Квадрат 4: Нетермінові і важливі справи

Зверніть увагу на цю групу справ: саме вони можуть принести найбільшу користь у майбутньому. Люди, які виділяють достатньо часу на виконання завдань із даного квадрату, найчастіше досягають успіху. Крім того, у цих справах ви можете якнайкраще показати всі свої здібності: відсутність обмежень по часу дозволяє вибирати найкращі шляхи розв’язання задач. Варто бути обережним, оскільки, якщо вчасно не виконати завдання із цього квадрату, вони стають терміновими і переходять у квадрат 2.

· Перегляд нетермінових і важливих справ:

· Планування нових та аналіз старих проектів

· Вивчення іноземних мов

· Відвідування спортзалу

ВАЖЛИВІСТЬ ПЛАНУВАННЯ РОБОЧОГО ПРОЦЕСУ

Уміння планувати робочий час особливо важливо для керівників і менеджерів. Від того, наскільки начальник володіє прийомами тайм-менеджменту, залежить ефективність роботи всієї організації. Якщо ні керівник, ні підлеглі не володіють цими навичками, налагодити ефективну роботу буде дуже важко.

Планування робочого процесу, розстановка пріоритетів, грамотне визначення цілей і завдань - все це допоможе раціонально використовувати час і встигати більше в менші терміни. Але багато керівників воліють пускати справи на самоплив. Результатом такого підходу стають систематичні переробки, зрив термінів, відсутність в колективі дисципліни і, в кінцевому підсумку, неефективний виснажливу роботу.

Отже, чому планування необхідно?

Воно дозволяє врахувати всі завдання і нічого не упустити. Людська пам'ять - ненадійний інструмент, і працівник може просто забути про якийсь важливій справі. План робочого дня спростить запам'ятовування і звільнить увагу для більш важливих справ.

Крім того, планування допомагає розставити пріоритети і зосередитися на вирішенні найбільш важливих і термінових завдань, замість того щоб витрачати левову частку робочого часу на другорядні справи.

І, нарешті, чіткий план забезпечує спокійне емоційний стан. Коли людина не знає, чим він буде займатися протягом дня, виникає підсвідомий страх невідомості, нервозність і розгубленість. Маючи перед очима детальний план, людина спокійний і готовий до роботи.

Навіщо потрібно планування

1. План робочого дня: і жодна справа не залишиться непоміченим

Який гарною не була б ваша пам'ять, якщо справ вище даху, все не згадаєш. План робочого дня викладений на папері спростить запам'ятовування і звільнить увагу для більш важливих справ. І не вчинить питання: «А чи все я зробив?», Адже завжди буде можливість заглянути в щоденник. Вигоди планування в даному випадку очевидна!

2. Коли ми витрачаємо час на планування робочого дня, його стає більше

Життєвий досвід великого числа успішних людей показує, що збільшення витрат часу на планування веде до скорочення часу на виконання і у результаті до економії часу в цілому. Вигоди планування полягає в тому, сто кожна хвилина, витрачена на планування діяльності, економить 10 хвилин здійснення. Тобто дає 1000% віддачу від вкладених розумової, емоційної і фізичної енергії.

Складання плану на день займе 10-12 хвилин. Ця невелика витрата 10-12 хвилин заощадить вам 100-120 хвилин виконання, що забезпечує збільшення продуктивного часу на дві години на день, тобто на 25% підвищує вашу щоденну продуктивність з того самого дня, коли ви починаєте планувати свій робочий день заздалегідь. На місяць це виходить 2000-2400 хвилин, що становить 4-5 повних робочих днів !!! І ні якої втрати часу!

3. План робочого дня встановлює пріоритети

Розподіливши черговість виконання що стоять перед вами завдань, Ви будете знати, в якому порядку і що слід робити. З Вами вже не виникне ситуації, коли більш важливі і необхідні справи будуть забуті або залишені на потім, як часто буває коли людина страдаетпрокрастінаціей.

4. План на день забезпечує спокійне емоційний стан

Користь планування також полягає в тому, що людина визначає собі фронт роботи. Він знає, що йому необхідно зробити, коли і для чого. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима і намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим і керованим. Зникає страх невідомості і невизначеності. Людина володіє інформацією, тому спокійний і емоційно готовий до виконання тієї чи іншої роботи.

Одні люди встигають за день зробити стільки, скільки інші роблять за три. Секрет як ми бачимо простий: планування робочого дня, людина встигає виконати великий обсяг робіт, вміє планувати свій час, виділяти головні завдання і другорядні. Діяти не будуючи планів на день в наш час не можливо, хоча статистика і говорить про те, що план діяльності становлять всього 20% населення. Якщо ви ні коли не планували навіть майбутній робочий день, запевняю вас, слід зробити це своєю звичкою. А як правильно це робити ви дізнаєтеся з наступної статті: «Методи планування робочого часу».

В управлінні часом один з важливих моментів є вміння відокремити головні завдання від другорядних.

Якщо ви будете використовувати такий метод планування щодня, то через короткий час ви забудете аврал. Виконаються завдання з категорії А, звільнивши час для справ групи B. Тепер ви спокійно можете зосередитися на найважливішому. Завдання категорії D делегуються, а за пожирателями часу необхідно встановити контроль. Надалі в вашому щоденнику найбільше завдань буде з групи B, яким ви зможете приділити достатньо часу.

Грамотна організація свого часу і діяльності допоможе вам бути більш ефективним людиною.

ПЛАНУВАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ ФАХІЦЯ

Планування означає підготовку до реалізації цілей та упорядкування робочого часу. З практики відомо, що при витраті 10 хвилин на планування робочого часу можна щодня заощадити до двох годин.

Для раціонального використання свого часу фахівцю необхідно, перш за все, чітко усвідомити свої основні функції, цілі, завдання та бюджет часу. При плануванні слід враховувати такі основні правила:

1. При складанні плану на день залишити 40 % часу вільним, тобто 60 % часу відвести на планові роботи, 20 — на непередбачені, 20 % — на ті, що виникають спонтанно;

2. Треба постійно фіксувати витрачений час. При цьому слід вказувати, як і на які потреби він був витрачений. У результаті фахівець, маючи повне уявлення про витрати свого часу, може складати план на майбутнє;

3. Для складання гарного плану з чітким зазначенням використаного часу необхідно розподілити свої завдання на довго-, середньо-і короткострокові;

4. Основні принципи складання плану: регулярність, системність, послідовність;

5. Для забезпечення реальності планування слід планувати такий обсяг завдань, з яким фахівець може реально впоратися.

Основою плану використання часу фахівця може служити його перспективний план. З урахуванням цього багаторічного плану складають річний план, який охоплює квартальні плани. Квартальні плани можуть бути скоординовані з річним планом та розділені на місячні плани. Виходячи з цього тижнево-добовий план буде найточнішим планом використання робочого часу фахівця. План на робочий день являє собою найважливішу сходинку в плануванні робочого часу, він постійно контролюється і коригується з урахуванням обставин.

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Квадрат 1: Термінові і неважливі справи.	\|	ВИСНОВОК

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.007 сек.