Ведення діловодства юридичною службою

Документаційне забезпечення управління є важливою складовою діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення діловодства та організація документообігу відіграють важливу роль у діяльності сучасних підприємств. Тому нині надзвичайно важливим є вдосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність підприємства охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого бізнесу. Дуже важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

Деякі документи (наприклад, правові акти представницьких і розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні та інші акти, договірна документація) виконують юридичні функції, закріплюючи і змінюючи правові норми в правовідносинах чи завершуючи їх дію; інші документи використовуються як докази в суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті тощо.

Порядок ведення діловодства на підприємствах визначається спеціальними нормативно-правовими актами, зокрема Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства» від 17 жовтня 1997 р. № 1153, де обумовлюється порядок складання документів, ведення справ, створення архіву для забезпечення зберігання найцінніших документів.

Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату управління підприємства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат та ін.). Діловодством займається і юридична служба, яка опрацьовує значну кількість різних документів.

Правильне ведення діловодства дає можливість зорієнтуватися в усіх питаннях, що їх розглядає юридична служба, швидко скласти вичерпну довідку, підготувати висновки та огляди. Юридична служба одержує велику кількість офіційних документів, готує претензійно-позовні та інші необхідні матеріали. Метою організації діловодства є максимальне зменшення обсягу документів і широке використання технічних засобів одержання та обробки інформації; розробка і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка й використання найбільш раціональної системи обліку документів, що надходять та відсилаються; забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах.

Основними умовами раціональної роботи з документами є їх чітка систематизація, закріплена в номенклатурі справ.

Номенклатура має п'ять граф. У графі 1 зазначається порядковий номер справи у номенклатурі. У графі 2 проставляється умовне позначення структурного підрозділу, що веде цю справу, його порядковий номер — разом це визначає індекс справи. У графі 3 подається найменування справ. У графі 4 визначаються терміни зберігання справ, а у графі 5 даються пояснення до найменувань справ і термінів їх зберігання. Метою організації діловодства є максимальне зменшення обсягу паперів і ширше використання технічних засобів одержання й обробки інформації; розробка і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення та проходження на підприємстві; розробка і використання найраціональнішої системи обліку документів, що надходять та відсилаються; забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах; розробка номенклатури справ з виокремленням питань, що входять до компетенції юридичної служби.

Юридична служба у діловодстві користується журналами: реєстрації претензій, висунутих підприємством; реєстрації претензій, висунутих до підприємства; обліку договорів з постачальниками; обліку договорів зі споживачами та ін.

Крім того, у діловодстві ведуться спеціальні справи, до яких згідно з номенклатурою вкладаються накази вищих організацій; роз'яснення та інструктивні листи Вищого господарського суду України; копії положень про підприємство і структурні підрозділи; плани роботи відділу і юрисконсультів; матеріали перевірок правової роботи у структурних підрозділах та деякі інші.

Зазначені документи зберігаються в юридичній службі впродовж року, після чого передаються до архіву підприємства. Цьому передує експертиза цінності документів, яку проводить комісія, призначена керівником підприємства.

Питання для самоконтролю

8. Поняття та значення планування.

9. Назвати розділи перспективного плану.

10. Основні напрямки, за якими слід планувати правову роботу.

11. Хто здійснює контроль за виконанням планів роботи юридичною службою?

12. З якою метою здійснюється діловодство юридичної служби підприємства?

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Загальні критерії оцінки роботи діяльності юридичних служб	\|	ЗМІСТ РОБОТИ ЮРИДИЧНОЇ СЛУЖБИ ЩОДО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗАКОННОСТІ

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.