Поняття про документ

Офіційно-діловий стиль сучасної української літературної мови обслуговує сферу ділових стосунків та відносин на офіційному рівні. Основним видом ділового мовлення є документ, який на сьогодні став об’єктом вивчення багатьох наукових дисциплін. Це стало причиною виникнення різних значень поняття «документ», оскільки його тлумачення залежить від того, у якій галузі науки чи сфері діяльності й для чого він використовується.

В іншомовному словнику за редакцією Л.О.Пустовіт зазначено, що «документ» це:

1. Письмовий акт, що посвідчує факт, який має юридичне значення або підтверджує право на будь-що (наприклад, заповіт, договір, диплом про освіту).

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо).

3. Історично-достовірне письмове джерело.

У тлумачному словнику (укладачі В.В.Яременко, О.М.Сліпушко) подаються такі значення цього терміна:

1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь (акт, протокол).

2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.

3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе.

Словники констатують значення терміна «документ» майже однаково, але, зазначимо, що не кожен матеріальний об’єкт, у якому міститься та чи інша інформація може бути документом. Отже, документ– це закріплена на папері чи спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища дійсності, діяльність людини за визначеним стандартом чи відповідною формою з дотриманням всіх норм чинного законодавства. Тільки у такому випадку закріплена інформація набуває статусу документа.

Найголовніші функції, які виділяють документ у потоці інформації полягають у тому, що він:

- має правове й господарське значення, зокрема, може служити писемним доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру (правова функція);

- дає можливість відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства (управлінська функція);

- дає можливість відтворити інформацію з архівних справ, що має значення для поточної роботи і для історії (історична функція);

- дає право ідентифікації особи серед інших осіб (ідентифікаційна функція).

Будь-який документ – це, насамперед, носій інформації, і це найважливіша його властивість.

Кожен документ має конкретну схему побудови, виконує тільки йому властиву функцію. Однак, усі документи укладаються відповідно до офіційно закріплених чи узаконених правил, традицій. У зв’язку з цим, до якого б із підстилів офіційно-ділового стилю вони не належали, ділові папери повинні відповідати таким конкретним вимогам:

1. Документ повинен видаватись уповноваженим органом або особою відповідно до їхньої компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ повинен бути достовірним, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки.

4. Документ повинен відповідати своєму призначенню й укладатися за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований і оформлений.

Крім названих вимог, під час укладання документів необхідно дотримуватися основних принципів стилю і мови ділових паперів:

- дотримання норм літературної мови взагалі і норм стилю зокрема;

- уніфікація ділової мови;

- стислість текстів через використання простих речень, введення мовних кліше, зворотів, абревіатур і т. ін.

Усе назване робить документ зручним в обробці, дає можливість швидше і продуктивніше використовувати інформацію з найменшими затратами часу.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом. Оформляються документи на папері, фотоплівці, на магнітній та перфострічці, дискеті, компакт-диску, перфокарті (картка з цупкого картону для записування (кодування) інформації пробиванням отворів або вирізуванням ділянок за певною системою).

Діяльність зі створення документів та організація роботи з ними у процесі управлінських дій називається діловодством (справочинством).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Офіційно-діловий стиль	\|	Критерії класифікації документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.024 сек.