Новини освіти і науки:

G+

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Хто і як повинен підписувати документ?

Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування,

наприклад: Директор фабрики

(підпис)

При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву підприємства При назві посади того, хто підписує, не треба. Слід лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однаковою, посадою розташовують на одному рівні:

Директор фабрики Директор магазину

І. В. Сиваш _Г. А.

Іванова

(підпис) (підпис) (дата) (дата)

Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва _А. В. Коваль

(підпис)

Головний бухгалтер В. Н. Олексієнко

(підпис)

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом) наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник».

Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

- Де розташувати ініціали того, хто підписує документ?

а) у реквізиті «Адресат» — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г.,

б) у реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» -

перед прізвищем, напр.: С. П. Бсшакін; .... .

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів, напр..

Симоненко; Йолкіну М. Ю.; г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю. Є. науковий ступінь...»;

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

- Де поставити печатку?

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

- Як затвердити документ?

Якщо вимагається затвердження документа (акта прийман-ня- здавання матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його підписують виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує — директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставиться у верхньому правому куті перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр охорони здоров'я України

С.В. Кулик

(підпис)

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, протоколом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора 08.05.2004 №20

Або:

ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол зборів трудового колективу 21.02.2004 №2

- Як зазначити погодження змісту документа?

Це роблять для зовнішнього й внутрішнього погодження з метою оцінки документа — його попереднього розгляду (наприклад, звернення

адміністрації до колективу через профком) чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО Директор заводу

О.М.Юрін

(підпис)

08.09.2008

Головний бухгалтер

С. М. Білоус

(підпис)

08.09.2008

Головний інженер з техніки безпеки ________ О. І. Андрухів

(підпис)

08.09.2008

Або — колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому ВАТ «Радар»

15.10.2008 №7

- Як зазначити наявність додатків?

Наявність додатків до документа зазначають під текстом документа

так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти та науки України від 14.05.2004 № 55/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим, на іншу адресу.

- Як зазначається проходження і виконання документів?

а) резолюції:

До відома До керівництва До виконання Задовольнити прохання Головному бухгалтеру Іващенко М.Я.

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо.

Наприклад:

Відділ стилістики Шевченко Л.Л.

Прошу підготувати відповідь, на лист

(підпис) 4.07.2008

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частіші документа на вільному місці нижче реквізиту «Адресат» (не на тексті);

б) про виконання документа зазначають у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа:

До справи № 63/02.

Відповідь надіслано 12—03/48 від 24.03.2008

Секретар С.С. Лебедева

25.03.2008

в) про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

Климчук 221-14-68

г) про розмноження документа — також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ8. 10.07.2008.

- Як нумерувати сторінки?

Неправильно: Правильно:

-2-, 5114 с Починаючи з другого

аркуша

вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв арабськими цифрами без крапки: 3; 15

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.