Модель планування фандрейзингу.

Підтема:Визначення ресурсів. Логічна схема проекту. План реалізації. Бюджет проекту.

З використанням посібника:

Возний О.О. Основи фандрейзингу (Альтернативні джерела фінансування місцевих цільових програм). – К., 2007. – 132 с.

1) Повторення заняття з Техніки безпеки занять та правил поведінки.

2) Підхід до моделювання як основної складової ефективного планування прогнозування.

Визначення ресурсів.

Для того, щоб реалізувати заплановані види діяльності в межах проекту, потрібні певні ресурси: їх наявність є необхідною умовою здійснення проекту. Отже, ресурси — це засіб для втілення мети. Тут і надалі ми будемо використовувати термін «ресурси» як увесь обсяг засобів (людських, інформаційних, законодавчих, технічних, технологічних, матеріальних тощо) необхідних організації для виконання своїх повноважень. Варто пам’ятати, що в фандрейзингу головне — не гроші, а цілі, досягнення яких потребує підтримки. Дайте донорові зрозуміти, що отримання грошей не є метою проекту, що вся діяльність організації з залучення ресурсів (у тому числі й фінансових) зосереджена навколо основного питання — розв’язання проблеми чи задоволення потреби. Поняттям ресурсу проекту визначається усе, що може бути залучено і використано для здійснення проектної діяльності. Спочатку вам необхідно чітко визначити, для чого — для досягнення якої мети, вирішення якої проблеми — потрібні ресурси; потім — що конкретно їй необхідно (гроші, приміщення, майно, послуги); де ці ресурси знаходяться, або, іншими словами, у кого їх можна попросити і як це зробити таким чином, щоб досягти успіху. Ресурси є джерелом покриття витрат і створенням сприятливих умов, необхідних для здійснення діяльності. Для прикладу наведемо перелік ресурсів, необхідних для забезпечення проведення семінару-тренінгу «Основи конструктивної співпраці» для голів та секретарів (модераторів) робочих груп зі стратегічного планування з питань забезпечення їх ефективної роботи (одноденний семінар-тренінг, кількість учасників — 14 осіб). Отже, для проведення семінару-тренінгу необхідно: 1. Приміщення. 2. Послуги тренера. 3. Роздаткові матеріали (папір, оргтехніка для розмноження матеріалів). 4. Демонстраційне обладнання. 5. Витратні матеріали (папір для фліп-чарта, маркери, авторучки, блокноти, теки тощо). 6. Для організації перерв (кава-брейк) потрібні, щонайменше, чайник, кава, чай, цукерки, печиво, посуд. До речі, частина з цих ресурсів може бути вашим власним вкладом у фінансування проекту, і не обов’язково у фінансовій формі. Ви можете надати приміщення для семінару і взяти на себе сплату за комунальні послуги, виготовлення друкованої продукції, роздаткових матеріалів тощо, ви можете використовувати своє обладнання та ін. Природно, що залучення ресурсів під розроблення і здійснення проектів — найважливіше питання реалізації заходів, передбачених проектом, тому пропонуємо декілька принципів залучення ресурсів33. Принцип залучення ресурсів №1.Підхід до пошуку ресурсів має завжди полягати у тому, щоб залучити донорські організації, установи і підприємства до проекту і отримати від них згоду взятися за здійснення одного чи ряду заходів, передбачених цим проектом. Принцип залучення ресурсів №2.Розгляньте усі можливі джерела фінансування. Принцип залучення ресурсів №3.Переважна більшість проектів і починань може здійснюватися з використанням власних, наявних фінансових і організаційних ресурсів. Принцип залучення ресурсів №4.