Виробничо-господарська діяльність організацій дуже різноманітна. Різні факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би усім вимогам та для зручності роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками класифікації.
Передусім відокремлюють певні системи документації та документування.
- підвищенні оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов′язків виконавців, чіткого розподілу інформації;
- економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).
- підвищенні оперативності роботи з документами.
№ п/п
| Ознаки класифікації
| Види документів
| Примітки та приклади
|
|
Спеціалізація
| Загальні
| З адміністративних питань
|
Спеціалізовані
| З фінансових питань, з комерційних питань
|
|
Призначення
| Розпорядчі
| Документи, які відображають питання оперативного управління організацією
|
Організаційні
| Документи, що регламентують діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів
|
Інформаційні
| Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її межами
|
|
Місце складання
| Внутрішні
| Створені на тому підприємстві, де вони функціонують.
|
Зовнішні
| Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам
|
|
Напрям руху
| Вхідні
| Документи, що створені за межами організації та надійшли в організацію
|
Вихідні
| Документи, що створені в організацій, але використовуються за її межами
|
Внутрішні
| Створені на тому підприємстві, де вони функціонують.
|
|
Джерела виникнення
| Первинні
| Характеризують стан підприємства (статистична звітність)
|
Вторинні
| Отримані на підставі аналізу та узагальнення відомостей, наведених у первинних документах
|
|
Форма
| Стандарти
| Створені за чітко визначеними нормами та правилами, не мають відхилень від зразків
|
Індивідуальні
| Створені за задовільною формою
|
|
Спосіб виготовлення
| Типові
| Заяви
|
Трафаретні
| Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповнені
|
Індивідуальні
| Листи, відгуки, реценції
|
|
Техніка відтворення
| Рукописні
| Написані від руки
|
Відтворені механічним способом
|
Надруковані
|
На аудіо– та відео плівці
| Аудіо– або відеозапис якоїсь події
|
На дискетах для користування на ПК
| Створені для роботи на ПК
|
|
Ступінь гласності
| Цілком секретні
| Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах
|
Секретні
| Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах
|
ДСК (для службового користування)
| Зберігаються у сейфах, видаються для роботи відповідно до затвердженого керівником списку
|
Загальнодоступні
| Документи, з якими можуть ознайомитися всі бажаючі без обмежень
|
| Складність
| Односкладні
| Складаються з одного питання
|
Складні
| Містять в собі два або більше питань
|
|
Стадії створення
| Оригінал
| Документ, який створено вперше й належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копії рівнозначні
|
Копія
| Це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку „копія” і завірена в певному порядку. В свою чергу розрізняють 3 різновиди копій:
1. Відпуск – це копія оригіналу документа, що залишається у відправника.
2. Витяг – копія, що відтворює частину оригіналу.
3. Дублікат – другий примірник документа, виданий у зв′язку із втратою оригіналу.
|
|
Термін зберігання
| Постійного зберігання
| 75 років
|
Тривалого зберігання
| Понад 10 років
|
Тимчасового зберігання
|
До 10 років
|
|
Зміст
| Організаційно-розпорядчі
| Документи для оперативного управління установою
|
Фінансово-облікові
| Відображають ведення обліку в організації
|
Постачальницько-збутові
| Відображають аспекти господарської діяльності установи
|
|
Термін виконання
| Термінові та дуже термінові
|
До 10 днів
|
Звичайні, безстрокові
| До 30 днів
|
|
Засоби фіксації (відбиття)
| Письмові (рукописно-друковані)
| Охоплюють усі рукописні та машинописні документи
|
Графічні
| Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани
|
Фото-, кіно-, фотодокументи
| Дають можливість зафіксувати ті об′єкти, явища, процеси, котрі відтворити іншими засобами неможливо.
Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують для протоколювання зборів, нарад, засідань тощо.
|
|
Юридична сила
| Справжні
| Бувають:
- дійсними;
- недійсними, тобто втратили юридичну силу. Наприклад, договір.
|
Підробні
| Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки
|
|
Походження
| Службові
| Стосуються інтересів підприємств та організацій
|
Особисті
| Стосуються певної особи, імені
|
|
Ступінь обов′язковості
| Директивні
| Потребують обов′язкової відповіді, виконання
|
Інформаційні
| Виготовляються з інформаційною метою й беруться до відома
|
| Найменування
| Положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи, довідки, плани тощо
|
|