Робота над документами в підрозділах

Діловодство в структурних підрозділах покладається керівником на одного з працівників. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

В установах, де опрацьовуються документи з паперовими носіями, відповідальний за роботу з документацією в підрозділі (діловод) щодня у встановлений час одержує документацію від секретаря-референта чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер та дату одержання документа.

Подання документів на розгляд заступників керівника підприємства за напрямами здійснюється відповідно до розподілу обов'язків. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва розглядаються негайно.

Керівник підрозділу, розглянувши отриманий документ з резолюцією вищого керівника, визначає безпосередньо виконавця і за потреби дає йому додаткові вказівки. Після розгляду документів керівництвом підрозділу діловод передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

Закони України, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази міністерств чи інших вищих органів діловод підрозділу без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення — виконавцям. При цьому він постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення секретареві-референтові.

Під час приймання від виконавців вихідних документів з паперовими носіями перевіряються:

♦ правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

♦ правильність зазначення адреси кореспондента;

♦ наявність необхідних підписів на документі та додатках до нього;

♦ наявність віз на копіях документів, що залишаються у справах;

♦ наявність на документі позначки про додатки;

♦ відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному й тому самому адресатові, вкладаються в один конверт, на якому проставляються реєстраційні номери всіх документів, які там знаходяться.

Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому березі першого аркуша проставляється штамп ПІДЛЯГАЄ ПОВЕРНЕННЮ

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах — авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

У випадку надсилання кореспонденції до інших міст країни на конверті, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати поштову адресу.

Неоформлені або належним чином не оформлені документи повертаються виконавцеві на доопрацювання.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати секретареві-референтові до встановленої години.

Секретар-референт реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів

Кожному вихідному документу присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року.

Позначку про вихідні документи-відповіді робить секретар-референт у журналах реєстрації вхідних документів, де проставляються номер і дата вихідного документа, вказується прізвище керівника, шо підписав документ.

Документи, що надсилаються одночасно одному адресатові, вкладаються в один конверт. Законвертована кореспонденція маркірується і доставляється у поштове відділення.

Виконання вимог щодо раціональної організації як традиційного, так і електронного документообігу можливе лише за умови ретельно продуманої технології оброблення документів, дотримання послідовності операцій, що виконуються. Для цього слід розробити схеми документообігу маршрутні й технологічні карти на службову документацію.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції	\|	Строки виконання документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.