Найменш ефективний спосіб досягнення цілей — це випрошування грошей у кожного, а тільки потім — придбання усього необхідного. Принцип залучення ресурсів №5.Визначення ресурсів проекту — це дослідницький процес, який включає декілька етапів. Найефективніший спосіб досягнення цілей полягає у визначенні спочатку реальних потреб (ідеального ресурсу), визначення наявних ресурсі (ресурсних передумов), а потім пошуку серед необхідних ресурсів (ресурсної різниці). Встановлення ідеального ресурсу.Цей етап передбачає розробку переліку і визначення кількісних та/або якісних характеристик усіх видів ресурсів, які, згідно із ідеальним уявленням розробників, потрібні для реалізації всіх окремих видів проектної діяльності. Встановлення ресурсних передумов.На цьому етапі розробляється перелік і визначається кількісні та/або якісні характеристик усіх наявних видів ресурсів, які, незалежно від волі розробників, уже існують у тому природному і соціальному середовищі, де буде реалізовуватися проект. Встановлення ресурсної різниці.Це розробка переліку всіх видів ресурсів, яких не вистачає ресурсним передумовам у порівнянні з ідеальним ресурсом; Обґрунтування ресурсної різниці.Опрацьовується аргументація (розрахунки з урахуванням відомих закономірностей, соціальних стандартів тощо), які переконливо свідчать на користь кількісних та/або якісних характеристик усіх видів ресурсів, яких не вистачає ресурсним передумовах у порівнянні з ідеальним ресурсом. Принцип залучення ресурсів №6.Найважливіший аргумент, який наводять люди, що погодилися допомогти, формулюється так: «Тому що нас попросили». Принцип залучення ресурсів №7.Не розповідайте людям, як у вас багато проблем і потреб; описуйте привабливу концепцію, бачення і план дій, які стануть значною інвестицією у діяльність вашої організації. Визначення ресурсів проекту потрібно для того, щоб організатори, розробники проекту та зрештою і донори могли: o чітко зрозуміти його реалістичність. Якщо ідеальний ресурс проекту виявиться таким, який за реальних умов неможливо залучити до цього проекту або його взагалі в цей час не існує в суспільстві, очевидною буде потреба у коригуванні проекту в бік звуження або відмови від проекту взагалі. І навпаки, якщо виявиться реальним залучити до реалізації проекту суттєво більший, ніж ідеально потрібний ресурс, з’явиться можливість коригування проекту в бік розширення; o здійснити, при потребі, коригування якісних та/або кількісних характеристик первісних цілей, завдань, очікуваних результатів, цільових груп проекту, напрямків і окремих видів проектної діяльності; o надати донорам переконливе обґрунтування кількісних та/або якісних характеристик всіх видів ресурсів, які становлять ресурсну різницю проекту. Базова ідея щодо залучення ресурсів, закладена у наведених семи принципах, полягає в тому, що основою є створення кола однодумців, які підтримують запропонований план спільних дій щодо розвитку, пов’язують із цим розвитком своє майбутнє, бачать у ньому своє місце і свої інтереси. Необхідно пам’ятати, що ресурси з конкретно обумовленим цільовим призначення спрямовуються на проекти, які чітко доводять їх суспільно корисний результат, і чим прозоріше стаття витрат ресурсів пов’язана з кінцевою користю суспільству, тим більше шансів отримати необхідні ресурси. 33О. Бойко-Бойчук. Стратегії розвитку міст України: практичний посібник — К.: Універ. Вид-во “Пульсари”, 2002 - 156 ст.

