• Гідрологія і Гідрометрія
• Господарське право
• Економіка будівництва
• Економіка природокористування
• Економічна теорія
• Земельне право
• Історія України
• Кримінально виконавче право
• Медична радіологія
• Методи аналізу
• Міжнародне приватне право
• Міжнародний маркетинг
• Основи екології
• Предмет Політологія
• Соціальне страхування
• Технічні засоби організації дорожнього руху
• Товарознавство продовольчих товарів

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Нормативні акти, які регламентують організацію взаємодії, повноважень та відповідальності працівників апарату управління

До нормативних актів, які регламентуються організацією взаємодії та повноважень і відповідальність на підприємстві, відносяться положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників.

Положення про структурний підрозділ відображають правові питання взаємовідносин кожного структурного підрозділу з іншими ланками.

Основні функції структурних підрозділів, межі компетентності їх менеджерів визначає перший керівник підприємства.

Правильно розроблені положення сприяють поліпшенню організації управління, підвищенню ефективності праці управлінського персоналу, укріпленню дисципліни, опрацюванню більш якісних управлінських рішень.

Положення про підрозділи розробляються з урахуванням таких рекомендацій:

1) вони повинні бути конкретними, а формулювання, які містяться в них, чіткими й однозначними;

2) складати їх слід за єдиною методикою керівникам підрозділів за умови допомоги з боку служби, яка забезпечує розробку й розв’язання питань організації й управління;

3) положення мають бути погоджені між собою;

4) при розробці положень слід додержуватися принципу системності, який полягає в тому, що складання положення про новий або зміна положення про діючий підрозділ, як правило, приводить до перегляду (коригування, зміни) положень про інші підрозділи;

5) положення у міру зміни функцій підрозділів, методів їх виконання, ролі і місця підрозділу в системі управління необхідно переглядати (як правило, один раз на три роки).

Положення затверджуються керівником підприємства або його заступником відповідно до встановленого між ними розподілу функцій. Підготовку і затвердження положень, тобто введення їх у дію, доцільно здійснювати одночасно для всіх підрозділів або згідно з графіком.

Положення про підрозділ, як правило, має такі розділи: загальні положення; функції підрозділу; права; відповідальність підрозділу; відносини з іншими підрозділами.

У розділі «Загальні положення»зазначають відповідно до штатного розпису назву підрозділу, його місце у системі управління організацією, мету створення, напрями і завдання діяльності, посаду одного з керівників підприємства, якому безпосередньо підпорядкований підрозділ, посаду керівника підрозділу, порядок призначення і звільнення його з посади. У цьому розділі мають бути представлені внутрішня структура підрозділу (наприклад, відділи в управлінні, сектори і бюро у відділах), а також система підпорядкованості, зв’язків і взаємодії. Зазначають також підрозділи, які йому підпорядковані, порядок затвердження їх структури і штатів, найважливіші нормативні документи, якими керується підрозділ у своїй діяльності.

У розділі «Функції підрозділу»визначають функції, необхідні для вирішення покладених на підрозділ завдань. Вони формуються на основі розподілу всього комплексу робіт, який охоплює організаційна структура підприємства.

Більшість конфліктних ситуацій, які доводиться розглядати керівникові, пов’язані з нечітким, неповним, а іноді нераціональним розподілом функцій між підрозділами.

Для підвищення ефективності управління і оптимальної завантаженості керівника при розподілі функцій між підрозділами доцільно використовувати такі рекомендації.

Функції підрозділів повинні охоплювати весь комплекс робіт, пов’язаних з управлінням підприємством. Не можна допускати «управлінського вакууму», тобто такого становища, коли деякі функції (роботи) не закріплені за відповідними підрозділами, а також виключити дублювання і паралелізм, тобто закріплення однієї функції чи кількох робіт за двома або більше підрозділами.

У розділі «Функції підрозділу» в разі потреби зазначають ступінь його участі у вирішенні питань, що стосуються цієї функції, і в чому ця участь виявляється: розв’язує питання самостійно, погоджує рішення, готує інформацію та ін.

