Новини освіти і науки:

G+

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Терміни виробництва необхідних виробів визначаються графіками проектно-конструкторських робіт.

Терміни постачань устаткування і матеріалів є вирішальним чинником при розробці графіків виконання робіт і встановлення пріоритетів детального плану проекту.Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками;

• Попередній добір учасників торгів;

• Підготовка документів для торгів;

• Проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, що виграли торги;

• Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання;

• Контроль за постачаннями (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із уживанням необхідних заходів у випадку
появи відхилень;

• Дозвіл конфліктів;

• Взаєморозрахунки;

• Наймання на роботу необхідних фахівців (підрядчиків), включаючи консультантів;

• Планування постачань;

• Організація бухгалтерського обліку;

• Доставка, приймання і збереження товару;

• Облік і контроль доставки.

Останні 4 позиції на Заході прийнято виділяти в самостійний блок робіт, що називається Постачаннями (Logistics). Інші ж роботи відносять до Закупівель (Procurement). Такий розподіл не випадково, тому що Закупівлі здійснює Замовник, а Постачання — Підрядчик. Міжнародною організацією при ООН, скорочено називається UNSITRAL, розроблений "Типовий закон про Закупівлі", що регламентує функції Замовника в процесі матеріально-технічної підготовки проектів.

3.1 Функції менеджера проекту

Усі перераховані роботи очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з усіма підприємствами й організаціями, що забезпечують проект ресурсами. Зрозуміло, що у великих проектах головний керівник (головний менеджер) проекту делегує відповідні повноваження спеціальному менеджерові по постачаннях (або навіть спеціальній службі). У будь-якому випадку керівник проекту є центральною фігурою в циклі матеріально-технічної підготовки проекту.

3.2. Організація закупівель

У процесі організації закупівель розглядаються питання управління матеріально-технічним забезпеченням і визначаються організаційні структури, що приймають участь у цьому процесі:

— постачальники;

— посередники;

— контролери;

— працівники транспорту;

— працівники складів;

— конторські службовці по постачанню.

При організації постачань (закупівель) необхідно прагнути виконати визначені вимоги, у тому числі наступні:

1. Організація постачань (закупівель) повинна забезпечувати всю
програму реалізації проекту в цілому.

2. Вартість закупівель варто визначати як для варіанта централізованих постачань, так і децентралізованих.

Для управління постачаннями варто скласти детальний календарний план відвантажень з обґрунтуванням потреби в робочій
силі.

При виборі постачальників проводиться ретельна оцінка можливості різних торгуючих фірм з урахуванням наступних факторів:

• знижки на предмети матеріально-технічного забезпечення;

• ідентифікація виробів;

• технічний контроль;

• відвантаження;

• час, необхідне для доставки на місце.

Корисно передбачити два джерела постачання, що може виявитися досить вигідним у випадку затримки робіт із проектування або при необхідності прискорення усього графіка робіт.

Вимоги до управління

Розглянемо вимоги до деяким з перерахованих вище кроків у циклі закупівель і постачань, характерні для ринкової економіки.

Планування й організація:

• здійснюються на основі даних проектно-кошторисної
документації;

• графіки розробляються на основі й в ув'язуванні з загальним планом проекту і враховують тривалість розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;

• план повинний охоплювати весь проект у цілому;

• вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;

• у плані визначаються структури й особи, відповідальні за кожну позицію, що підлягає постачанню.

Вибір постачальників:

• здійснюється на основі вивчення т.зв. кваліфікаційних анкет, покликаних освітити управлінські, технічні, виробничі і фінансові можливості;

• список претендентів, що розроблюється на основі вивчення
анкет, погодиться з замовником і керівником проекту;

• остаточний вибір постачальників здійснюється в результаті торгів.

Розміщення замовлень:

• разом із проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скороченню номенклатури) закупівель;

• загальні замовлення оформляються тільки на основі робіт зі скорочення номенклатури закупівель;

• оцінка заявок і проведення торгів передують висновкові контрактів;

• висновок контрактів виробляється в результаті додаткових зустрічей і погоджень з переможцями торгів з питань вимог до перевезення і збереження вантажів, а також порядку платежів і преміювання.