Завдання

Черговим кроком до розробки проекту є визначення необхідних для реалізації проекту ресурсів. Пропонуємо провести необхідний аналіз і занести результати в таблицю. Вправа 6.

Заходи	Ідеальний ресурс	Ресурсні передумови	Ресурсна різниця
Завдання 1:
Завдання 2:
Завдання 3:

Логічна схема проекту

У сучасному світі групи осіб, організації та інституції перед початком будь-яких дій повинні старанно запланувати, що буде зроблено. Тільки тоді вони мають шанс досягти запланованих ефектів. Усі нові ініціативи повинні мати форму проектів або планів до реалізації. У попередніх розділах ми, почавши з аналізу проблеми, пройшли етапи формулювання мети проекту, визначили завдання та методи їх реалізації, визначили очікувані результати та ресурси проекту. Таким чином, у результаті цих дій окреслилася чітка структура діяльності з розв’язання проблеми чи задоволення потреб, яка впритул підводить нас до загальної логіки побудови проекту, і його написання стає досить неважкою справою (мал.8.) Необхідно зазначити, що у світовій практиці проекти — це стандарт. Деякі з заходів тактичного і операційного рівня також легше і ефективніше записати (а потім реалізувати) у формі проектів. Термін «проект» вживається в дуже широкому значенні. Одне з багатьох визначень підкреслює, що проект — це форма реалізації певної, передбаченої в часі, послідовності завдань, що має на меті досягнення визначених цілей при використанні доступних ресурсів34. Таке визначення називає характерні ознаки проекту, а саме: o мету; o час (визначена дата початку та завершення); o завдання (ряд дій та заходів, які, як правило, виконуються один раз); o спосіб (методи, організація); o ресурси (людські, матеріальні, фінансові). Проект, як правило, потрібний для того, щоб: o тестувати щось якісно нове (ідею, механізм, послугу); o рекламувати щось нове; o вирішити конкретну проблему (навчити визначену кількість осіб, приватизувати або реструктурувати підприємство, побудувати дорогу тощо). 34Навчальні матеріали в рамках проекту ТОР-Трикутник партнерства ( програма TACIS “IBPP”).

Малюнок 8. Логіка проекту .

Проект — це відносно відокремлений захід, який містить наступні елементи35: o короткий опис існуючої невирішеної потреби суспільства або проблеми, яка і призвела до реалізації даного проекту; o назва проекту, що дозволяє однозначну його ідентифікацію і може бути використана для промоції. подумайте над тим, яка назва найбільш точно відображає ідею проекту. Вдала назва має викликати якийсь яскравий образ і давати уяву про сферу діяльності; o визначення конкретної групи користувачів проекту (тих, хто отримає користь від його реалізації); o чітке визначення мети, якої потрібно досягти у результаті реалізації проекту; o чітко визначені часові рамки; o план реалізації заходу (графік заходів, логічна структура зв’язків часткових заходів, визначення засобів і інструментів тощо); o фінансовий план (бюджет проекту); o вимірні, визначені результати (наслідки) проекту; o однозначно визначений спосіб контролю і оцінки успіху заходів під час реалізації і по завершенню; o команда проекту. Методологія написання проектів завжди подібна. Хто раз навчиться її використовувати, той потім зможе використати її у різноманітних випадках. Отже, потрібно цю методологію добре зрозуміти. Варто зібрати детальну інформацію стосовно певних компонентів зовнішнього середовища, в якому ви плануєте реалізовувати проект і які складають основу будь-якого проекту та можуть вплинути на його успіх: o населення — чисельність, вік, стать, структурованість; o середовище — умови, що впливають на здоров’я, погодні умови; o інфраструктура — лікарні, школи, дороги, підприємства, заклади харчування; o ресурси — матеріальні та людські ресурси; o рівень розвитку громади — культурний, релігійний, політичний, соціальний; o економіка — наявність коштів, їх джерела та розподіл; o думки, ідеї та вподобання — думка населення щодо потреб та наявних можливостей. Залишається практично переписати негатив структурованої проблеми в позитив проектної заявки, розробивши найбільш конкретні речі — заплановані заходи. Ми зараз не будемо акцентувати внутрішні вимоги донора. Нашою основною метою є відображення загальної логіки розробки проектної заявки, яка би максимально спростила її складання та написання. Розглянемо більш детально деякі елементи проекту. Питання, пов’язані з визначенням проблем і потреб, визначенням цільової групи проекту, формулюванням мети проекту, визначенням результатів проекту, ми розглянули у попередніх розділах, а питання щодо способів контролю і оцінки проекту розглянемо детально в темі «Менеджмент, орієнтований на результат». 35Я. Варда, В. Клосовскі. Острови надій: розробка стратегій локального розвитку. — Івано-Франківськ: «Нова Зоря», 2003 — 339 ст.

