролю.

1. Сутність, етапи і принципи управлінського контролю

Контроль - одна з найважливіших функцій менеджменту, застосування якої дає можливість керівнику стежити за ходом виконання прийнятих рішень і вносити необхідні корективи. Він потрібен для того, щоб бути впевненим в ефективній діяльності організації. Але сама функція контролю - це поняття неоднозначне, тому що охоплює широке коло видів діяльності.

Контроль - це процес виявлення і вирішення проблем, які виникли, та усунення помилок, коли вони ще не призвели до негативних наслідків. Контроль забезпечує досягнення головної мети організації і може використовуватися для стимулювання її успішної діяльності. Контроль має бути всеосяжним, кожний менеджер повинен вважати його невід'ємною частиною своїх обов'язків. Контроль - важливий елемент процесу управління, ефективний механізм оцінки його впливу на успішне здійснення завдань підприємства.

Основна причина необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація зобов’язана мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації, стануть необоротними.

Контроль покликаний усіляко підтримувати все те, що є успішним у діяльності організації. Керівництво організації одержує можливість визначити, які саме напрямки діяльності організації найбільш ефективно сприяли досягненню загальних цілей.

Таким чином, функція контролю в організації включає:

1. Моніторинг зовнішнього середовища організації – визначаються фактори, які суттєво впливають на організацію або які важливі для визначення стратегії.

2. Контроль ефективності діяльності організації життєво необхідний для виживання і успіху організації. Він здійснюється за допомогою критеріїв ефективності діяльності, які пов'язують результати і витрачені ресурси.

Контроль досягнення цілей проводиться шляхом визначення фактичних значень параметрів і їх порівняння із запланованими. Визначаються відхилення і їх допустимість.

Суб’єктом контролю може бути група людей або спеціалізована організація, наділена відповідними повноваженнями.

За характером стосунків суб’єкта і об’єкта контролю (між тими хто контролює і кого контролюють) розрізняють контроль внутрішній і зовнішній.

При внутрішньому контролі суб’єкт і об’єкт контролю функціонують в межах однієї системи (організації), при зовнішньому – суб’єкт відокремлений, діє автономно, незалежно від об’єкта.

Залежно від завдання слід розрізняти лінійний, функціональний та операційний типи контролю. При лінійному типі контролюється об’єкт в цілому (контроль з боку директора підприємства), при функціональному – відповідна частина (контроль з боку технолога). Контроль однієї технологічної операції або одного економічного показника відповідає операційному типу контролю.

В цьому зв'язку слід розрізняти:

- контроль процесу і діяльності, що здійснюється;

- контроль результатів (цільовий контроль) (рис. 15.1).

Процес контролю має три етапи:

- розробка стандартів і критеріїв;

- співставлення з ними реальних результатів;

- прийняття необхідних корегуючих дій. На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

Встановлення стандартів

І етап процедури контролю демонструє, наскільки близькізасуттю функції контролю і планування.

Стандарти – це конкретна мета, яка піддається вимірюванню. Ця мета виходить із процесу планування. Всі стандарти, що використову­ються для контролю, повинні бути вибрані з численних цілей і стратегій організації та її мети.

Рис. 15.1. Схема здійснення контролю

Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має дві дуже важливі особливості. Вона характеризується наявністю часових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити ступінь виконання роботи.

Отже, стандарт – це формальна вимога, яка відноситься до вдосконалення обов'язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відно­сяться правила, які прийняті в організації, обмеження і встановлені про­цедури, трудові зобов'язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований правильно, обмеження чітко вказує рамки допустимої поведінки, як і наслідки виходу за їх межі. Якщо працівник порушив діюче обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), яке накладене на винуватого, нікого не здивує.

Оскільки саме точні стандарти чіткі і недвозначні, то для керівника буде не важко використовувати їх для оцінки результатів діяльності працівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних пока­рань та інших рішень, що пов'язані з результатами його роботи.