Контроль за постачаннями:

• здійснюється на основі спеціальних графіків;

• організується по кожному з перерахованих вище видів по
ставок (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);

• ґрунтується на загальному плані проекту;

• усі зміни вносяться в загальний графік проекту;

• ґрунтується на стандартних формах звітності.

Визначення технічних умов

Технічні умови на постачання устаткування й інші матеріальні ресурси, а також технічні вимоги до них розробляються в процесі проектування основних об'єктів проекту і передаються в службу матеріально-технічного забезпечення.

Вибір постачальників

Оцінку кожного потенційного постачальника можна здійснювати різними способами, наприклад, за допомогою кваліфікаційної анкети.

Необхідна інформація, використовувана для оцінки, повинна включати наступні дані:

— управлінські можливості;

— технічні можливості;

— виробничі можливості;

— історію трудових взаємин між адміністрацією і
профспілками;

— терміни дії трудової угоди;

— базову продуктивність;

— фінансове становище;

— промислову експертизу якості продукції.

З урахуванням перерахованих показників ефективності кожної фірми складається список претендентів для висновку контрактів на постачання устаткування, матеріалів і інших матеріальних ресурсів.

Зазначений список складається для кожного способу закупівлі. Він повинен забезпечувати наступність результатів інженерного проектування і відбивати всі необхідні категорії устаткування:

— основні вузли устаткування;

— допоміжне устаткування;

— промислові і споживчі товари;

— контрольно-вимірювальні прилади і т.д.

Цей список повинен бути схвалений замовником, проектними і конструкторськими службами фірми, що укладає контракт на постачання.

Звичайно остаточний вибір постачальників здійснюється в ході торгів, тому список фірм — потенційних постачальників є фактично списком потенційних учасників торгів.

Список учасників торгів може складатися до розробки детального плану закупівель.

У разі потреби здійснення міжнародних закупівель підготовка списку ускладнюється, але ретельна оцінка учасників торгів усе-таки потрібна щоб уникнути збоїв у управлінні матеріально-технічним постачанням.

Після складання списку учасників торгів необхідно підготувати програму стандартизації, що дозволяє домогтися економії за рахунок наступних факторів:

— зниження витрат робочих годин на закупівлю;

— здешевлення технічного контролю;

— спрощення одержання і складування вантажів;

— скорочення документації.
Формування замовлень на постачання

Після складання програми стандартизації можна приступити до підготовки загальних замовлень на закупівлі.

Загальні замовлення на закупівлі складаються по пунктах, перерахованим у програмі стандартизації. Після встановлення джерела постачання можна розглянути ці пункти в рамках технічних умов на комплект постачання або в індивідуальних комплектах робочих завдань субпідряду.

Розробка загальних замовлень вимагає залучення конструкторської й оцінної груп.

При розробці загальних замовлень необхідно враховувати наступне:

- збільшення обсягу однотипних закупівель дає додаткову
економію засобів на відміну від індивідуальних закупівель;

- ціни зберігаються незмінними на встановлений законом
період;

- специфічні пункти в загальній угоді опускаються;

- відпадає необхідність переговорів про індивідуальні ціни;

- контроль зосереджено на закупівлях і бухгалтерському обліку.
Висновок контрактів

Процес безпосередньої підготовки до висновку контракту охоплює:

— складання і розсилання заявок на матеріальні ресурси;

— оцінку пропозицій потенційних постачальників;

— проведення зустрічей з потенційними постачальниками перед
висновком контракту;

— підготовку замовлень на закупівлі;

— узгодження питань доставки і гарантії перевезення товарів;

— виявлення й узгодження обмежень по перевезеннях;

— складання програми перевезень;

— узгодження питань контролю і координації доставки матеріальних ресурсів на місце проведення робіт.

Контроль постачань

Контроль закупівель і постачань необхідний кожному проектові для дотримання встановлених термінів і здійснюється на основі так званих графіків планування циклів закупівлі.

У загальному випадку реалізується два окремих цикли контролю закупівель:

— цикл закупівель технологічного устаткування і промислових
виробів;

— цикл субпідрядних закупівель.

