Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.

Факт створення або надходження документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» — це умовне позначення, що надається документу під час його реєстрації.

Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в додатку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.

Реквізит «Реєстраційний індекс документа» забезпечує юридичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.

Проставляють реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:

[15.10.2008 № 05-24/149] або

[2009. 11.10. №АВ 07-22/45]

Вихідний номер службового документа № 07—22/45 означає:

07 — шифр підрозділу установи,

22 — номер справи, в якій зберігається копія вихідного документа за номенклатурою для цього підрозділу,

45 — номер документа за відповідним журналом реєстрації вихідних документів у межах одного року.

Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпорядчих документів організації, протоколів засідань колегіальних органів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.

У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазвичай, протягом навчального року На початку кожного нового навчального року нумерація поновлюється.

Місце розташування реєстраційного індексу залежить від виду бланка та виду документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати дату й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.

Вказаний реквізит переноситься особою, що складає документ, з ініціативного документа. Наприклад:

[На №04-20/83 від 12.12.2008]

Слово рік або скорочення р на документі не проставляється.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Дата документа (реквізит 11)	\|	Місце складання або видання документа (реквізит 14)

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.