Показник результативності точно визначає, що необхідно одержати для досягнення поставленої мети. Подібні показники дозволяють керівникові співставити реально виконану роботу із запланованою і відповісти на такі важливі запитання: «що треба зробити для до­сягнення запланованої мети» і «що залишилось незробленим»

Співставлення досягнутих результатів із встановленими стандартами.

Другим етапом процесу контролю є співставлення реально досягнутих результатів із встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають очікуваним. На цій стадії процедури контролю дається оцінка, яка слу­жить базою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, значною мірою є найбільш помітною частиною всієї си­стеми контролю. Вона полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передачі інформації та її оцінці.

Керівництво вищої ланки встановлює масштаб допустимих відхилень, в межах якого одержані результати від намічених не повинні викликати тривоги.

Один із засобів можливого збільшення економічної ефективності кон­тролю полягає у використанні методу управління за принципом виключення. Часто цей метод так і називають принципом виключення. Він по­лягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимірювання результатів, які дозволяють виявити, наскільки вдало­ся дотриматися встановлених стандартів, – найважчий і найдорожчий елемент контролю. Для того, щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який належить контролюва­ти.

Вибір потрібної одиниці вимірювання – це найлегша частина проведення контрольних вимірювань, які забезпечують у кінцевому підсумку весь контроль.

Передача та поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю. Для того, щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результа­ти.

Організації необхідно знати, хто з її менеджерів добре працює, а хто погано. Але точно й ефективно визначити це важко, особливо для керівників нижчої ланки, на яких не покладається відповідальність за досягнення заданих рівнів прибутковості та витрат. Однак, якщо сформулювати конкретну мету, критерії і стандарти, то оцінити результативність роботи менеджера можна з мінімальними відхиленнями і більш об'єктив­но.

Після винесення оцінки процес контролю переходить до третього ета­пу. Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки:

а) не вживати ніяких заходів;

б) ліквідувати відхилення;

в) переглянути стандарт.

Не вживати ніяких заходів. Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого стано­вища, при якому процес управління організацією змусив би її функціонувати згідно з планом.

Коли співставлення фактичних результатів із стандартами вказує на те, що мета досягається, краще не вживати ніяких заходів. Якщо система контролю показала, що в якомусь елементі організації не все йде ефективно, необхідно продовжувати вимірювання результатів, повторюючи цикл контролю.

Ліквідувати відхилення.Система контролю, що не дозволяє ліквідувати серйозні відхилення, перш ніж вони переростуть у великі проблеми, не є ефективною.

Коригування повинно концентруватися на ліквідації справжньої при­чини відхилення. Зміст коригування в усіх випадках полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилення і досягти повернення організації до пра­вильного способу дій.

Перегляд стандартів. Не всі відхилення від стандартів, які помітні, слід ліквідувати. Інколи самі стандарти можуть бути нереальними, бо вони ґрунтуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти.

Таким чином, контроль як функція менеджменту охоплює три завдання:

1) обмірковування фізичного стану, що досягнуто до моменту здійснення контролю.

2) порівняння запланованого з досягнутим, в якій мірі досягнута поставлена мета, які відхилення мають місце.

3) коригування за встановленими відхиленнями. Час, тривалість і регулярність контролю значною мірою залежать від завдань, які викону­ються, і поставленої мети.

2. Види управлінського контролю

Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності в організації, так і на всю їх сукупність.

Отже, існують різні ознаки класифікації систем контролю (табл. 15.1).

Поширеним способом класифікації видів контролю є класифікація за критерієм часу здійснення контрольних операцій, тобто:

1) до

2) впродовж здійснення трансформаційного процесу

3) після

Таблиця 15.1

Класифікація систем контролю

Продовження таблиці 15.1

Попередній контроль спрямований на контроль «входів» у систему і здійснюється ще до початку трансформаційного процесу. Його завдання – відслідковувати якість та/або кількість «вхідних» ресурсів в організацію (фізичних, людських, інформаційних, фінансових тощо), перш ніж вони стануть частиною системи організації.

