Організація документообігу в установі

В кожній установі, організації, на підприємстві документи перебувають в постійному обігу. Для цього потрібно створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах опрацювання документів - від моменту створення чи одержання документа до його знищення або відправлення на архівне зберігання. Організація роботи з документами - є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів. Документообіг - рух документів в уставної з моменту створення до відправлення. Доцільно розробляти схеми проходження і опрацювання основних видів документів, що повинні ґрунтуватись на принципі однократності реєстрації і децентралізації відповідності при виконанні управлінських рішень. Загальні правила організації документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах Україні, місцевих органах держвлади, місцевого та регіонального самоврядування. За організацію роботи з документами в установах, підприємствах, організаціях відповідає служба діловодства. Діловодство визначається, як діяльність, що охоплює питання документування та організація роботи з документами у процесі виконання управлінських дій. Документи не просто передаються з одного структурного підрозділу в інший або від виконавця виконавцеві та постійно обліковуються, обробляються, з ними виконують певні діловодчі операції. Тому оперативність вирішення питань, які зафіксовані в док-тах, залежить від швидкості доставки та обробки док-тів, що у свою чергу обумовлено раціональною організацією документообігу в установі. Основні принципи з організації документообігу:- проходження документів в установі повинно бути оперативним. У практиці управління існують такі види служб діловодства: 1 .Управління справами. 2. Загальний відділ 3. Канцелярії

Документи, що циркулюють в організації діляться на дві великі групи:

І. Це док-ти з загальних адміністративних питань та питань загального керівництва організацією.

2. Це документи за функціями управління (фінансових органів і функціональних підрозділів). Організація роботи з документами в організації - це:

1).Прийом, реєстрація(облік), розподіл документів, доставка їх виконавцю;

2) оформлення вхідної корес-ції і відправка;

3)Друк та розмноження док-тів;

4) Контроль за виконання док-тів;

5)Формування справ, зберігання документів;

6) Підготовка та здача справ в архів;

7) 3абезпечення зберігання та використання д-тів;

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов"язків між учасниками процесу. Для встановлення єдиного порядку складання документів і організації роботи з ними на підприємстві розробляється інструкція з діловодства. До неї вводяться зразки правильного оформлення док-тів і правила роботи з ними.

На документах, що реєструються, проставляється реквізит "відмітка про надходження", дату надходження, вхідний номер документа. Керівникові направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або відразу виконавцям.

Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику. Керівник, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки. Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається відповідальному виконавцю під розписку в журналі вхідної реєстрації з проставленням дати отримання. Коли робота з документом завершена (складено документ-відповідь), на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення до справи. Після цього документ разом з копією відповіді передається секретареві-референтові для підшивання до справи. Обробка вихідних документів складається з таких операцій: складання проекту документа; погодження проекту документа; перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем; підписання документа керівником ( у необхідних випадках - затвердження); реєстрація документа;відправлення документа адресатові; підшивка другого примірника (копії) документа до справи. Проект вихідного документа складається виконавцем. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм, що складаються в одному примірнику. Документи, що відправляються, реєструються в "Журналі реєстрації вихідних документів". Для реєстрації необхідні такі дані: індекс документа, що включає і номер справи; дата документа; адресат (кореспондент); короткий зміст чи заголовок; відмітка про виконання; виконавець; примітка. Після реєстрації і присвоєння вихідному документу номера це фіксується на обох примірниках. Другий примірник відісланого листа підшивають у справу з листування.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Нормативно методична база діловодства в Україні	\|	Складання номенклатури справ та формування справ

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.