Зберігання та забезпечення збереженості

У межах управління документацією є усталеним принцип, за яким службові документи зберігають на носіях, що забезпечують їх придатність для користування, достовірність, автентичність та збереженість так довго, скільки це потрібно. Питання зберігання, опрацювання та збереженості службових документів виникають вже під час їх оперативного функціонування, а не лише тоді, коли вони стають неактивними.

Службові документи потребують таких умов зберігання та процесів опрацювання, що враховують їх специфічні фізичні та хімічні властивості Службові документи тривалої цінності, незалежно від формату, вимагають більш якісного зберігання та опрацювання, щоб забезпечити їхню збереженість так довго, скільки існує їх цінність. Умови зберігання та процеси обробки проектуються таким чином, щоб захистити службові документи від несанкціонованого доступу, втрати або знищення, а також викрадення і стихійного лиха.

Нормативні документи з управління документацією орієнтують установи на наявність політики та інструкцій щодо конвертування або переміщення службових документів з однієї документаційної системи до іншої. Відповідно до цих нормативів системи для електронних документів мають розроблятися таким чином, щоб ці документи залишалися доступними, автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін системи. Рішення включити службовий документ до документаційної системи передбачає намір його зберігати. Зауважується, що відповідні умови зберігання мають забезпечувати захищеність, доступність та розміщення службових документів, при тому ефективним щодо витрат способом. Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, необхідного, щоб службовим документом керували так довго, скільки це потрібно.

У керуванні документацією важливим є визначення ефективних та дієвих засобів зберігання, опрацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути заходи забезпечення збереженості у разі зміни вимог до документів. При чому спосіб зберігання фіксується у загальній програмі управління документацією.

Установи можуть зробити це, здійснивши аналіз ризиків для вибору умов фізичного зберігання та збереження, що прийнятні для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, враховують вимоги доступу та безпеки. Службові документи, що є особливо важливими для безперервного здійснення діяльності, можуть потребувати додаткових заходів захисту та дублювання, щоб забезпечити доступність у випадку катастрофи.

Чинники, що впливають на вибір умов зберігання та збереження:

1. Обсяг та рівень зростання кількості службових документів.Прогнозоване зростання кількості документів може зняти з розгляду деякі сховища, якщо їхня місткість недостатня. Так само, засоби зберігання у цифровому форматі для електронної документації оцінюють з точки зору місткості зберігання. Вибір засобу зберігання повинен відповідати очікуваному обсягу та рівню зростання кількості документів.

2. Користування документами. Різні види користування службовими документами визначають необхідні рівні захисту від втрат або пошкодження. Для електронних документів необхідним є використання надійних систем та носіїв, що мають більший життєвий цикл. Крім того, ключовою умовою під час вибору варіантів зберігання для електронних документів є легкість зміни та захисту резервних копій.

3. Вимоги, пов’язані із забезпеченням безпеки та характером інформації службових документів. Деякі службові документи вимагають обмежень доступу з причин конфіденційності, приватного характеру інформації або згідно із законодавством.

4. Фізичні характеристики. На зберігання службових документів впливають такі характеристики: вага, необхідна площа, необхідність контролю температури та рівня вологості, певні вимоги до фізичного зберігання (забезпечення збереженості) носія документа (наприклад, паперу, цифрового запису, мікроформ). Службові документи в електронній формі можуть потребувати конвертування або переміщення їх інформації. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати оновлення. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затоплення та інших ризиків відповідно до місцевих обставин.

5.Вимоги до пошуку з точки зору користування службовими документами.Головний критерій ― легкість виявлення (пошуку) службових документів. Службові документи, до яких звертаються частіше, потребують більш полегшеного доступу у сховищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них.

6. Відносна вартість варіантів зберігання службових документів. Критерій вартості може вплинути на рішення про залучення зовнішніх ресурсів для вирішення проблем фізичного і (або) електронного зберігання та носія, вибраного для зберігання електронних документів.

7. Потреби доступу. Аналіз витрат і результатів зберігання на місці порівняно із зберіганням на відстані може виявити, що для повного задоволення потреб установи необхідні багатоцільові сховища, система та обладнання .

Для належного зберігання та захисту службових документів їх сховище оцінюють з точки зору таких умов:

1) Сховище слід розташовувати у місці, до якого легко дістатися, та яке не має явних зовнішніх ризиків.

2) Структура будівлі повинна забезпечувати відповідний вибір та стабільність рівнів температури та вологості, захист від пожежі, захист від затоплення, захист від забруднення (радіоактивними ізотопами, токсинами та пліснявою), заходи безпеки, контрольований доступ до зон зберігання, системи виявлення несанкціонованого доступу та відповідний захист проти ураження комахами або паразитами.

3) Обладнання. Важливо, щоб стелажі відповідали формату документів та були достатньо міцними, щоб витримати потенційну вагу. Контейнери та упаковка повинні витримати вантажно-розвантажувальні роботи, тиск, спричинений вмістом, та не пошкодити службові документи під час зберігання. Користування службовими документами може стати підставою для застосування спеціального захисного пакування, щоб забезпечити додатковий захист від пошкодження.

Установи часто користуються послугами посередника для зберігання службових документів та надають доступ як до друкованих копій, так і до електронної інформації. У таких випадках важливо, щоб угоди про надання рівня послуг встановлювали права і обов’язки власників документів та постачальників послуг.

Зберігання службових документів в електронній формі, щоб запобігти їх втраті, зумовлює використання додаткових засобів та стратегій зберігання. Стратегії забезпечення збереженості можуть включати копіювання, конвертування та переміщення документів. З появою нових технологій для зберігання електронних документів протягом більш тривалого періоду можуть використовуватись й інші методи. Щоб службові документи та пов’язані з ними метадані залишалися доступними і придатними для користування протягом всього періоду їх зберігання, процеси розроблення всіх систем містять формулювання стратегій зберігання вилучених з документаційних систем електронних документів та пов’язаних з ними метаданих.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.