Ділові прийоми

Ділові стосунки не обмежуються виключно службовими приміщеннями та офіційними розмовами. Існують речі, які за низкою обставин небажано обговорювати в офіційній манері. Для цього світова практика ділового спілкування визначила таку форму, як прийоми. Вона дозволяє обговорювати різні ділові проблеми в атмосфері невимушеності.

Жодна форма ділового спілкування не націлена такою мірою на задоволення особистих потреб партнера, як прийом. Через спілкування, як уже зазначалися, здійснюється задоволення потреб організацій чи установ, які представляють партнери, але одночасно в акті спілкування задовольняються і потреби партнера. Відчути свою значимість, задовольнити почуття власного гідності, реалізуватись як особистість – з такою, можливо, не повністю усвідомленою метою йдуть на прийом партнери. Гарний інтер'єр, смачні страви, святковий одяг, приємна ввічлива розмова – все це сприяє зняттю психічних перевантажень, які відчуває нині ділова людина. Виникає почуття задоволення, людина стає відвертішою, доброзичливою. На цій хвилі вона здатна відчути стан іншої людини, перейнятися її турботами, проблемами, ввійти в стан емпатії, що дозволить краще побудувати діалог та взаємно узгодити подальші взаємодії організацій, чиї інтереси представляють партнери. Ось чому дуже багато оптимальних рішень приймаються не так за робочим, як за обіднім столом. Цією традиційною формою спілкування користується керівництво підприємств, організацій, установ. Як усяка традиційна форма ділових контактів, вона має свої канони. Приводом для організації прийому може бути та або інша подія в житті фірми, що викликає інтерес у партнерів: опанування нової технології, організація виставки, конференції, створення філії, підписання контракту тощо.

З приводу організації прийому розсилаються запрошення партнерам, часто з проханням повідомити про можливість присутності на ньому. Ділові прийоми організовують або з метою обміну люб'язностями, або для ділового побачення (останнім часом найбільш розповсюджена форма для цих випадків – сніданок – ланч). Як правило, на прийом запрошуються тільки особи зайняті в переговорах, чи постійні ділові партнери. Після одержання запрошення на прийом доцільно з'ясувати, хто буде там присутній, щоб заздалегідь підготуватися до спілкування (ознайомитися з результатами ділових стосунків, ходом виконання взаємних зобов'язань тощо). Невимушена атмосфера прийомів створює умови встановлення нових знайомств, а також обговорення актуальних проблем у колі потрібних ділових партнерів. Іноді сторона, яка влаштовує прийом, сама повідомляє гостям про склад запрошених партнерів.

Запрошення на прийом надсилають на бланках, виготовлених друкованим способом. Ім'я, прізвище та посаду пишуть від руки, можна надрукувати. У деяких випадках замовляють спеціальні бланки для прийому.

В запрошенні вказується: прізвище, ім'я, по батькові особи чи назва організації, що влаштовує прийом; привід для прийому; вид прийому, дату, час та місце проведення. В необхідних випадках вказується розташування входу до приміщення, під'їзд, поверх.

У тексті запрошення використовують різні слова, які підкреслюють міру врочистості прийому. Так, якщо прийом організовано “на честь” когось чи чогось – це святковий прийом. Менш урочисті (чи більш робочі) прийоми влаштовують “з приводу” або “у зв'язку” з якоюсь подією.

Прийоми діляться на денні й вечірні, без розсаджування та з розсаджуванням за столом.

При організації прийому з розсаджуванням за столом у запрошенні пишеться в нижньому правому куті: “Просимо відповісти” або “R.S.V.P.”. У цьому разі запрошений зобов'язаний повідомити, приймає чи не приймає він запрошення, тобто буде чи не буде на прийомі. Приклад тексту запрошення наведений в Додатку Б.

Кожне запрошення вкладають в окремий конверт, на якому пишеться ім'я, по батькові та прізвище того, кого запрошують, та його посада.

Щоб прийом пройшов організовано, запрошення розсилають заздалегідь. Залежно від обставин їх можна відправити поштою чи кур'єром. Високих гостей краще запрошувати через кур'єра.

Якщо на запрошенні позначка “R.S.V.P.” закреслена, можна не давати відповіді на нього. Якщо не закреслена, то треба перед днем прийому передати чи переслати на адресу того, хто запрошує, візитну картку з позначкою “p.r.” чи з словом “Дякую”.

Прийоми з розсаджуванням не допускають запізнень. Прийом без розсаджування, навпаки, не передбачає ні приходу гостей вчасно, ні необхідності залишатись на прийомі до кінця.

