Реєстрації вихідних (або внутрішніх) документів

ЖУРНАЛ

Реєстрації вхідних документів

ЖУРНАЛ

Індекс реєстрації документа	Дата надходження документа	Звідки надійшов документ	Дата та індекс отриманого документа	Вид документа та короткий зміст, резолюція	Термін виконання	Кому направлений документ (виконавець)	Позначка про виконання документа
Структурний підрозділ (індекс)	Прізвище одержувача та посада	Підпис та дата отримання

Дата та індекс документа	Кореспондент	Короткий зміст	Контроль за виконанням документів	Кому направлено
Встановлений термін виконання	Позначка про виконання

За картковою формою реєстрацiї вид i визначення кількості картотек залежить вiд конкретних потреб роботи установи. В установах, де реєстрація ведеться по структурних підрозділах i там складаються довідкові картотеки. Реєстраційні картки складаються в двох примірниках (для канцелярiї i структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом), а в разі взяття документа на контроль виготовляються три примірники реєстраційної картки.

Реєстраційні картки групуються в облiково-довідковi картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Вони складаються з двох частин: виконаних i невиконаних документів. Перша використовується для пошуку виконаних документiв з певного питання, друга - для пошуку документiв в процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

У міру виконання документiв картки перекладають із розділів першої частини картотеки з поставленням на них необхідних позначок про виконання у відповідний розділ i рубрику другої частини картотеки.

Слід уяснити, що різні за призначенням документи реєструються окремо. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської дiяльностi, бухгалтерські зведення тощо. Відповідно до цого за журнальної форми реєстрації документiв рекомендується вести такі журнали:

- урядових документiв;

- наказів керівника установи з основної дiяльностi;

- наказiв щодо особового складу;

- відряджень;

- рішень колегії установи;

- актів ревізій фінансово-господарської дiяльностi тощо.

Автоматизована реєстрація документiв проводиться централізовано в місцях реєстрацiї документiв, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрацiї, або з реєстрацiйно-контрольної картки.

Обов’язкові реквізити реєстрацiї:

- назви документа;

- автор документа, (кореспондент);

- дата документа;

- індекс документа;

- заголовок документа або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, змiст доручення, автор, дата, підпис);

- відповідальний виконавець;

- термін виконання;

- позначка про виконання ( короткий запис вирішення питання, дата виконання, iндекс документа-вiдповiдi).

За автоматизованої системи реєстрацiї формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстрацiйних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи та місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей i виготовлення машинограм.

Пошук необхідної інформації здiйснюється автоматизовано в місцях реєстрацiї та обробки iнформацiї. Ця робота проводиться централiзовано.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Вимоги щодо реєстрації документів	\|	Організація контролю за документами

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.