Поняття документа

Системи електронного документообігу

Документ є однією з основ господарської діяльності підприємства. Документи регулюють всю його роботу, вони забезпечують циркуляцію даних і повідомлень всередині підприємства і його зв’язок із зовнішнім середовищем. Одним словом, нормальна робота підприємства безпосередньо пов’язана з документами та їх обігом.

За умов комп’ютеризації управління підприємством і переходу до зберігання інформації на електронних носіях, забезпечити економіста і управлінця необхідною інформацією можна за допомогою інформаційної бази документів на різноманітних носіях. Цю базу і використовують управлінці для отримання інформації в процесі своєї роботи.

Документ визначають як матеріальний об’єкт, який містить в зафіксованому вигляді інформацію, оформлену у встановленому порядку, і який має у відповідності з чинним законодавством правове значення.

Документ є своєрідним “знімком” даних, що фіксує їх стан у певний момент часу. Управління документами – це процес відстеження такої інформації, що забезпечує, наприклад, наявність тільки однієї оригінальної копії документу і збереження архівних копій усіх його старих версій у порядку їх появи.

За оцінками спеціалістів, в світі щоденно з’являється більше мільярда нових документів. Переважно це текстова інформація, і лише 10% – документи, непридатні для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про можливість і необхідність організації на підприємствах (організаціях, банках тощо) електронного документообігу.

На жаль, на багатьох підприємствах складають у 2-3 рази більше документів, ніж це потрібно для управлінської діяльності. У зв’язку з цим необхідно раціонально організовувати документообіг, що в підсумку забезпечить обґрунтованість і своєчасність прийняття управлінських рішень.

Елементарними неподільними одиницями інформації, що містяться в документі, є його реквізити. Реквізити поділяються на реквізити-ознаки і реквізити-підстави. Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об’єкта, що описується, (час і місце події, прізвище, ім’я виконавця, назву події тощо). Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо). Окремо взяті реквізити-ознаки і реквізити-підстави сенсу не мають, тому застосовуються тільки в поєднанні один з одним.

Реквізити документа поділяються на обов’язкові і необов’язкові. Обов’язкові реквізити документів залежать від способу та галузі їх використання. Для юридичних документів це можуть бути: назва документу, дата і місце складання, назва органу, який видав документ, підписи відповідальних осіб тощо. Решта реквізитів залежить від конкретного виду документа та не є обов’язковими.

Для того, щоб успішно управляти документами, потрібно визначити, які типи документів якого управління потребують. Документи підприємства можна поділити на дві категорії: документи для автоматизації статутної діяльності і критично важливі документи. Перша категорія документів включає електронну пошту, зауваження, листи, звіти і загальнодоступні бази даних. Другий тип документів призначений для вирішення внутрішніх (управління виробничим процесом і ресурсами) або зовнішніх (маркетинг і обслуговування покупців) інформаційних задач.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Історія розвитку автоматизованих систем управління підприємством	\|	Системи електронного документообігу

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.