• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Вимоги до тексту документа

План

1. Поняття про документ. Класифікація документів

2. Основні реквізити документа

3. Вимоги до тексту документа

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по­рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу'.

Класифікація документів

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службовізаписки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особистій

• службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус­тановами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову формутазаповнюються в певній послідовності й за суворо визна­ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й ду­же термінові:

• звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії докумен­та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час­тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір­ник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю— прості (односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації— оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Основні реквізити документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаютьсяреквізитами.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:

•нумерація починається з другої сторінки

номери проставляють посередині верхнього поля аркуша араб­ськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова „сторінка" на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

* якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторі­нок ставлять вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.

Рубрикація тексту. Використовують різні види рубрикації. Най­простішим із них є поділ на абзаци. Можливе використання традицій­ної і нової системи рубрикації. Традиційна рубрикація базується на використанні римських (для розділів) та арабських (для параграфів) цифр. Однотипні засоби рубрикації застосовують до однорідних час­тин. Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише араб­ських цифр. Номер кожної частини охоплює всі номери відповідних частин вищих ступенів поділу.

Питання для самоконтролю

1. Які принципи класифікації документів?

2. Які правила оформлення сторінки?

3. Створіть зразок оформлення сторінки разом із заголовками

Тема Укладання документів щодо особового складу (автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява)

План

1. Заява

2. Автобіографія

3. Характеристика

4. Наказ

Заява– це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.

Заяви бувають прості й умотивовані.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства.

У заяві мають бути такі реквізити:

- адресат;

- відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові, вказані повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

- назва виду документа (заява);

- текст;

- перелік додатків (копій документів);

- дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-цифровим способом);

- підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі в правому верхньому куті аркуша, кожна частина пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках.

У заяві не прийнято вживати прийменник “від”, а також архаїзми та канцеляризми (“вельми переконливо”, “прошу не відмовити” й т.п.).

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище й ініціали керівника в секретаря, їм доцільно мати зразок заяви з цими відомостями.

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють від руки на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище, ініціали, а домашню адресу не вказує.

У тексті заяви про надання чергової відпустки обов’язково зазначають дату початку відпустки.

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію.

Заява про звільнення за складом реквізитів та оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити не можливо.

Автобіографія– це опис власного життя. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи й реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи навчання. Всі відомості про себе викладають в розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності.

Є такі види автобіографій: автобіографія-розповідь, котру складають в описовій формі; автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводяться такі відомості:

- назва виду документа (автобіографія);

- прізвище, ім’я, по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни);

- число, місяць, рік народження;

- місце народження;

- соціальне походження;

- відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові теперішні та колишні; дати народження (смерті), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють);

- освіта й спеціальність за дипломом;

- трудова діяльність;

- останнє місце роботи (місце навчання), посада;

- нагороди й заохочення;

- участь у громадському житті;

- родинний стан і склад сім’ї;

- паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання (ліворуч) і підписуються (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі.

Характеристика– це документ, в якому дається оцінка моральних та ділових якостей особи – працівника.

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація підприємства своєму працівникові. Характеристики подаються при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформленні відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представленні до нагороди.

ЕЛЕМЕНТИ ХАРАКТЕРИСТИКИ:

- назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

- текст (можна поділити на чотири частини. В п е р ш і й частині наводять анкетні дані особи, на яку складають характеристику. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові особи в родовому відмінку, далі – посаду, вчений ступінь, звання, рік народження, освіту. Анкетну частину допускається розташовувати по центру. В д р у г і й наводять відомості про трудову діяльність особи; спеціальність; посаду, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності. Для учнів зазначають, з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо. В т р е т і й дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь в громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Наводять відомості про урядові нагороди, заохочення. В ч е т в е р т і й роблять висновки, а також зазначають, куди подається характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, котрий звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі);

- підпис (як правило, підписуються керівник підприємства, керівник структурного підрозділу);

- відбиток печатки.

Нижче підпису проставляють дату підписання. Завірену характеристику видають працівникові на руки або відсилають до установи, що її запитувала.

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. Якщо наказ видає вища інстанція, то він може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів.

Проект наказу слід обов’язково погоджувати з усіма зацікавленими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі потреби – інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він утрачає юридичну силу, і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: його мають керівники, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень та компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або не закінчиться термін дії, визначений у самому тексті. Скасувати наказ може тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними та індивідуальними. Наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним. Бо стосується всього колективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За призначенням накази поділяють на два види: накази з питань основної діяльності, накази по особовому складу.

Накази з питань основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства чи підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи. Які надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з питань основної діяльності оформляють на загальних бланках. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню реквізитів.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ПИТАНЬ ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:

10 – назва виду документа (НАКАЗ)

11 – дата підписання

12 – індекс (проставляють у день підписання)

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

23 – підпис

24 – гриф погодження (оформляють у разі потреби)

25 – візи (оформляють у разі потреби)

26 – відбиток печатки (у разі потреби)

28 – позначка про виконавця

Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та розпорядчої.

У констатувальній частині висвітлюються цілі й завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими буквами. Після цього слова ставлять двокрапку. Далі наводять заходи, дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх реалізацію, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатися зазначенням конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, прізвище й посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку про особу. Яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: “Контроль за виконанням наказу доручити головному інженерові Петренку С. М.”.

1. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, стягнення та інше.

Заголовки до тексту можуть бути такі: Про прийняття на роботу, Про переведення на іншу посаду, Про порушення, Про накладання дисциплінарного стягнення.

У текстах наказів по особовому складу констатувальної частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: “Призначити”, “Перевести”, “Надати”, “Оголосити подяку”. Ці слова друкують великими літерами. Після них ставлять двокрапку.

У наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім’я й по батькові – звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказі такого виду в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

10 – назва виду документа

11 – індекс

14 – місце складання чи видання

19 – заголовок до тексту

20 – позначка про контроль

21 – текст

- підстава (оформляють як реквізит 22)

23 – підпис

24 – гриф погодження (у разі потреби)

25 - візи (у разі потреби)

28 - позначка про виконавця (у разі потреби)

Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу може служити направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки фіксуються на звороті.

Підписаний наказ доводить до відома працівника під розпис.

Один примірник залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії.

Питання для самоконтролю

1. Дайте визначення автобіографії

2. Які реквізити автобіографії?

3. Які відомості вказуються в тексті автобіографії?

Читайте також:

1. II. Вимоги безпеки перед початком роботи
2. II. Вимоги безпеки праці перед початком роботи
3. II. Вимоги до складання паспорта бюджетної програми
4. III. Аудіювання тексту з метою розуміння
5. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
6. III. Вимоги безпеки під час виконання роботи
7. III. Вимоги до учасників, складу груп і керівників туристських подорожей
8. III.4 Форматування тексту.
9. IV. Вимоги безпеки під час роботи на навчально-дослідній ділянці
10. IV. ВИМОГИ ПРОФЕСIЇ ДО IНДИВIДУАЛЬНО-ПСИХОЛОГIЧНИХ ОСОБЛИВОСТЕЙ ФАХIВЦЯ
11. V. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях
12. V. Вимоги безпеки в екстремальних ситуаціях

Переглядів: 5896