Назва проекту

Кожен проект повинен мати добре продуманий заголовок, власну назву. Назва — це не тільки технічний елемент, напис на обкладинці. Назва — це суттєва частина проекту, важлива при його ідентифікації і промоції. Суттю якісної назви є її маркетингова вартість. Назва повинна викликати позитивні асоціації і триматися в пам’яті. Особливо важливим це правило є під час підготовки проектів на грантові конкурси. Для прикладу: «Скеровані дії на розвиток людських ресурсів і удосконалення кадрів, які відповідальні за програмування і введення дій, що мають на меті реалізацію стратегій розвитку в окремих 16 областях». В чому полягає цей проект? На підставі назви — зовсім незрозуміло. До кого направлений? Також невідомо. Якщо з’ясуємо, що в ньому ідеться (хоча це не випливає з назви) про «навчання тренерів, які потім підготують кадри до роботи над стратегією розвитку областей», то таке формулювання, хоча вже і зрозуміле, також не підходить як назва, бо є занадто довгим і через це важким для запам’ятовування. Придумаймо, зрештою, цьому проектові, нову назву. Наприклад, «Тренери для регіональних стратегій». Практичне зауваження: назва повинна складатися з одного, двох, максимум трьох слів або словосполучень. Якщо необхідною є друга назва, це можна зробити одним з двох наведених прикладів: o Перший спосіб — спробувати відредагувати назву так, щоб абревіатура була характеризуючим (найкраще — зі значенням) скороченням. Приклад: USAID— це абревіатура назви «United States Agency for International Development» (Агентство США в справах Міжнародного Розвитку); назву спеціально відредаговано так, щоб її можна було прочитати як “US AID”(Aid — в перекладі з англійської «допомога»); o Другий спосіб — надати проектові коротку назву і трохи довший підзаголовок, який буде описувати проект тільки тоді, коли це буде справді необхідно. Приклади: «КОЛУМБУС.(COLUMBUS — програма Європейського Союзу). Програма боротьби з безробіттям серед випускників вищих шкіл», «Програма ДЗВІНОК: Не проспати зустріч з ЄС».

Чітко визначені часові рамки

Цей пункт не вимагає детального пояснення. Завдання можемо спочатку виписати у будь-якій послідовності, але зразу після цього настає етап укладання їх у черговості реалізації (зрештою, найлегше відразу виписати завдання в черговості від найдавніших). Вони повинні мати своє визначення в часі. Має бути конкретно визначено, коли проект розпочинається, а коли завершується. Не існує «проектів безперервних» або «проектів з еластичним часом реалізації». Якщо завдання носить безперервний термін, то воно або не підходить для реалізації як проект, або його потрібно розбити на самостійні (наприклад, річні) етапи і поставитися до кожного з них як до річного проекту. Але тоді кожен з них повинен мати індивідуальні властивості проекту: окреслена ціль, визначені результати тощо. Мета планування часових параметрів — визначення найкоротшого терміну, необхідного для реалізації завдань проекту. Визначте час, необхідний для виконання кожного завдання. Визначте, в якій послідовності мають виконуватися завдання і які з них можуть виконуватися одночасно.

