Організація як процес і функція управління.

Внутрішня організація органа державної влади розглядається як процес його структурного впорядкування і функціонування, що реалізується відповідно до властивих йому цілей і завдань. Таким чином, орган державної влади є системно організованим. Йому властиві: цілі і загальні функції; єдність принципів утворення, побудови і діяльності; структурна єдність; співпідпорядкованість і інші ієрархічні зв'язки й відносини; прийняття нормативно обумовлених управлінських рішень, узгодження їх між собою.

Організація як процес передбачає створення структури об'єкта (у цьому випадку таким об'єктом є органи державної влади або органи місцевого самоврядування), що надає можливість людям (державним службовцем) ефективно спільно працювати для досягнення цілей, які стоять перед об'єктом, і здійснювати систематичну координацію завдань, формальних взаємин виконавців.

У сучасній парадигмі управління існує два аспекти організаційного процесу. Один з них — розподіл організації на підрозділи цілей і стратегій, що і є структурним упорядкуванням об'єкта (державного органа) і відображає процес побудови його організаційної структури.

У процесі внутрішньої побудови організації здійснюється спеціалізований розподіл праці, наявний у державній організації, як і в будь-якій іншій. Під спеціалізованим розподілом праці розуміють закріплення певної роботи за фахівцями. З огляду на те, що в органах державної влади в основному працюють адміністративні менеджери й фахівці з виконання конкретних функцій управління, спеціалізований розподіл праці відбувається в основному за функціональною ознакою, або за виконуваними завданнями.

Вертикальний розподіл праці, тобто відділення роботи з координації від безпосереднього виконання завдань, необхідний для успішної групової роботи і для здійснення контролю виконання. Кількість осіб, підлеглих одному керівникові, являє собою сферу контролю.

Сфера контролю — це важливий аспект організаційної структури органа державної влади. Якщо одному керівникові підкоряється досить велика кількість людей, то мова йде про широку сферу контролю, що обумовлена плоскою структурою управління. Якщо сфера контролю вузька, тобто кожному керівникові підкоряються мало людей, можна вести мову про багаторівневу структуру. На практиці сфера контролю в державній організації істотно відрізняється як рівнями управління, так і функціональними галузями. Іншим аспектом укладу організації є взаємини повноважень, які пов'язують вище керівництво з нижніми рівнями працюючих і забезпечують можливість розподілу й координації завдань. Засобом встановлення відносин між рівнями повноважень, є делегування.

З делегуванням тісно пов'язані ще два поняття управління: відповідальність і організаційні повноваження.

Відповідальність — це зобов'язання виконувати поставлені завдання і відповідати за їх задовільне вирішення. Під зобов'язанням розуміють те, що від індивіда, коли він займає певну посаду в організації, очікується виконання конкретних робочих вимог. Фактично індивід укладає контракт з організацією на виконання завдань певної посади в обмін на одержання певної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження. Делегування як термін, що використовується в теорії управління, означає передачу завдань і повноважень особі, що бере на себе відповідальність за їх виконання. Хоча особа, на яку покладена відповідальність за вирішення будь-якого завдання, не зобов'язана виконувати його особисто, вона залишається відповідальною за задовільне завершення роботи. Якщо передбачається, що будь-яка особа бере відповідальність за задовільне виконання завдання, то організація повинна надати їй потрібні ресурси. Керівництво здійснює це шляхом делегування повноважень разом із завданнями.

Повноваження — це обмежене право використовувати ресурси організації і направляти зусилля деяких її співробітників на виконання певних завдань. Повноваження делегуються посаді, а не індивідові, що займає її. Ліміти повноважень усередині організації, як правило, визначаються політикою, процедурами, правилами й посадовими інструкціями, викладеними в письмовому вигляді, або передаються підлеглому усно.

Теоретики менеджменту відзначають, що часто плутають повноваження і владу. Повноваження визначають як делеговане, обмежене право використовувати ресурси організації, властиві даній посаді. На відміну від цього, влада — це реальна здатність діяти або можливість впливати на ситуацію. Можна мати владу, не маючи повноважень. Повноваження, інакше кажучи, визначають, що має право робити особа, яка займає певну посаду. Влада визначає, що вона дійсно може робити.

Система організаційних повноважень в органах державної влади і органах місцевого самоврядування, в основному, залежить від правового статусу відповідного органу.

Організація як процес передбачає також систематичну координацію завдань, формальних взаємин людей, що їх виконують. Без відповідної формальної координації різні рівні, функціональні зони й окремі особистості (державні службовці) легко можуть зосередитися на забезпеченні власних інтересів, а не на інтересах організації в цілому, що особливо небезпечно для державних органів виконавчої влади і місцевого самоврядування. Можливість розподілу і координації завдань забезпечується двома аспектами організаційного процесу:

- розподілом організації на підрозділи;

- визначенням відносин повноважень.

Одним з напрямків розподілу праці в організації є формулювання завдань. Завдання — це заздалегідь нормативно визначена серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана попередньо встановленим способом у попередньо обумовлений термін. З технічної сторони завдання визначаються не для працівника, а для конкретної посади. На основі рішення керівництва про структуру кожна посада містить певний перелік завдань, які розглядаються як необхідні для досягнення цілей організації.

Організація як функція управління передбачає розподіл ресурсів, необхідних органу державної влади для виконання його завдань у просторі й часі. Тобто організація органа передбачає роботу з людьми — державними службовцями (їх підбір, навчання, створення системи мотивації, розвиток персоналу); організацію інформаційно-комунікаційних зв'язків, забезпечення інформаційною й комунікаційною технікою, формування (організацію) інформаційних систем і мереж; організацію бюджетування функцій і завдань.

Адміністративна реформа, що здійснюється в Україні, розглядається як концептуально осмислений перехід до нової філософії управління, що має потребу в системному відновленні всього змісту діяльності органів державної влади.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.