Нижче приводяться переліки заходів, що звичайно входять у відповідні графіки циклів закупівлі.

Перелік 1.

Заходу щодо графіка закупівель устаткування і промислових виробів:

1. Одержання технічних вимог.

2. Попередній аналіз заявок.

3. Перевірка відповідності загальних замовлень програмі стандартизації.

4. Перевірка відповідності загальних замовлень програмі комплектації.

5. Затвердження технічних умов проекту керівництвом і
замовником.

6. Визначення особливих умов і термінів.

7. Складання додаткових частин договору.

8. Остаточний аналіз заявок.

9. Представлення замовникові на твердження списку підрядчиків, що рекомендуються, і комплекту заявок.

10. Одержання від замовника затвердженого їм списку підрядчиків і комплекту заявок.

11. Видача заявок.

12. Уточнююча зустріч.

13. Установлення суми платежів.

14. Зустріч по уточненню суми платежів.

15. Остаточне встановлення цін.

16. Представлення замовникові на твердження пропозицій по
преміюванню (бонусам).

17. Узгодження з замовником пропозицій по преміюванню
(бонусам).

18. Зустріч перед твердженням системи преміювання.

19. Видача затвердженої заявки на закупівлі.

Перелік 2.

Заходу щодо графіка субпідрядних закупівель:

1. Одержання технічних умов від технологів.

2. Попередній аналіз комплекту заявок.

3. Твердження технічних умов менеджером проекту, замовником і технічними працівниками.

4. Конструктивний аналіз комплекту заявок.

5. Остаточний аналіз комплекту заявок.

6. Надання замовникові на твердження списку підрядчиків, що рекомендуються, і обсягу підрядних робіт.

7. Одержання від замовника затвердженого їм списку підрядчиків і обсягу підрядних робіт.

8. Видача заявок.

9. Уточнююча зустріч і відвідування робочих місць.

10. Установлення суми платежів.

11. Зустріч по уточненню суми платежів.

12. Остаточне встановлення цін.

13. Надання замовникові на затвердження пропозицій по
преміюванню.

14. Узгодження з замовником пропозицій по преміюванню.

15. Зустріч перед твердженням преміювання.

16. Установлення винагороди по субпідряду.

В обох циклах кожен пункт вимагає визначених витрат часу. Задачі не можуть бути виконані тільки одною закупівельною стороною, вони вимагають тісної взаємодії з менеджером проекту і виконавцями контрольних функцій. Прогнозовані терміни включаються в загальний графік робіт із проекту. Варто передбачати і додаткові терміни для своєчасного дозволу непередбачених ускладнень.

Весь закупівельний цикл повинний бути ув'язаний із графіком проекту. У залежності від ступеня складності проекту можна використовувати спеціальні пакети прикладних програм для забезпечення безперервності і скоординованості дій.

Усі виникаючі зміни повинні бути визначені і внесені в графік проекту.

Додатковий механізм для координації і контролю виконання проекту може дати складання і ведення координаційного плану закупівель. З його допомогою забезпечується облік кожного виду виробу, необхідного для виконання проекту, а також устаткування і субпідрядних робіт.

Ефективному контролеві ходу закупівель і постачань матеріальних ресурсів сприяє раціонально підготовлена система документів, що супроводжують цей процес. Структуру всіх необхідних документів і бланків по закупівлі необхідно затвердити до одержання формальних пропозицій від постачальників.

Пропонується наступний контрольний список необхідних бланків і форм:

— заявка на пропозицію й інструкція підрядчикам;

— терміни й умови замовлень на закупівлі;

— терміни й умови субпідряду;

— заявка на закупівлі і бланк про прийом заявок;

— бланк на субпідряд;

— забезпечення субпідряду;

— інструкції з упакування, маркіруванню, виписуванню рахунка-
фактури і відвантаженню;

— особливі терміни й умови;

— таблиці замовлень.

Ці бланки дозволяють відстежити включення і дію основних механізмів, що забезпечують гарантії по доставці товарів і наданню послуг.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Етапи матеріально-технічної підготовки проекту	\|	Використання матеріальних ресурсів на місці проведення робіт.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.009 сек.