Загальні вимоги до оформлення та особливості мови ділових паперів

Слово документ (лат. document – доказ) – це засіб закрі-плення різними способами на спеціальному матеріалі інфор-мації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумову діяльність людини.

Документ мас правове та господарське значення, може служити писемним доказом і джерелом різноманітних відо-мостей інформативного характеру. Вони сприяють удоскона-ленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, за-кладу чи установи.

Поняття «службовий документ» охоплює:

1) директивні та розпорядчі документи (закони, постано-ви, накази та ін.);

2) адміністративно-організаційні документи (плани, уста-ви, статути, акти, звіти, протоколи, службові листи та ін.);

3) документи щодо особового складу (заява, автобіогра-фія, характеристика та ін.);

4) фінансову документацію;

5) облікову документацію.

Особливий тип службової документації становлять документи, які регулюють міждержавні стосунки. Усі документи створюються відповідно з офіційно прийнятою формою – формуляром (за певним зразком).

Документ має бути достовірним, переконливим, належ-ним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки.

До документа висуваються такі вимоги:

1) не повинен суперечити чинному законодавству й ди-рективним указівкам органів вищого рівня;

2) має бути достовірним, тобто базуватися на фактах;

3) повинен містити конкретні й реальні пропозиції або вказівки.

4) має бути максимально точним і водночас доступним;

5) повинен бути ретельно відредагованим і оформленим;

6) має бути придатним для тривалого зберігання. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів

При підготовці тексту будь-якого документа рекоменду-ється дотримуватися таких правил:

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє при-скореному сприйняттю тексту.

2. Уживати трафаретні вислови, що виражають стандарт-ні аспекти змісту (витяг з протоколу, до заяви додаються, договір вступає в силу, згідно з рішенням..., у зв’язку з по-гіршенням стану..., у порядку обміну досвідом...). Такі стійкі словосполучення та вирази полегшують розуміння документа, дозволяють не витрачати час на пошуки формулювань.

3. Уживати прямий порядок слів у реченні, коли логічний наголос падає на об’єкт дії, а зворотний - при логічному наголосі на самій дії.

Пор.: Сторони несуть матеріальну відповідальність за невиконання покладених на них зобов’язань згідно з чинним законодавством. Далі викладається суть питання. Заслухали заяву Ф. І. Панченка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного са-наторію.

4. Для передачі точності та ясності висловлювання означення повинно стояти перед означуваним словом; встав-ні слова – на початку речення. Наприклад: Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, яке сьогодні, на превеликий жаль, на наших теренах майже втрачене. Отже, текст документа формулюється чітко, лаконічно, зрозу-міло, не містить нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації.

5. Використовувати в службових документах складно-підрядні речення (для висловлення причинно-наслідкових зв’язків). Цей тип речень надає більшої переконливості про-ханню та пом’якшує враження од відмови. Найуживанішими є складні речення із сполучниками якщо, щоб, за умови, який, що, коли, унаслідок того що… Наприклад: Щоб Вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо ко-пії рахунків, термін оплати яких закінчився 20.05.2009 р. Га-даємо, що лише серйозні причини змусили Вас затримати передачу креслень. Нам дуже прикро, але у зв’язку з наявніс-тю кількох досі не оплачених Вами рахунків ми не можемо прийняти від Вас нові замовлення.

6. Замінювати займенники іменниками, оскільки займен-ники лише вказують, а не називають точну кількість, предме-ти та ознаки. Ця заміна надає тексту документа конкретності, точності, об’єктивності.

7. Використовувати дієприслівникові звороти (для ком-пактності), але ними слід починати речення (це надає тексту офіційної тональності), а не завершувати. Наприклад: Урахо-вуючи зазначене вище, змушені попередити Вас, що сума… Посилаючись на Ваше оголошення в газеті « Новий день», просимо зробити нам пропозицію на поставку консервів. Поси-лаючись на переговори з Вашим представником 10.01.2009 р., просимо вислати нам тверду пропозицію на виготовлення запасних частин до комбайна «Славутич». Пишучи ділово-го листа, завжди слід дбати про того, кому він адресований, і не завдавати клопотів із розумінням його змісту.

8. Не вживати емоційних виразів та слів на позначення суб’єктивного ставлення до викладеного явища. Тон службо-вого документа повинен бути нейтральним.

9. Текст документа повинен викладатися від третьої осо-би (Колегія ухвалила… Комісія має розбудувати… Райдержадміністрація повідомляє… Сторони сподіваються…). Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, до-повідні, доручення, автобіографії.

10. Фрази в тексті мають бути максимально короткими.

Між розумінням елементів фрази та розумінням фрази в цілому має бути мінімальна часова розбіжність. Чим довша фраза, тим пізніше наступає процес її розуміння.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Фразеологія в діловому мовленні	\|	Явище полісемії в діловому мовленні

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.