Ідучи на прийом, для запобігання всяких непорозумінь запрошення краще взяти з собою. В деяких країнах існує правило залишати запрошення в фойє перед початком прийому.

В нашій країні практика ділових прийомів не передбачає в запрошенні позначок щодо форми одягу, в інших країнах, в залежності від традицій, можна зустріти такі помітки на запрошеннях:

Informal	– звичайний костюм;
costume fonce	– темний костюм;
cravat noire	– смокінг;
grand tenue	– фрак.

Вказівок щодо одягу для жінок запрошення не мають. Вони повинні керуватися принципом доцільності та поміркованості. Тобто краще “недо…”, ніж “пере…”.

Денні прийоми починаються з 13.00. До них належать “бокал вина”, “бокал шампанського”, “ланч” (офіційний сніданок).

Вечірні прийомипочинаються в 20.00 і пізніше. До них належать “коктейль”, “а ля фуршет” чи “фуршет”, презентація, обід, вечеря.

Особливість прийомів “бокал шампанського” і “бокал вина” полягає в тому, що вони не потребують великої підготовки. Влаштовують їх між 12.00 та 13.00без розсаджування за столом. Приводом може бути підписання документів. Під час прийому гостям подають, крім вина, напої (мінеральна вода, соки). Соки повинні бути свіжоприготовленими, а не консервованими. Це найпростіші форми прийому.

Найбільш поширеним прийомом з розсаджуванням є офіційний сніданок (ланч). Починається він о 12.00 або о 13.00 годині і триває одну-півтори години.

Вечірні прийоми:

“коктейль” (кілька видів вина) та “а ля фуршет” ( 1-2 види вина). Почесні гості (керівники) присутні на цих прийомах протягом 15-30 хвилин. Під час прийому офіціанти розносять напої та холодні закуски у вигляді канапе – невеликих бутербродів, які їдять без допомоги виделки та ножа. Можна подати й гарячу страву, але її треба приготувати так, щоб можна було їсти з мінімальною кількістю приборів, найчастіше за допомогою однієї виделки. Подають також кондитерські вироби, вина, фрукти, соки, мінеральну воду, під кінець – каву, морозиво.

Фуршет сприяє невимушеному спілкуванню гостей. Столи стоять в одну або дві лінії посеред зали. Крім основних столів, у залі повинні бути столики з сигаретами, сірниками, попільничками. Гості за бажанням можуть підійти до цих столиків для розмови тощо. Один стіл призначається для почесних гостей. Він має бути в такому місці, щоб гості не стояли до нього спиною.

Гості самі підходять до столів, вибирають закуски і відходять, даючи можливість зробити те ж саме іншим.

В особливо урочистих випадках прийоми “а ля фуршет” влаштовують увечері, починаючи з 20 години і пізніше. Меню вечірнього фуршету багатіше й різноманітніше. Урочистість прийому може бути підкреслена вказівкою в запрошенні на особливу форму одягу. Ще раз підкреслюємо, що форма одягу обов'язкова тільки для чоловіків. Жінки керуються смаком, доречністю, стилем.

Презентація. Останнім часом в Україні широко практикується така форма ділового спілкування як презентація нових книжкових і журнальних видань, художніх та інших виставок, оригінальних виробів тощо. Презентації влаштовуються видавцями, організаторами виставок, виробниками. На них запрошуються “винуватці” урочистостей – автори, видавці й провідні виконавці, а також представники мас-медіа. Презентації відбуваються переважно увечері на зразок “фуршетів” або “коктейлів” з усім відповідним антуражем.

Обід вважається найбільш почесним видом прийому. Це прийом з розсаджуванням за столом. Він розпочинається в інтервалі від 20.00 до 20.30, але не пізніше 21.00. Інколи обід триває з 17.00 до 19.00. Триває 2-2,5 години. Після подачі основних страв господар чи господиня пропонує гостям перейти до вітальні (якщо це вдома), де подаються кава й чай. Їх можна поставити на столиках, а гості розміщуються вільно на диванах, у кріслах тощо. В деяких випадках чай і каву подають за обіднім столом після деякої паузи для сервіровки. Часто обід передбачає смокінг чи фрак для чоловіків та вечірню сукню для жінок.

Вечеря починається близько 21 години і вважається закінченою, коли залишає товариство головний гість. Меню вечері відрізняється од меню обіду тільки більшим вибором та вишуканістю страв. На вечерю не подають суп.

Для всіх прийомів обов'язковим є подача спиртного. Але споживання його повинне бути помірним.