Метою попереднього контролю є запобігання ситуаціям, які здатні завдати шкоду організації, а не «лікувати» такі ситуації.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході трансформаційного процесу. Він грунтується на вимірюванні фактичних результатів діяльності і оперативному реагуванні керівника на відхилення, що виникають. Звичайно, існує розрив у часі між моментами виникнення відхилення від стандартів трансформаційного процесу і коригуючими діями менеджера. Проте, такий розрив є мінімальним.

Поточний контроль дозволяє з’ясувати причини відхилень і тому широко використовується в процесі управління.

Заключний контроль проводиться вже після завершення трансформаційного процесу. Його об’єктом є «виходи» з організації. Основний недолік заключного контролю – це констатація відхилень від стандартів на завершальному етапі, коли збитки вже наявні. Разом з тим, для багатьох видів діяльності – це єдиний можливий вид контролю. Отже, ефективність заключного контролю нижча проти попереднього та поточного.

Заключний контроль виконує дві важливі функції:

1) забезпечує отримання інформації для удосконалення планування у майбутньому;

2) дозволяє побудувати ефективну систему мотивації

Механізмом адміністративного контролю є сукупність інструментів, використовуваних для оцінки процесів і явищ, що відбуваються в системі управління організації.

Основними інструментами адміністративного контролю є бюджетний контроль, управлінський (адміністративний) аудит, статистичне спостереження, особисте спостереження, доповіді й наради.

Бюджетний контроль використовують для отримання вичерпної інформації про доходи і витрати організації. Бюджетом є складений у грошовому вираженні основний план розподілу і використання фінансових ресурсів організації.

Бюджети служать еталоном фінансової діяльності організації і використовуються для перевірки відповідності фактичних фінансових результатів діяльності організації запланованим показникам.

Адміністративним аудитом є сукупність контрольних дій, що дозволяють отримати об'єктивну і своєчасну інформацію про поточний стан і функціонування системи управління організації.

Адміністративний аудит дає керівникові можливість правильно використовувати фінансові, матеріальні, енергетичні й людські ресурсів, виділені для створення і функціонування системи управління організації.

Статистичне спостереження може бути використане для того, щоб визначити кількість, якість і час виконання конкретної роботи. Як правило, статистичні дані складають для того, щоб визначити, скільки роботи було виконано, за який період часу і скільки при цьому було допущено помилок.

Перевага статистичного контролю полягає в тому, що відхилення від норми можуть бути легко встановлені за допомогою простого порівняння показників. Складність при цьому полягає в необхідності обробки значних обсягів інформації. Статистичні дані можуть самі по собі служити підсумковим показником контрольної діяльності, але найчастіше вони служать інформаційною базою для ухвалення управлінських рішень.

Окремі аспекти функціонування системи управління організації неможливо піддати кількісному вимірюванню. У цьому разі єдиним способом здійснення контролю є особисте спостереження керівника.

Перевага вказаного способу полягає в тому, що він дає змогу отримати інформацію «з перших рук», а недолік - в тому, що на це йде дуже багато часу. В окремих випадках дієвим інструментом адміністративного контролю можуть служити доповіді співробітників і нижчестоящих керівників.

Доповіді можуть бути інформативними (містять тільки фактичну інформацію без коментарів) або аналітичними (містять аналіз зібраної інформації). Якщо в доповідях міститься інформація про відхилення від встановлених стандартів, то такі доповіді називаються доповідями про відхилення від норми.

Читайте також:

1. ERP і управління можливостями бізнесу
2. H) інноваційний менеджмент – це сукупність організаційно-економічних методів управління всіма стадіями інноваційного процесу.
3. III. КОНТРОЛЬ і УПРАВЛІННЯ РЕКЛАМУВАННЯМ
4. ISO9000. Як працює система управління якістю
5. Oracle Управління преміальними
6. А. Видання прав актів управління
7. Автоматизація управління діяльністю готелю
8. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ ДИСПЕТЧЕРСЬКОГО УПРАВЛІННЯ
9. АВТОМАТИЗОВАНІ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ДОРОЖНІМ РУХОМ
10. Автоматизовані станції управління насосними станціями водопостачання першого, другого і третього підйомів
11. Адаптивні організаційні структури управління.
12. Адміністративне право і державне управління.

Переглядів: 2464