План реалізації проекту

Кожен проект — це не просто наміри, а детально спланований захід. Треба чітко проаналізувати, що будемо робити в рамках проекту, у якій послідовності і якими інструментами (виконавчими засобами). Кожна запланована дія повинна мати своє точно визначене місце в графіку реалізації проекту. На план реалізації проекту завжди складається певний набір необхідних елементів: поділ на часткові наміри і логічну структуру поєднання тих часткових намірів, графік поділу на етапи, окреслення необхідних ресурсів і засобів (люди, інвентар, приміщення, гроші, послуги тощо), призначення відповідних ресурсів і засобів окремим частковим намірам і поетапний контроль щодо ефективності використання ресурсів. Ці окремі елементи плану реалізації можна записувати різними способами, але завжди треба осмислено підбирати спосіб запису залежно від характеру проекту. Розбудований, багато етапний проект, з прорахованими частковими цілями, що залучає багато партнерів і має різних бенефіціарів, виконується багато чисельним колективом, який поділений на робочі групи. Такий проект вимагає зовсім іншого запису, ніж проект одно етапний, що виконується трьома особами протягом місяця. Ефективним механізмом планування проекту є методика планування і запису структури проекту — сіткова діаграма PERT. Ця методика запису структури проекту особливо корисна на попередньому етапі роботи, коли є початковий перелік завдань і необхідно побудувати зв’язки між ними. Скорочення (PERT) походить від назви: Project Evaluation Review Technique і спершу відносилося до техніки визначення часу тривалості проекту з застосуванням статистичних інструментів. Уперше застосувала її в шістдесятих роках американська фірма Lockheed, готуючи морський флот США до системи Polaris. Сьогодні про техніку PERT говоримо виключно відносячи її до певного способу графічного контролю сіткової структури проекту, а саме застосовуючи її до сіткової діаграми. Для прикладу розглянемо проект з підготовки та проведення семінарів-тренінгів. Проектом передбачено підготовку команди тренерів, проведення циклу семінарів та випуск підручника. На робочому етапі список завдань найкраще занести до таблиці, в якій окремим завданням відразу надається коротка назва і попередньо передбачається їх тривалість. Перелік може виглядати приблизно так, як у поданій таблиці.

Завдання
№	Опис	Час
	Організаційна зустріч команди тренерів	1 день
	Навчання тренерів	9 тижнів
	Екзамен для тренерів	5 днів
	Набір учасників: оголошення	5 тижнів
	Набір учасників: співбесіда	5 днів
	Тренінг для учасників	8 тижнів
	Завершальний екзамен для учасників	5 днів
	Публікація: збір навчальних матеріалів	6 тижнів
	Публікація: редагування підручника	3 тижні
	Публікація: графічна обробка	2 тижні
	Публікація: тиражування підручника	2 тижні

Однак запис у такому вигляді не визначає послідовності окремих завдань та існуючих між ними зв’язків. На сітковій діаграмі PERT завдання є вузлами сітки у вигляді прямокутників з відповідними написами (назва завдання, номер, тривалість), а зв’язки позначені стрілками і показують функціональне наступництво, тобто те, що дане завдання повинно бути реалізоване після іншого завдання (рис.9)36. 36Я. Варда, В. Клосовскі. Острови надій: розробка стратегій локального розвитку. — Івано-Франківськ: «Нова Зоря», 2003 — 339 ст.

Малюнок 9. Сіткова діаграма PERT

З наведеної структури зрозуміло, що навчання учасників програми буде проводитися після підготовки групи тренерів, набору учасників програми та опрацювання і друку посібника. У свою чергу, структура проекту — це не тільки послідовність певних окремих завдань, це також певна ієрархія завдань: завдання ділимо на окремі заходи, або групі завдань надаємо спільну назву і трактуємо її як функціональну цілісність (мал.10.). Визначивши спектр необхідних завдань по проекту можна розробити робочий план проекту. Робочий план потрібен, у першу чергу, самій організації, щоб своєчасно здійснити намічені заходи. Робочий план вашого проекту повинен показувати процес виконання кожного поставленого завдання. Кожне завдання виконується крок за кроком. Кожен крок містить опис видів діяльності, дату їх початку і закінчення, мету діяльності і методи якими буде виконуватися кожен крок, необхідні ресурси, відповідальні за виконання.

Рисунок 10.

