Створення довідково-інформаційних документів

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні аспекти їхньої діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також мають допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій у їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.

Розглянемо основні види довідково-інформаційних документів.

Анкета

Анкета — документ, текст якого складається із запитань та обмеженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей. Біографічна анкета застосовується під час оформлення на роботу. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кадрів, характеристики, довідки.

Анотація

Анотація — коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, посібника, звіту тощо. Друкується анотація на звороті титульної сторінки. Може бути подана двома мовами: мовою видання та однією з іноземних. Анотація допомагає в рекомендуванні та рекламуванні наступних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших питань, скорочує час на ознайомлення із самою книгою. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу чи публікацію.

Відгук

Відгук — документ, у якому висловлюється обгрунтований погляд фахівця щодо наукової та дослідницької праці.

На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супроводжувальний лист до відгуку, якщо він подається, підписує керівник установи.

Відгук складається з назви документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиціями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підписують фахівці, посадові особи, після чого ставиться дата.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Відмітка про наявність документа в електроній формі (реквізит30)	\|	Висновок

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.004 сек.