Вимоги щодо реєстрації документів

Реєстрацiя документiв - це запис необхідної інформації про документ, що надійшов, шляхом проставлення на ньому умовних позначень (реєстраційного iндексу, дати надходження).

Мета реєстрацiї - забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання наявної в них iнформацiї.

Реєстрацiя документiв здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація допускається в установах з обсягом документообiгу понад 10 тис. документiв на рік, з територіально роз’єднаними структурними підрозділами. Місце реєстрації документiв закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений перелік документiв, що не підлягають реєстрацiї. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації може мати наступну форму:

Перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою:

1. Листи, що надійшли до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Графіки, наряди, рознарядки.

4. Зведення та інформація, надіслані до відома.

5. Навчальні плани, програми (копії).

6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

7. Прейскуранти (копії).

8. Вітальні листи і запрошення.

9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності

Реєстрації підлягають всі документи, які всебічно висвітлюють діяльність установи (фірми), що потребують обліку, виконання i використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облiково-статистичнi, бухгалтерські, фінансові тощо).

Реєстрація документа – це фіксування факту створення чи надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номеру в межах груп документів, що реєструються й доповнюється індексом кореспондента для вихідних документів (індексом структурного підрозділу відповідно до номенклатури справ). Реєстраційний номер – це порядковий номер, що присвоюється вхідним чи вихідним документам під час їх реєстрації та є частиною індексу документа. Реєстрацiї пiдлягають ті документи, що надходять; тi, що створюються i функціонують в установі; тi, що направляються до інших установ.

Кожний документ реєструється в установi тільки один раз. Такий принцип реєстрацiї документiв. Вхідні документи реєструються в день їх надходження, або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. Створені в установi документи реєструються в день підписання їх або затвердження.

Реєстрація проводиться в межах груп документiв залежно від найменування, виду, автора i змісту. У процесі реєстрацiї документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документа, що реєструються i доповнюється індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Реєструються документи на реєстрацiйно-контрольних картках (РКК) (установах 1,2 та 3 категорії), що придатні для обробки засобами обчислювальної техніки.

У невеликих установах (4 категорiї) допускається застосовувати журнальну форму реєстрації:

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Приймання та попередній розгляд документів	\|	Реєстрації вихідних (або внутрішніх) документів

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.