Доступ до службових документів, їх пошук та користування ними

Службові документи можуть містити особисту, комерційну або важливу для діяльності установи інформацію. У ряді випадків не можна дозволяти доступ до службових документів або інформації про них.

Обмеження доступу в межах управління документацією застосовують як у межах установи, так і для зовнішніх користувачів. Службові документи з обмеженим доступом визначають лише тоді, коли цього вимагає діяльність або законодавчі та регламентувальні вимоги. Обмеження здійснюють на визначений період, щоб додатковий моніторинг, необхідний для цих службових документів, проводився не пізніше, ніж це потрібно. Характер встановлених обмежень доступу може з часом змінюватися.

Забезпечення відповідного контролю за доступом здійснюють шляхом встановлення статусу доступу як для службових документів, так і для осіб.

Управління процесами доступу встановлює такі принципи:

1) службові документи поділяють на категорії відповідно до їх статусу доступу у певний час;

2) доступ до службових документів мають лише ті, у кого є повноваження їх переглядати;

3) засекречені службові документи можна читати лише у разі необхідності та за наявності повноважень;

4) всі дії зі службовими документами здійснюють лише ті, хто має на це повноваження,

5) дозвіл на доступ до службових документів певної сфери відповідальності визначають підрозділи організації, що відповідають за цей напрямок діяльності.

Контроль руху службових документів та користування ними в документаційній системі необхідний, щоб:

1) визначити, які невиконані дії слід виконати;

2) уможливити пошук службових документів;

3) запобігти втратам службових документів;

4) контролювати використання систем безпеки і зберігання та ведення обліку дій зі службовими документами (тобто включення або реєстрація, класифікування, індексування, зберігання, доступ та користування, переміщення, передавання до архіву або вилучення для знищення) та

5) підтримувати здатність визначити операційне походження деяких службових документів, якщо системи об’єдналися або були переміщені

Контроль строків виконання дій може здійснюватись в документаційних системах щодо процесів, для яких установою чи для установи встановлено строки для виконання певних дій. Контроль строків виконання дій

1) мінімізує кількість процесів, які треба зробити відповідно до рішень або дій, обумовлених в службовому документі;

2) покладає відповідальність за дію на призначену особу;

3) документує дату, до якої потрібно здійснити визначену дію, та дату, коли дія відбулася.

Контроль строків виконання дій може бути ефективним лише тоді, коли службовий документ зареєстровано в документаційній системі до передавання особам, яким він призначений для виконання.

Рух службових документів документально оформлюють для того, щоб у разі необхідності службові документи завжди було можна знайти. Для контролювання фіксують умовне позначення (ідентифікатор), назву, особу або підрозділ, де перебуває службовий документ, та час/дату переміщеня.

Система повинна простежити вихід службового документа, передавання від однієї особи до іншої та повернення у вихідне місце або у сховище, а також вилучення для знищення або передавання на постійне зберігання до архіву чи до будь-якої іншої уповноваженої зовнішньої установи.

Користування документами ― операція управління документацією, яку включають до документаційної системи та відображають у метаданих. Користування службовим документом може впливати на його статус доступу та передавання до архіву або вилучення його для знищення.

Управління користуванням документами включає такі процеси:

1) визначення дозволів користувачам документаційної системи, пов’язаних з окремими особами та їхніми посадами в установі;

2) визначення статусу доступу та забезпечення захисту службового документа;

3) визначення прав доступу для осіб поза установою;

4) забезпечення доступу до службових документів із обмеженим статусом лише для осіб з відповідними правами згідно з класифікацією або рівнем безпеки;

5) контроль за рухом службового документа з метою визначити, хто зберігає або зберігав його,

6) забезпечення документування всіх випадків користування службовим документом на відповідному рівні деталізації,

7) перегляд класифікацій доступу до службових документів з тим, щоб забезпечити, що вони є чинними та придатними для користування.

Для установи контроль за використанням службових документів в документаційній системі ― це захід забезпечення безпеки. Він гарантує, що зі службовими документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями. Ступінь контролю за доступом та документування користування залежить від характеру діяльності та службових документів, в результаті якої їх було створено.

Системи контролю вирішують завдання визначення місцезнаходження будь-якого службового документа у межах відповідного періоду часу та забезпечують відстеження всіх його переміщень.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.