Характеристики службового документа

З поширенням інформаційних технологій практично у всіх сферах соціальної діяльності для управління документацією постала проблема автентичності та достовірності документів. Характеризуючи проблему автентичності в електронному середовищі, слід зауважити, що вона зумовлена природою електронних документів, які на відміну від “традиційних”, паперових, не є стабільними об’єктами, а є продуктами, які необхідно відтворювати щоразу, коли потрібно прочитати, передати або використати інформацію, записану електронними методами. Крім того, опрацювання електронних документів є значно складнішим з технічної точки зору; засоби опрацювання цих документів (програмне і апаратне забезпечення, процедури) не є довговічними. Тобто, в електронному середовищі існує більше загроз автентичності документів, що в свою чергу потребує більше зусиль для її захисту. Порівняно з тривалим і широким досвідом традиційного збереження інформації опрацювання її електронними засобами поки що не стало традицією”.

Тому політика установи в управлінні документацією, її процедури та методики повинні сприяти створенню службових документів, характеристиками яких є автентичність, достовірність, цілісність, придатність для користування.

“Автентичний службовий документ ― це документ, про який можна зробити висновок, що він

a) є документом того виду, що у ньому зазначено,

b) створений або надісланий особою, яка створила та надіслала службовий документ, та

c) створений або надісланий в час, який документально зафіксовано.

Достовірний службовий документ―це той, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого можна використовувати в подальшій діяльності.

Цілісність службового документа стосується його властивостей бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін. Політика та процедури управління документацією мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто має повноваження їх робити. Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа має бути точно задокументовано та проконтрольовано.

Придатний для користування службовий документ ― це той, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати. Потрібно зберігати зв’язки між службовими документами, що документують послідовні дії.

Достовірність і автентичність службових документів забезпечуються в результаті наявності трьох умов – правових норм, технологій, належного управління та організації.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.