Структура та розмір документообігу.

Документообіг – це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання або відправлення.

До організації документообігу пред'являються такі вимоги:

· прямоплинність руху документів (документ найкоротшим шляхом потрапляє до виконавця, зворотні переміщення документів виключаються);

· розподіл документів між керівниками і спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;

· забезпечення лише необхідного руху документів, виключаю чи дублювання, зайві інстанції та дії;

· одноманітність маршруту руху документів і технічних операцій (порядок проходження).

Документообіг складається з трьох документопотоків.

Документопотік – це сукупність документів, які рухаються, їх маршрути. Раціоналізація документопотоку передбачає рух документів безперервним потоком без затримки. Документопотік характеризується місцем створення чи надходження документів, їх ви-дом, кількістю інстанцій, їх проходженням, характером і послідовністю операцій з документами.

Документопотік вхідних документів – це рух документів, які надійшли в організацію від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів, як правило, породжують відповідні вихідні, причому в чітко визначені терміни. Терміни (строки) встановлюються або нормативними актами, що визначають той або інший час відповіді на вхідний документ (наприклад, протягом 10 днів), або терміном (датою) виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі .

(Сучасне законодавство (цивільне, господарське) розрізняє поняття «термін» і «строк». Під «терміном» розуміється точно встановлена дата виконання якоїсь дії (дата підготовки відповіді на лист, дата розрахунку за виконану роботу, послугу тощо). Під «строком» розуміється час виконання дії (три дні, два місяці, п'ять років тощо)).

Документопотік вихідних документів – це рух документів, які складені в організації для використання їх іншими організаціями. Більшість вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелика кількість вихідних документів може потребувати надходження вхідних документів (наприклад, запити в сторонні організації типу «Прошу дати довідку щодо питання . у термін до »).

Документопотік внутрішніх документів – це рух документів, які використовуються для організації роботи підприємства, установи, закладу. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально віддалені одні від одних) і накази та розпорядження керівництва організації. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації - це направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Усі документи, що проходять через канцелярію, пов'язані між собою, оскільки у більшості з них є посилання на інші документи. Найбільш типовим випадком є вхідний документ, який, як правило, породжує відповідний йому вихідний. Без зв'язків, як таких, можуть з'являтися лише внутрішні і вхідні документи. У той же час вхідні документи можуть мати зв'язки як з вихідними, включаючи їхню появу, так і з іншими вхідними в процесі узгодження або уточнення відповіді. Усі документи пов'язані між собою як у системі управління, так і в системі виконання, певним чином дублюючи зв'язки.

Зв'язки в більшості випадків спрямовані за схемою: «керівник – підлеглий». Іноді зустрічаються не спрямовані зв'язки, що об'єднують споріднені документи (документи, присвячені одному питанню).

Обсяг документообігу визначається як сума вхідних, вихідних і внутрішніх документів за певний період часу (місяць, квартал, рік).

Річний обсяг документообігу – це вихідна величина для розрахунку чисельності співробітників служби ДЗУ, визначення ступеня завантаженості структурних підрозділів і окремих працівників, а також засіб визначення потреби в організаційній обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і допоміжного апарату (технічних працівників, кур’єрів тощо).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Цілі та завдання вивчення лекції 7	\|	Передача до архіву Подальше використання Знищення документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.