Отже, маючи перелік завдань, для складання структури їх логічних зв’язків рекомендується застосовувати схему PERT. Коли проект вже уточнений щодо переліку і логічної структури завдань, і треба детально запланувати перебіг реалізації завдань більше придатним є графік Ганта, за допомогою якого можна створити оптимальний графік такої реалізації37. Таблиця Ганта (лінійний графік Ганта) — найпопулярніший спосіб запису проекту. Відрізняючись однак від схеми PERT, таблиця Ганта показує не тільки структуру, але і водночас — перебіг реалізації проекту. Поміщаючи завдання в окремі часові відділи, створюємо певний зрозумілий порядок і загальну, але чітку картину розвитку реалізації проекту. Додатково стрілки, що з’єднують окремі смуги між собою, символізують різні можливі повідомлення (звіти) функціонально між завданнями. Назва походить від прізвища творця цієї методики Генрі Ганта. Сам творець методики просто називав свій спосіб записуванням проекту «лінійний графік» (Bar Chart), і така назва ще з`являється де-не-де в літературі. Очевидно, що графік Ганта — це таблиця з горизонтальними стрічками і колонками. В стрічках, розділених горизонтальними лініями, розміщаємо окремі завдання, а в колонках таблиці — одиниці часу (дні, тижні, місяці залежно від характеру проекту). Кожна стрічка — це одне завдання, довжина лінії символізує час його тривалості. Відповідне пересування вправо — час початку. На підставі робочого плану розробляються щотижневі, місячні, квартальні, піврічні графіки реалізації проекту; визначаються індивідуальні плани роботи задіяного в проекті персоналу; розробляються посадові інструкції. Детальний робочий план значно полегшить розробку бюджету проекту. 37Я. Варда, В. Клосовскі. Острови надій: розробка стратегій локального розвитку. — Івано-Франківськ: “Нова Зоря”, 2003 — 339 ст.

Таблиця Ганта.

Завдання

Наступним завданням на шляху розробки вашого проекту буде складання графіку виконання проекту за методикою графіку Ганта.