У розділі «Права» визначають повноваження керівника підрозділу та інших посадових осіб, необхідні для виконання покладених на підрозділ функцій. Керівник підприємства розподіляє обов’язки між безпосередньо підпорядкованими йому працівниками і відповідальними виконавцями. Важливо визначити ступінь використання прав керівників функціональних підрозділів не тільки у відносинах між ними, а й щодо лінійних підрозділів — виробництв, цехів, дільниць тощо.

У розділі «Відповідальність підрозділу» з урахуванням умов реалізації функцій і прав, встановлюють дисциплінарну, адміністративну і матеріальну відповідальність керівника за організацію роботи підрозділу, виконання покладених на нього обов’язків, стан справ, що стосуються компетенції підрозділу. У положенні має бути чітко визначено, за що відповідає керівник, і в якій формі.

Заключний розділ «Відносини з іншими підрозділами» містить інформацію (звичайно це перелік документів), що надходить у підрозділ і виходить з нього. При цьому вказують вид документа (довідка, звіт, відомість, повідомлення та ін.), періодичність і строки його подання, кому направляють або від кого виходить, порядок одержання і видача. Зазначають також інформацію, яку можуть отримувати працівники в інших підрозділах (присутність на нарадах, ознайомлення з документами, їх візування).

Не менш важливим нормативним актом, який регламентує організацію взаємодії і повноважень всередині структурного підрозділу, є посадові інструкції.

Посадова інструкція — організаційно-розпорядчий документ, що регламентує роботу виконавця і визначає його компетенцію; її наявність — необхідна передумова раціональної організації праці.

Посадові інструкції дають можливість:

- точно розподілити між працівниками функції, роботи, обов’язки:

- забезпечити взаємозв’язок між працівниками, не допускаючи при цьому дублювання і паралелізму виконуваних ними функцій;

- застосовувати найбільш раціональні прийоми і методи роботи, удосконалюючи закріплені в інструкції вимоги;

- підвищити особисту відповідальність виконавця за виконання закріплених за ним робіт і використання прав;

- ефективно застосовувати засоби дисциплінарного і матеріального впливу;

- більш об’єктивно оцінювати діяльність працівників, зокрема у разі переміщення, атестації, підбитті підсумків роботи за рік та ін.;

- захист працівників від необґрунтованих вимог і санкцій;

- поліпшити планування роботи виконавця;

- прискорити засвоєння працівником своїх обов’язків;

- упорядкувати інформаційні потоки в апараті управління.

Посадова інструкція складається з таких розділів:

- загальні положення;

- функції;

- обов’язки;

- права;

- відповідальність працівника;

- взаємодія зі співробітниками (зв’язки за посадою);

- оцінка діяльності та стимулювання працівника.

У розділі «Загальні положення» фіксують основні завдання працівника; порядок заміщення посади, порядок приймання, переміщення і звільнення; підпорядкованість працівника, хто йому підпорядкований; вимоги до особи, що обіймає певну посаду; нормативні документи, якими керується працівник у своїй діяльності; порядок заміщення у разі, якщо працівник відсутній. При викладанні цього розділу слід звернути увагу на деякі моменти.

Як правило, працівник безпосередньо підпорядкований одному керівнику. Винятки зазначають окремо. Працівник може бути призначений на посаду за поданням його безпосереднього керівника або за погодженням з ним.

Вимоги до працівника викладаються згідно з кваліфікаційним довідником посад керівників, спеціалістів і службовців. Доцільно зазначити власне кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж, спеціальне навчання, що повинен знати працівник, що він повинен уміти).

У переліку нормативних документів, якими має керуватися працівник, зазначають накази, положення, інструкції та ін. На деяких підприємствах встановлено порядок, згідно з яким працівник повинен регулярно ознайомлюватися з більш широким колом нормативних актів.

