Лекція 16. Створення та робота з табличною базою даних.

1. Загальні положення

Табличний процесор Excel забезпечує, поряд із власне обробленням електронних таблиць-аркушів, формування ділової графіки, створення, оброблення і підтримку нескладних, але великих баз табличних даних.

База даних — певний набір даних, призначений для зберігання інформації з якоїсь предметної сфери.

У цьому плані Excel можна розглядати як нескладну СУБД реляційного типу. Реляційні бази даних подаються у формі звичайних двовимірних електронних таблиць-відношень (relation); в останніх версіях Excel їх називають просто списками. База даних (список) в Excel — той самий робочий аркуш із його стовпцями і рядками, текстом, числами й іншими елементами, але сформований за певними правилами.

Структурними компонентами будь-якої бази даних є записи, поля і заголовний рядок.

Запис — вичерпний опис конкретного об'єкта, що містить низку різнотипних, логічно пов'язаних між собою полів, наприклад:

10 АлмазовО. М. 1968 Інженер Харків 86

Кожний запис — це рядок бази даних. Усі записи мають однакову фіксовану довжину, їх кількість, у принципі, не обмежена.

Поле— певна характеристика об'єкта або окремий елемент даних у запису. Кожне поле має унікальне ім'я, йому відповідають дані одного стовпця. Для ефективного пошуку, селекції та сортування даних бази доцільно записи поділяти по полях, що містять найдрібніші елементи даних. Так, замість одного поля «Прізвище, ім'я, по батькові» краще задати три: «Прізвище», «Ім'я» і «По батькові». Єдину адресу клієнта можна розділити на поля «Поштовий індекс», «Місто», «Вулиця», «Номер будинку» і т. п.

Заголовний рядок розташовується на самому початку бази-списку і має імена полів, тобто заголовки стовпців робочої книги. Іменамають бути інформативними, лаконічними та розміщуватися в одному рядку.

2. Загальні правила формування бази даних:

§ у базі даних, як правило, розміщуються тільки поля початкових даних. Поля, що обчислюються, шапку документа і підсумкові рядки до бази не включають, їх формують на етапі створення документа-звіту;

§ заголовний рядок має відрізнятися від рядків-записів кольором, шрифтом або обрамленням. У разі монохромного друку його краще взяти в рамку;

§ після заголовного рядка мають іти рядки записів; розділяти їх навіть порожніми рядками не рекомендується;

§ в однойменних полях записів розміщують дані тільки одного типу: числа, тексти або дати. Не треба розпочинати поля з пропусків;

§ текстові дані краще розпочинати з великих літер, розширюючи таким чином можливості пошуку та сортування даних;

§ фон сусідніх записів доцільно чергувати: при цьому поліпшується сприйняття даних користувачем;

§ на одному аркуші бажано розміщувати тільки одну базу даних. Інші дані краще розташувати на інших аркушах. Поєднання різнорідних баз даних можливе, якщо відокремити їх порожніми рядками і стовпцями.

3. Формати файлів баз даних

Базу даних, створену засобами Excel, можна зберегти не тільки у стандартному форматі книги (.xls), а й у звичному для баз даних форматі, наприклад, dbf-файлі. У цьому випадку програма коректно визначає типи полів (текст, числове, дата) та їхні довжини (для тексту) на підставі наявних даних. Для створення dbf-файлу достатньо вибрати значення DBF 4 (dBASE IV) (*.dbf) у полі Тип файлу діалогового вікна Збереження документа, яке викликається командою Файл – Сохранить как...

Excel дає змогу також працювати з dbf-файлами та файлами баз даних системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Office Access. Для відкриття таких файлів у полі Тип файлу діалогового вікна Відкриття документа треба, відповідно, вибрати значення Файли dBase (*.dbf) або Бази даних Access (*.mdb; *.mdb). Іншим способом відкриття таких файлів є використання команди Получение внешних данныхз вкладкиДаные.

4. Створення бази даних.

Базу даних, як і будь-яку книгу Excel, створюють командою Файл—Создать. Спочатку можна ввести назву таблиці, наприклад «Відомості про замовлення товарної продукції», потім — її заголовний рядок із однорядковими та короткими іменами полів: «Замовник», «Шифр товару» і т. ін.. Далі потрібно замінити системне ім'я бази «Книга1» на призначене для користувача, наприклад на «Замовлення», клацнувши мишею на кнопці Сохранить.

Після натиснення мишею на будь-якій із комірок таблиці командою Форма на екран викликається діалогове вікно, де відображається список уведених даних.

Рисунок 16.1 – Перегляд вмісту БД по одному запису

Для того, щоб відкрити діалогове вікно Форма, необхідно спочатку додати кнопку виклику вікна на панель швидкого доступу. Для цього натисніть на іконку налаштування панелі швидкого доступу та оберіть пункт Другие команды…

Рисунок 16.2 – Перегляд вмісту БД по одному запису

У вікні оберіть в полі Выбрать команды изпункт Команды не на ленте. Після чого, знайдіть в списку команд «Форма…» виділіть її, та натисніть на кнопку «Добавить >>» та натисніть ОК, після чого вона з’явиться на панелі швидкого доступу.

Значення полів запису вводять до відповідних комірок діалогового вікна у тій послідовності, в якій вони сформовані в таблиці. Перехід між комірками виконується за допомогою клавіші Tab або клавіш керування курсором. Усі комірки вікна мають таку ж ширину, як і найширше поле (стовпець) бази. При потребі її можна збільшити (зменшити) «буксируванням» правої межі стовпця таблиці. Запис передають у кінець бази даних командою Добавить. Після цього вводять наступний запис і т. п. до кінця бази.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
МІНІСТЕРСТВО НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ УКРАЇНИ	\|	Попередження

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.006 сек.