На офіційних прийомах можна обмінюватися тостами. Вони проголошуються після десерту, коли всім гостям наливають шампанське. І тільки на тих офіційних прийомах, куди запрошені преса, тости проголошуються на початку. На прийомах без розсаджування тости проголошуються не раніше, ніж через 15-20 хвилин після початку, з тим, щоб гості встигли покласти собі на тарілки закуски та наповнити бокали. Перший тост проголошує хазяїн, тост-відповідь – гість після невеликої паузи.

Тости повинні бути короткі, проголошують їх стоячи, а наповнений бокал при цьому стоїть на столі.

Для прийомів “коктейль” і “фуршет” правильно вказувати на початок їх, а не тривалість (наприклад, з 17.00 до 19.00). Гостям можна приходити і йти з гостей у будь-коли протягом прийому. Але нормальним вважається час перебування на прийомі не менше 15 хвилин і не більше години.

Прибуття на такий прийом на початку й перебування до кінця вважається ознакою особливої поваги до господаря. Навпаки, пізній прихід і коротке перебування розглядається як бажання гостя підкреслити напруженість відносин між партнерами.

Якщо на такий прийом запрошені гості різного статусу, то вони приходять не одночасно: спочатку приходять гості, що посідають нижчі посади, далі – почесні гості – керівники. Ідуть із гостей, навпаки, спочатку високопоставлені особи, а потім – решта.

На прийом з розсаджуванням необхідно приходити точно в зазначений у запрошенні час. Спізнення сприймається як неповага до господарів. Якщо з якихось причин гість затримується, він повинен зателефонувати хазяїну чи сповістити його іншим способом. Якщо прийом почався, то той, хто спізнився, повинен спочатку вибачитися перед господарем і лише після цього зайняти місце за столом.

Складаючи план розсаджування, треба дотримуватись таких правил. Кількість місць обабіч столу повинна бути однаковою. План складається з урахуванням старшинства гостей. Якщо на прийомі присутні чоловіки й жінки, найпочеснішим вважається місце праворуч від господині, другим – праворуч від господаря. Якщо на прийомі присутні тільки чоловіки, першим вважається місце праворуч від господаря, другим – зліва від нього. Якщо головний гість і господар не розмовляють однією мовою, то праворуч від головного гостя сидить перекладач.

Господар може посадити головного гостя й перед собою.

Якщо господар неодружений чи його дружина відсутня, то на офіційному прийомі роль господині виконує його дочка чи котрась пані з запрошених (за її згодою). Такою господинею може виступати і дружина головного гостя.

На сніданках, обідах і вечерях не рекомендується садовити поряд подружню пару. Небажано садовити поряд чоловіків і жінок. Іноземців та жінок не садять на край столу. При розподілі місць враховують також мови, якими говорять запрошені.

Аби кожен запрошений на прийом зайняв своє місце, заздалегідь у залі, де збираються гості, ставлять невеликий столик з планом розміщення за столом. На фужер для води кладуть картку з прізвищем гостя, який має зайняти це місце.

Зразок плану розсаджування

На офіційних прийомах зустрічає гостей біля входу та вітає спочатку господар, потім господиня, на дружніх прийомах – спочатку господиня, потім – господар. Привітавшись, вони знайомлять тих, хто щойно прийшов, з присутніми, якщо вони не знайомі. Якщо господині немає на місці, прибулий повинен відшукати її й особисто привітати, перш ніж розмовляти з гостями.

Коли всі запрошені зібрались, господар бере під руку дружину почесного гостя й веде її до столу, за ним ідуть всі інші гості. Господиня з почесним гостем стоять на місці, слідкуючи за порядком розміщення гостей. Гості підходять до столу, стоять біля своїх місць, чекаючи на прихід головного гостя, який заходить з дружиною господаря останнім. Після того, як господиня і головний гість сіли, сідають всі.

Найбільш прийнятими для розмов за столом є теми культури, вистав, книг, туристичних поїздок, історії свого міста. Не рекомендується в розмовах торкатися питання релігії, особистих справ, пов'язаних з кар'єрою, доходами, сімейного стану, політичних пристрастей.

Під час ділових прийомів безпосередньо про справи говорять тільки після того, як гостям подано каву.

Практика ділових стосунків передбачає також запрошення партнера до ресторану. В цьому випадку треба покластися на його смак, пропонуючи йому обрати конкретний ресторан (наслідки цього очевидні). Можна обрати ресторан і самому, але це вже буде не така повага до партнера. Безумовно, розрахується за обід той, хто запрошував. Точніше, ці витрати несе фірма, яку представляє ділова людина.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Ділове листування	\|	Облік грошових коштів у касі

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.008 сек.