Тема 4. Системи електронного документообігу

4.1. Принципи електронного документообігу

4.2. Види систем управління документаційним

забезпеченням підприємства

4.3. Організація електронної системи управління

документообігом

4.4. Групова робота над документами

Принципи електронного документообігу

Документопотік – це процес пересування документів одного типу від джерела виникнення або пункту обробки до споживача. Документопотоки повязують всі підрозділи підприємства в єдину інформаційну систему [7].

Електронним документообігом називається система маніпулювання службовими електронними документами в стандартизованій формі і на основі прийнятих в системі регламентів. Документ в електронній формі відображає дані [1]:

§ представлені в формі набору станів елементу обчислювальної техніки, інших засобів обробки, зберігання та передачі інформації;

§ що допускають перетворення в форму, придатну для однозначного сприйняття людиною і мають атрибути для ідентифікації.

Електронний документ зберігається на машинному носії. Основні вимоги до системи електронного документообігу:

§ відповідність вимогам стандартів щодо документації;

§ розподіл обробки (можливість працювати в територіально розрізнених системах);

§ масштабованість (можливість розширення системи);

§ модульність побудови (наявність логічно виділених, відносно незалежних частин системи, можливих локально здійснювати закріплені за ними функції);

§ відкритість системи (можливість інтеграції з іншими програмами і системами);

§ мультиплатформеність (можливість перенесення на інші програмні платформи).

В системах електронного документообігу здійснюється [1]:

§ організація електронних документів у вигляді файлів на машинному носії;

§ управління електронними документами (document management) в повному наборі функцій;

§ передача електронних документів комп’ютерною мережею;

§ групова робота над електронними документами (groupware);

§ управління потоком робіт (workflow) під час складних багатокрокових алгоритмів роботи з електронними документами.

Слід розрізняти поняття неформалізованих і службових електронних документів.

Неформалізований електронний документ – це будь-яке повідомлення, записка, текст, що записаний на машинному носії.

Під службовим електронним документом розуміється записане на машинному носії електронне повідомлення, реквізити котрого оформлені у відповідності з нормативними вимогами.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Попередній перегляд презентації	\|	Організація електронної системи управління документообігом

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.