Порядок заміщення працівника у період його відсутності може передбачати кілька варіантів, наприклад, його заміщує безпосередній керівник, працівник, що обіймає однакову посаду, або кілька працівників, між якими розподіляють функції відсутнього, чи його підлеглий.

У розділі «Функції працівника» подають у розширеному вигляді перелік виконуваних працівником функцій (робіт за напрямами діяльності).

У розділі «Обов’язки працівника» зазначають його посадові обов’язки, що виходять з його завдань — основних і поставлених перед підрозділом. Якщо в обов’язках виконавця переважають суворо регламентовані роботи, а також такі, що часто повторюються (як правило, технічні, рутинні), їх доцільно викладати якомога конкретніше, включаючи описання способів і методів їх виконання.

Якщо роботи відрізняються складністю, різноманітністю, великою питомою вагою логічних, творчих елементів, рідко повторюються, залежать від ступеня самостійності прийнятих рішень, обов’язки можна формулювати без зайвої деталізації. Викладати їх слід повно, чітко й однозначно. Останнє означає, що в разі виникнення конфліктної ситуації може прийматися лише одне з двох рішень: або інструкція передбачає певну роботу, і в такому разі винен виконавець, який її не виконав, або робота не передбачена інструкцією і винен керівник, який її затвердив, чи доручив роботу.

Обов’язки слід викладати у порядку їх складності — від основних, складних — до другорядних, простих за такими напрямами: планування, аналіз, контроль, розподіл, підготовка і опрацювання документів тощо.

У розділі «Права працівника» закріплюють повноваження, необхідні працівнику для самостійного виконання покладених на нього обов’язків. Права повинні відповідати обов’язкам. Слід передбачити право працівника отримувати інформацію (ознайомлюватися з документами, бути присутнім на нарадах, виїжджати на об’єкти та ін.), погоджувати (візувати) документи, приймати рішення, підписувати відповідні документи, давати вказівки у межах своєї компетенції, здійснювати контроль, взаємодіяти з іншими підрозділами і працівниками, представляти підрозділ за його межами, заміщувати керівника, надавати інформацію на вимогу відповідних ланок управління.

У розділі «Відповідальність працівника» необхідно відобразити зміст і форми відповідальності працівника. Відповідальність настає у разі невиконання або неправильного виконання обов’язків, невикористання або неправильного використання прав. Неухильно слід додержуватися принципу персональної відповідальності працівника.

Усі положення цього розділу мають бути викладені так само ретельно, як і обов’язки.

Один виконавець може відповідати за кілька робіт, проте за кожну роботу повинен відповідати тільки один виконавець.

У посадовій інструкції може бути передбачено, що працівник відповідає за виконання певних наказів, рішень, вимог, яким повинні відповідати кінцеві результати його діяльності; за використання наданих йому ресурсів (коштів, матеріалів тощо); за організацію, характер і результати діяльності підлеглих йому виконавців.

У розділі «Взаємодія із співробітниками» визначають основи взаємодії працівника зі співробітниками свого підрозділу, інших підрозділів та організацій. Тут визначають також інформацію, яка надходить до працівника і виходить від нього. При цьому встановлюють її адресність, періодичність, строки надходження, іноді форму подання (таблиці, списки, графіки). Зазначають також, з ким слід погодити ті або інші документи, хто братиме участь у підготовці рішень, проведенні нарад тощо.

Заключний розділ інструкції — «Оцінка діяльності і стимулювання працівника» (деякі методичні рекомендації такого розділу не передбачають). У ньому викладають критерії оцінки виконання працівником своїх службових обов’язків, форми стимулювання й показники, від яких вони залежать (досягнення конкретного результату, виконання встановленого обсягу робіт, економія ресурсів, відсутність претензій і рекламацій, самостійність, ініціатива, своєчасність, безпомилковість тощо).

Запропонована структура посадової інструкції не є універсальною і загальноприйнятою. Певного канону або єдиного стандарту посадової інструкції не існує, однак у ній завжди можна виділити — як найбільш важливі — положення про функціональні обов’язки, права і відповідальність.

Переглядів: 619