Установлення полів. Злиття кількох документів

У текстовому процесорі Microsoft Word можна автоматично змінювати певну частину документа, об'єднувати їх, створювати документи, які різняться, наприклад, тільки прізвищем одержувача тощо. Для цього використовують поля.

Поле— сукупність команд у вигляді спеціальних кодів, яку застосовують для вставлення в документ додатково)' інформації (наприклад, номера сторінки, поточної дати в колонтитулах).

При кожному відкриванні документа, якщо встановлено відповідний параметр, значення полів можуть змінюватися автоматично. Щоб уникнути зміни значення, поле виділяють, натискають на клавіші Crtl + F11, після чого команда Обновить поле контекстного меню правої клавіші миші стає неактивною. Для зняття блокування зміни натискають на клавіші Ctrl + Shift + Fll.

Нехай, наприклад, у документ треба додати поточну дату: «четвер, 9 жовтня 2003 рік».

Щоб вставити таке поле, активізують команди Вставка, Поле, внаслідок чого на екрані дисплея з'являється вікно (рис. 4.42), в якому наявні:

1 — перелік категорій полів (для наведеного прикладу це — Дата и время;категорія Всемістить перелік усіх типів полів);

2 — перелік тих типів полів, які вміщено у вибрану ліворуч категорію (для наведеного прикладу це — Date);

3 — вибір потрібного формату поля;

4 — після активізації кнопки Коды поля,а в наступному вікні — кнопки Параметрыможна змінити встановлені параметри поля (для наведеного прикладу вибирають відповідний (повний) формат дати, після чого активізують кнопку Добавить).

Після активізації кнопки ОК у документ вставляється значення вибраного типу поля.

Злиття документів

Цю функцію використовують для створення серії однотипних документів, які відрізняються лише частково (наприклад, адресою отримувача або його прізвищем тощо). Для реалізації цієї функції необхідно мати два документи:

• основний, що містить інформацію, незмінну для всіх копій документа, і поля, значення яких автоматично змінюються в кожній копії;

• джерело даних, тобто файл із тією інформацією, яка автоматично вставляється в поля основного документа.

Нехай, наприклад, треба роздрукувати бланки запрошень, у яких змінюється тільки прізвище одержувача. Тут основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело — перелік прізвищ.

Для створення основного документа відкривають новий документ, активізують команди Сервис, Письма и рассылки,Мастер слияния,внаслідок чого на екрані дисплея у правій частині в області задач з'являється додаткове вікно Слияние(рис. 4.43),в якому з переліку (Письма, Конверты, Наклейкитощо) (1) обирають потрібний тип документа (наприклад, Письма)й активізують посилання (2)Далее. Открытие документа.

У наступному вікні визначають, як буде створюватися документ: на базі поточного чи вибраного шаблону аркуша або з використанням наявного документа. Якщо документ не існує, вибирають Текущий документі активізують посилання Далее. Выбор получателей.

У наступному вікні в групі Выбор получателейвибирають перемикач Создание списка,в групі Ввести список— посилання Создать.

Вікно Новый список адресовмістить перелік усіх полів, які можна додати до основного документа. У наведеному прикладі необхідно працювати лише з полем, яке включає тільки прізвища отримувачів. Тому для зручності можна використати кнопку Настройка...(2)на рис. 4.45, у вікні (див. рис. 4.44) з переліку полів вилучити всі непотрібні поля, для чого поле виділяють і активізують кнопку Удалить(1). Внаслідок цього для наведеного прикладу залишається одне поле — Фамилия,назву якого змінюють за допомогою кнопки Переименовать(2)на Прізвище.Після виконання всіх дій натискають на кнопку ОК.

Знову відкривається вікно Новый список адресов(див. рис. 4.45) з переліком лише потрібних полів, у які необхідно ввести значення. Для цього послідовно у поле Прізвищевносять прізвища і натискають на кнопку Создать запись(2).По закінченні активізують кнопку Закрытьі у наступному вікні Сохранение списка адресоввизначають ім'я та місце збереження документа й активізують кнопку Сохранить.

Знову з'являється вікно з відкритою панеллю Область задач,у якому активізують посилання Далее. Создание письма.Після цього в поточному документі створюють текст листа (рис. 4.46).

Для додавання полів злиття з необхідними прізвищами встановлюють курсор у потрібне місце, зокрема після слова Шановний(І), й активізують посилання Другие элементы(3). З'являється вікно Добавление поля слияния(2), яке містить поля для вставлення в документ (у наведеному прикладі — лише одне поле з прізвищами), обирають потрібне поле і натискають на кнопку Вставить.

Після додавання всіх полів злиття в основний документ в області задач активізують посилання Далее. Просмотр писем(4).У наступному вікні можна переглянути і відкоригувати значення полів злиття (посилання Изменить список),після чого активізують посилання Далее. Завершение слияния.

Увікні, що з'являється на екрані дисплея, можна переглянути всі листи (посилання Изменить часть писем),об'єднати всі записи й переглянути у вікні попереднього перегляду) або відразу їх надрукувати (посилання Печать).

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
За допомогою кнопок панелі Рисование	\|	Комбінації клавіш, які використовують у роботі з текстовим редактором Microsoft Word

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.