Бюджет проекту

Бюджет проекту є важливою складовою його частиною, яка ретельно вивчається, якщо проект вирішено профінансувати. Різні фонди мають різні вимоги до бюджетів проектів, але різниця здебільшого стосується форми бюджету, а не змісту. Зважаючи на зазначене вище, при розробці бюджету проекту варто скористатися консультаціями працівників відповідного фонду. Ми наведемо лише декілька загальних порад. Бюджет є фінансовим планом майбутніх витрат і повинен чітко визначити період часу, протягом якого вам потрібні кошти. У ньому необхідно відобразити всі наявні статті витрат: власні ресурси, кошти, надані з інших джерел, кошти, які ви очікуєте отримати від донора. Однак пам’ятайте, що благодійні фонди, як правило, обмежують розміри фінансової допомоги такими сумами коштів, які не можуть самі «робити гроші» та підтримують ті сфери діяльності, у яких створення комерційних продуктів мало ймовірно. Перед укладанням бюджету ретельно перегляньте розділи проекту щодо мети, завдань, методів та заходів. Бюджет має бути достатньо детальним, щоб передбачити більшість фінансових потреб при здійсненні проекту. Ознайомтеся із вимогами донора до формату бюджету (Word, Excel) і чітко виконуйте ці вимоги. Необхідно мати на увазі, щокошти гранту можуть надаватися окремими траншами, тому необхідно розробити графік отримання траншів за грантом з зазначенням суми траншу. Якщо ви очікуєте фінансування з інших джерел або передачу обладнання та надання послуг, у тому числі і використання власних фінансів та майна, це також повинно бути включено у бюджет проекту у грошовому виразі вартості майна. Зазначте, коли ці додаткові кошти вам будуть надані. Найчастіше у бюджеті вказується вартість одиниці продукції, необхідна їх кількість та загальна сума. Формуючи бюджет проекту, потрібно попередньо проконсультуватися щодо рівня існуючих цін, щоб необхідна сума коштів виглядала реальною. До початку розподілу коштів по статтях бюджету ознайомтеся з існуючим законодавством та особливостями фінансової звітності, щоб значна частина отриманих коштів не була витрачена на непередбачені податки та виплати. Бюджет, інакше кажучи, фінансовий план проекту, є доповненням до плану реалізації. Адже заплановані заходи пов’язані з витратами, а фінансуються витрати з якихось джерел. Немає потреби вдаватися в подробиці бухгалтерської техніки витрат і доходів проекту. Нема тут нічого, що зобов’язує до якогось стандарту, а якщо мова іде про фінансування з коштів гранту, то кожен донор вимагає пристосувати бюджет проекту до власної формальної схеми. Зупинимося на загальній схемі формування бюджету. Можливо, ці зауваження видадуться несуттєвими, очевидними і не вартими уваги. Але запевняємо, що навіть у конкурсах на гранти трапляється так, що в жодному з поданих проектів сума запланованих витрат не дорівнює сумі передбачуваного фінансування з різних джерел. Тим часом, перша і найважливіша вимога до бюджету проекту:сума фінансування проекту з різних джерел повинна бути збалансована із сумою передбачуваних витрат. По-друге, бюджет передбачає не тільки фінанси, але і цілу економіку проекту. Всі засоби, що беруть участь у реалізації проекту: праця людей і устаткування, користування приміщеннями, обладнанням і будинками, обіг нематеріальних і законних цінностей, — все це має бути обраховане і вписане в бюджет. Неоплачувана праця волонтерів і неоплачуване застосування комп’ютера і друкарки є таким самим вкладом у проект, як і готівка гранту. По-третє, важливим також є те, щоб бюджет обіймав весь проект, а не тільки його істотні напрямки. Отже, в бюджеті мають бути показані також кошти технічно-організаційної, звітної діяльності, оцінювання і моніторингу (наприклад, фінансовий аудит), кошти, пов’язані з промоцією, видавництвом, що підсумовують проект. Бюджет краще представляти у вигляді таблиці з постатейною деталізацією змісту, повинен відповідати обсягу робіт, які будуть виконуватися. Бюджет складається найдетальнішим чином (наприклад, розрахунок оплати праці: $200 х 2 чол. х 3 міс. х 50% = $600; податки на фонд заробітної плати: $600 х 40% = $240, і так — по кожній статті видатків), містити точну інформацію про вартість того чи іншого кроку, придбаного товару тощо. Для обґрунтування можна помістити в додатку прайс-листи з крамниць чи ксерокопії повідомлень про вартість товарів/послуг з рекламного журналу. В бюджеті вказується, який внесок робить сам заявник: це можуть бути кошти, приміщення, що надається для реалізації проекту, обладнання, вартість праці волонтерів тощо, але все має бути вказано у грошовому виразі. Стандартні статті бюджету: персонал (зарплата); працівники за контрактами, експерти, консультанти; соціальні виплати (податки, страхування); оренда приміщень (офіс, місце для проведення заходів) і комунальні послуги; транспортні витрати і відрядження (вартість проїзду і добові на проживання та харчування); обладнання (придбання і/або оренда) і матеріали (канцтовари, витратні матеріали, папір); зв’язок (пошта, телефон, факс, Інтернет тощо); публікації (із зазначенням кількості сторінок і тиражу), виготовлення відеопродукції тощо; адміністративні видатки (зазвичай не більше 5–15% від загальної вартості проекту). Можуть бути й інші статті видатків, пов’язаних з проведенням запланованих заходів. Може бути врахована інфляція, особливо якщо проект розрахований на тривалий термін. Потрібно уважно вивчити умови конкурсу, оскільки інколи фонди фінансують не всі статті видатків. Повторимося, форми бюджету можуть бути різними, але зміст завжди має відповідати принципам реалістичності та відповідності запланованій діяльності. Бюджет має підтримувати програмну діяльність, передбачену проектом, і логічно виходити з його мети та завдань.

