Проблеми й перспективи розвитку адміністративного менеджменту в умовах хаосу та невизначеності

Швидкий розвиток світової економіки призводить до того, що відчуття, що земля тікає з-під ніг і відсутність потенціалу щоб впоратися з поточними справами та інформацією, час від часу виникає у кожного адміністратора та менеджера підприємства. Від несподіванок не застрахований ніхто. Інша справа, що в деяких організаціях безлад і невпевненість настільки звичні і постійні, що мало не зведені в ранг корпоративних стандартів. Причинами невизначеності та хаосу у діяльності підприємства є:

- велика частка непередбачених завдань;

- відсутність взаємодії працівників, в результаті чого вони часто відволікають один одного навіть через несуттєві дрібниці;

- низька ефективність праці і недотримання встановлених термінів;

- погане уявлення менеджерів-адміністраторів про обсяг завдань, які їм необхідно виконати, або не вміння розпланувати свій робочий день, тобто співвіднести обсяг роботи і відведений для неї час;

- відчуття адміністраторами дискомфорту в режимі невизначеності. Як наслідок - усі його підлеглі також змушені працювати в умовах хаосу.

Якщо умови праці в компанії нагадують постійний аврал, доводиться або змиритися з вічним «гасінням пожежі» (при цьому цейтнот буде виникати все частіше - внаслідок збільшення обсягу інформації, кількості ідей, зростання бізнесу - і можна просто втратити контроль над ситуацією), або навчитися справлятися з ним, заздалегідь складаючи план дій.

Однак невизначеність та хаос часто є джерелом виникнення інновацій за умови вмілого використання адміністративних методів управління. Так зокрема у компанії Google багато інноваційних ідей виходять не від команди менеджерів, а з'являються переважно в той час, який технічний персонал офіційно має право витрачати на що завгодно. На це спеціально відводиться 20% робочого часу інженерів.

Менеджери і керівники (аж до генеральних директорів) працюють за складнішою схемою: вони витрачають 70% часу на виконання основних завдань (за головними напрямками діяльності підприємства – розвиток пошукової системи і розміщення в ній реклами), 20% - на суміжні завдання (наприклад, по сервісах Google News, Google Earth і Google Local); а 10% часу відводять абсолютно новим справам (скажімо, ініціативам розвитку Wi-Fi).

Засновники компанії (Ларрі Пейдж і Сергій Брін) теж працюють за правилом 70/20/10, проте вирішують при цьому в основному інноваційні завдання. Так, Брін досліджує математичні засоби покращення якості пошуку, а Пейдж займається новим форматом рекламних оголошень.

Чим менше у вас вільного часу, тим важливіше займатися плануванням. Потрібно усунути причину, а не боротися із наслідками. Основні адміністративні заходи можуть бути такими:

Моніторинг та контроль завдань. Це, мабуть, ключовий момент в управлінні хаосом. Бачити - щоб розуміти. Розуміти - щоб управляти. Перш ніж приступити до виконання завдань, необхідно уявити собі повністю їх обсяг, особливо - коли інформації багато. Інакше втрачається контроль над ситуацією.

Інколи адміністратор настільки завантажений, постійно отримуючи нові завдання, що записувати і сортувати їх він вважає заняттям не тільки непотрібним (все одно всього не врахуєш), але і шкідливим (мовляв, на це буде витрачатися дорогоцінний час, який можна витратити з більшою користю). Однак в умовах хаосу дуже важливо почати хоч щось контролювати - щоб створити «острів стабільності» або, іншими словами, точку опори, звідки почнеться наступ на невизначеність, поступово збільшуючи частку запланованих завдань у своїй роботі. Доцільно розпочинати це робити сьогодні, зараз, з даного моменту, з цього завдання, а потім розширювати зону контролю - до одного дня, тижня і т.д. Це зміцнить впевненість керівника, створить передумови для досягнення стабільності. Коли у адміністратора є чіткий список завдань на день, де зазначено все, чим він повинен зайнятися, де зафіксовані непередбачувані справи, всі обіцянки та ідеї, він відчуватиме себе впевненіше.

Принцип адміністративного моніторингу та контролю можна реалізувати, групуючи завдання. Найкраще - за часом їх виконання (на поточний місяць, тиждень, день), відповідальними за нього і напрямами діяльності. В ідеалі за єдиним шаблоном систематизують не тільки завдання, але й листи, і всю інформацію на паперовому носії та в електронній формі. Розподілена за папками інформація не губиться, і адміністратор завжди швидко знаходитиме потрібний документ.

Пріоритети у розподілі часу. Що робити, якщо раптово виникають завдання, не внесені в план? Один наш клієнт поскаржився на типову проблему: керівник ставить перед співробітниками багато додаткових завдань у процесі виконання ними основної роботи. Ті не встигають справлятися, а таке виправдання як перевантаженість керівництво просто відкидає. На цьому суперечка заходить в глухий кут.

У подібній ситуації перш за все слід навчитися співвідносити обсяг завдання і відведений на її виконання час, керувати своїм завантаженням і інформувати про це керівника.

Як розподіляти час між різними групами завдань? Теорія і практика адміністративного менеджменту та тайм-менеджменту, який є фактично відгалуженням адміністративного менеджменту, рекомендують виділяти 20% часу на важливі нетермінові завдання, 60% - на важливі термінові і 20% - на форс-мажор (той же хаос).

Дослідженнями доведено, що в цьому плані між успішними і не дуже успішними компаніями є одна істотна відмінність: перші багато часу витрачають на важливі нетермінові завдання і зводять практично до нуля свої зусилля на виконання термінових, але неважливих завдань, а не найуспішніші - навпаки. Концентрування на важливих і нетермінових завданнях дає можливість уникнути авралу в майбутньому: співробітники вирішують завдання до того, коли вони стають «палаючими».

Резервування часу на форс-мажор дає змогу виконати протягом робочого дня усі непередбачувані завдання. Якщо розпланувати день хвилина в хвилину, не залишивши буферів між справами, то робота затягнеться до 20:00 і довше (багато адміністраторів в такій годині і завершують робочий день) - адже форс-мажор присутній завжди. Його теж треба планувати.

Якщо вищеописаний підхід не вирішує проблем, а завдань стає ще більше, ніж часу на їх виконання, тоді доведеться адміністраторам обирати між такими альтернативами:

- делегувати частину запланованих завдань;

- перенести їх на більш пізній термін (повністю або частково);

- відхилити завдання.

Адміністраторам слід використовувати одну з них або комбінацію, виходячи із ситуації, ваших індивідуальних переваг або корпоративної культури. Тільки після того як людина навчиться співвідносити наявний час з обсягом завдань, можна переходити до інших методик управління хаосом.

Вміння виконувати завдання в залежності від їх пріоритетності може виявитися недостатнім. Якщо в компанії немає налагодженої взаємодії між співробітниками, то продуктивно працювати, постійно відволікаючись, неможливо. Тому використовують є два варіанти: або адміністратор керуєте своїм часом, або він управляє адміністратором. І якщо адміністратор хоче досягти своїх цілей, потрібно освоїти і застосовувати в роботі низку адміністративних способів захисту часу.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Порівняння діяльності класичної та політичної бюрократії	\|	Адміністративний менеджмент в різних ділових культурах та цилівізаціях: вплив національних традицій, культури та менталітету

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.