Документальних потоків і масивів.

Тобто, документні масиви створюються, як правило, в генералізованих та транзитних системах, а документні фонди – в термінальних документних системах.

Донедавна поняття «потік» та «масив» документів головним чином у контексті інформатики. Потік визначався як найрухоміша частина масиву документів або як активна частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік та масив відрізнялися переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву – відносна статика. Поняття «масив»та «фонд» документів використовувалися як синоніми.

Фонд – це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття «фонд» походить від латинського «fond», що означає «основа», «фундамент». Масив – це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення. Фонд – це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістом або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви і фонди утворюють документні ресурси – сукупніст документів підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього, існують внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організіції та використання ними.

Зв’язки у документних потоках і масивах як сисемних об’єктах характеризуються багатоаспектністю:

- є елементарні зв’язки між документами (як змістовні так і формальні – мовні, хронологічні та ін.);

- зв’язки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки і масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо).

- зв’язки між документними потоками і масивами та зовнішнім середовищем.

За напрямом розрізняють прямі і зворотні зв’язки. Документні потоки і масиви виникають у процесі встановлення прямих та зворотніх зв’язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєнні ними та і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.

Відсутність або недостатній розвиток буль-якої складової інфраструктури документних комунікацій знижує ефективність документних потоків та масивів та темпи доведення інформації до користувачів, сповілнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні опритальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Сьогодні необхідно розширювати засоби обчислювальної техніки та електрозв’язку для передачі даних і доступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстві

бази даних та центри автоматизованого пошуку, впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам.

2.Документні потоки і масививідокремлюються в самостійні явищасистеми документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви – це складові єдиної системи, утворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних, мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків і масивів:

- множиннісь документів, з яких складаються документні потоки і масиви;

- доцільність функціонування документних потоків і масивів, спрямованість їх формування та досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документних ресурсів;

- постійне відтворення документних потоків і масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмінними рисами потоку, що відрізняють його від масиву, є:

- динамічність, як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

- невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, за звичай, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних документних систем, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично недоступніспоживачам.

Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву.

Розрізняють атрибутивні та пргматичні властивості документних потоків та масивів. Атнрибутивні – це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні – це властивості, які виявляються в процесі використання документних потоків та масивів.

До атрибутивних властивостей, загальних для документних потоків та масивів належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку та масиву. Всі документи пов’язані між собою за буль-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем проходження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутнішня єдиність елементів системи документною комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та потійне зростання значущості документних потоків і масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність документних потоків і масивів як системи забезпечуються наявністю тісних взаємозв’язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети – поки у суспільстві буде потреба у комунікації на основі документованої інформації, будуть функціонуват документні потоки і масиви.

Дискретність виявляється в тому, що документні потоки та масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі і часі.

Континуальність виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопиченою документованою пам’яттю людства відомостей про його досягнення.

Інформативність полягає в тому, що документні потоки і масиви містять відомості у всіх сферах людської діяльності на всій території планити у всі часи.

Документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

- транзитивність – проходження через проміжні документні системи;

- нескінченність – постійне продукування суспільством дових документів та їх рух у часі та просторі;

- нестабільність – постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик документованого потоку.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

- термінальність – призначена для відбору та акумулювання профільних видів документів з метою оранізації їх функціонування в каналах документованої комунікації;

- скінченність – обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

- стабільність – пристосованість для виводу окрумих видів документів з метою їх упорядковуння та організації розповсюджування.

Основні параметри документних потоків і масивів:

- зміст та функціональна належність – відповідають цільовому призначенню документів установи, що складають потік або масив;

- структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів;

- режим функціонування – визначається змінами, щ відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні документних потоків і масивів.

Зовнішні функції

Основна функція документного потоку – комунікативна – забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб’єктивного зв’язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція документного масиву – кумулятивна – забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою розповсюдження та використання членами суспільства.

Внутрішні функції

- соціально-орієнтувальна – це забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню документних потоків і масивів;

- управлінська – забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед члені всуспільства документованої інформації;

- утилітарна – використання документних потоків і масивів у процесі соціціально-комунікативної діяльності.

3.

Документні потоки і масиви – це складні явища і визначають їхню складність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розділ їх на елементи встановлення зв’язку між ними та функцій кожного елементу. Таке структурування можливе завдяки застосуванню системног підходу.

Відокремлення будь-якої системи з зовнішнього середовища лише теоретично, тобто умовно, оскільки фактично система не може існувати ізольовано від зовнішнього середовища. Основні ознаки системи – елемент, структура, зв’язок, функція. Проста система – це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію.

На загальнотеоретичному рівні документні потоки і масиви – це складні впорядковвані системи, основні компоненти яких посідають значне положення та відіграють певну роль.

Документний потік та масив як мезосистема – це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.

Зовнішнє середовище, що впливає на документальні потоки та масиви як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через основні такі фактори:

- економічний – рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, безробіття та ін.;

- політико-правовий – вплмв пануючого політичного режиму, прийнятних законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

- науково-технічний – етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп’ютеризації та ін.;

- соціокультурний – звички, традиції, національна психологія та ін.;

- демографічний – густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;

- природничо-екологічний – розміри території країни, кламат та ін.

Зовнішнє середовище прямого впливу – це державні органи, виробники, акумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу – це рівенб розвитку технологій, стан економіки, чинники міжнародного середовища.

Таким чином, документні потоки і масиви відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. Їх знання дозволяє відрізняти документні потоки і масиви від інших підсистем документної комунікації, зважати на об’єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.