Точка зору експерта з оцінки проектів: Досвідчені спеціалісти з попередньої експертизи інколи звертаються до бюджету для більш детального дослідження після короткого перегляду документації по проекту. Але це є помилкою. Повноцінна заявка повинна сама приводити до форми і змісту бюджету, а не навпаки. Якщо в заявці наведені всі обґрунтування з залучення дорогої технічної допомоги, бюджет буде це відображати. Якщо в плані по проекту переконливо доказана необхідність навчальної поїздки в іншу країну для бенефіціарів проекту, то така діяльність також буде відображена в бюджеті. У той самий час у складанні бюджету існують певні важливі моменти, на які необхідно звернути увагу в процесі попередньої експертизи проекту. Перше питання стосується того, наскільки точно в заявці визначаються мінімальні і очікувані витрати на здійснення діяльності. Чи були точно прораховані час і витрати на різних експертів, необхідних для проекту, у відповідності до графіку проведення діяльності? Багато спеціалістів по попередній експертизі стають експертами у визначенні співвідношення орієнтовної вартості тижневого навчального курсу в Києві і вартості такого самого курсу, який проводиться за межами столиці. Видатки на поїздки, добові й професійні ставки технічного експерта, що працює в США, також добре відомі. Тому спеціаліст з попередньої оцінки повинен перевірити заявлений бюджет на предмет відповідності подібних позицій уже чітко відомим витратам. Інколи добросовісний заявник «перевантажує» бюджет деталями. Однак аналіз бюджету має виходити за рамки зазначеного вище. Гарний експерт повинен визначити, чи не є бюджет «роздутим», і при всіх інших рівних умовах запропонувати зміни, які допоможуть підвищити витратну ефективність пропонованого проекту38. Ричард Н. Блу, старший співробітник Management Systems International 38Ричард Н. Блу «Заявка на грант: точка зрения эксперта по оценке».// www.fundraising.ru

Завдання

Пропонуємо вам, приймаючи до уваги всі ваші попередні напрацювання, опрацювати бюджет проекту, використовуючи як зразок подану нижче форму бюджету. При цьому слід дотримуватися наступних умов: видатки на оплату праці (персонал проекту) — 10–20%; обладнання — 15–20%; накладні видатки (телефон, пошта, канцтовари, утримання офісу тощо) — 10–20%; основні видатки на заплановану діяльність 55–40%; власний внесок — не менше 20%.

ПРОЕКТ	Донор	Власні кошти	Загальний бюджет
А. Менеджмент проекту
1. Оплата праці(включаючи податки та інші податкові платежі)
а) Керівник проекту — ХХ% робочого часу х ХХ місяців
b) Асистент проекту — ХХ% робочого часу х ХХ місяців
с) Бухгалтер проекту — ХХ% робочого часу х ХХ місяців
d) Експерт — ХХ% робочого часу х ХХ місяців
2. Технічне забезпечення
а) зв’язок ХХ х ХХ місяців
b) офісні матеріали ХХ х ХХ місяців
с) поштові витрати ХХ х ХХ місяців
d) комісійна винагорода банку
Загальна сума менеджменту проекту
В. Проектна діяльність
1. Заходи
Наради
а) матеріали і приладдя
b) оренда залу
Семінар(ХХ осіб)
а) підготовка матеріалів
b) оренда залу
с) транспорт
d) харчування
е) проживання
2. Публікації
Бюлетень(тираж, кількість номерів)
а) редагування
b) друк
с) поштові витрати
Матеріали конференції
а) редагування
b) друк
с) поштові витрати
3. Обладнання
а) комп’ютер
b) ксерокс
4. Інші витрати
а) [конкретизувати]
b) [конкретизувати]
Загальна сума на проектну діяльність
Загальний бюджет проекту

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Підтема 2.9.: Команда проекту. Інструменти оцінки проектів.	\|	Підтема: Визначення цільової групи проекту.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.