Загальні та спеціальні функції документа

Першочергова функція документа полягає в переданні ним визначеної соціальної інформації. Приміром, текстовий, ізографічний чи музичний документ може нести істину, добро, красу, але й разом з тим і негативну інформацію: відмову, розчарування, смуток тощо.

Уперше питання про соціальну інформацію, яку містить документ, було поставлене науковцями ще в 20—30-ті роки минулого століття. Пізніше, найбільш глибоко сутність цього поняття розкрили у своїх працях А.В. Соколов та Ю.М. Столяров.

Соціальна роль документа виявляється, перш за все, у його призначенні. Документ може призначатись для всіх членів суспільства, тобто мати масове призначення, або ж стосуватися окремих соціальних груп, спеціалістів, тобто бути спеціалізованим. Соціальне призначення документа виявляється через його безпосередні функції.

Документ, як і будь-яка інша система, створюється суспільством лише за тієї умови, якщо він виконує необхідні суспільству функції. Отже, функція документа — це його суспільна роль, мета й завдання.

Оскільки документ виступає як поліфункціональний об'єкт, він виконує низку взаємопов'язаних соціальних функцій. Умовно їх поділяють на три групи: головні, загальні, спеціальні.

Головні функції — це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ із метою забезпечення потреб суспільства за допомогою документної інформації.

До загальних функцій документів відносяться:

Зазначені функції характерні для більшості документів, незалежно від їх типу та виду. Характеристика загальних функцій документа наведена в таблиці 2.10.

Спеціальні функції притаманні не всім, а окремим видам і типам документів, де вони проявляються у відповідності до соціальних потреб суспільства. До спеціальних функцій, у свою чергу, можуть відноситись:

До спеціальних функцій можна також віднести: політичну, ідеологічну, художньо-естетичну, захисту інформації, грошового виразу, статистичну, джерельну, підтвердження авторського права тощо.

Кількість спеціальних функцій документа, як і можливих потреб суспільства, може бути досить значна, оскільки ці функції визначені суспільно-практичними цілями й завданнями, число яких не обмежене.

Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією, об'єктивно ж цей документ несе й інші функції. З часом питома вага тієї або іншої функції може змінюватися. Перераховані функції можна розділити на:

а) функції оперативного характеру, час дії яких обмежено (управлінська, правова, обліку);

б) функції постійнодіючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела).

Так, наприклад, свідоцтво про середню освіту, або диплом про вищу освіту чи свідоцтво про підвищення кваліфікації виконують як постійно діючі функції, так і функції оперативного характеру: інформаційну, культурну, соціальну, правову та функцію історичного джерела тощо.

Характеристика спеціальних функцій документа наведена в таблиці 2.11.

У цілому аналіз функцій текстових документів дозволяє виділити сукупні, кількісні та якісні їх характеристики.

Деякі функції становлять суть документа незалежно від волі й бажання автора, іншими документ наділяється свідомо, залежно від конкретних потреб. Зі зміною місця й ролі документа в інформаційному середовищі співвідношення між функціями змінюється, оперативна інформація перетворюється в ретроспективну.

Знання функцій документа дозволяє з'ясувати цільове (для чого та з якою метою створений конкретний документ) та читацьке (для кого створений документ - для дітей, дорослих, спеціалістів, студентів тощо) призначення, що допомагає якомога ефективніше використати його потенційні можливості.

ЗМ 8. Матеріальна та інформаційна складовідокумента

Коло питань: Матеріальна складова документа. Інформаційна складова документа. Носії інформації. Інформаційний рівень документа.

Для розуміння сутності документа розглянемо його матеріальну та інформаційну складові.

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.167 сек.