Системи електронного документообігу

Електронний документ

Поняття електронного документу або документу, представленого в комп’ютері, дуже широке. Всі екрани, екранні форми і дані, представлені на комп’ютері, можуть бути розглянуті як документи. Спочатку інформація фіксується на магнітному або оптичному диску, потім представляється в форматі комп’ютерної програми або файла, і, нарешті, використовується в подальшій діяльності.

Таким чином, в інформатиці електронний документ – це сукупність трьох складових: фізичної реєстрації інформації, форми подання інформації та активізації певної діяльності. Саме діяльність і перетворює інформацію в документ. Але документ припиняє існування, якщо в майбутньому над ними не будуть здійснені процедури обробки.

Електронні документи можна легко і дешево передавати між підрозділами підприємства за допомогою електронних засобів зв’язку. Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп’ютера на комп’ютер – це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготований, з включеними в нього таблицями, графіками, зображеннями тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства або за його межі.

Документообігом називають рух документів від моменту складання на підприємстві, або одержання від інших підприємств, до здачі в архів після їх опрацювання та систематизації.

Більш широкий термін, який також можна сьогодні зустріти – інформаційно-документальне забезпечення управління. Він включає в себе окрім обробки документів, також інформаційне обслуговування, в тому числі роботу з базами даних.

Процес документообігу (інформаційно-документального забезпечення управління) традиційно складається з наступних етапів:

1) створення документів і їх оформлення;

2) прийом-передача документів;

3) організація руху документів всередині організації;

4) реєстрація і контроль виконання;

5) зберігання документів.

Кожний з цих етапів з впровадженням комп’ютерних технологій зазнає значних змін.

Процес електронного документування зазвичай базується на роботі одного програмного серверу з експертною системою і центральною базою. У загальному випадку серверна частина універсальної системи управління документообігом складається з таких логічних компонентів: сховища атрибутів документів (карток), сховища документів і сервісу повнотекстової індексації (рис. 1.1). Під сховищем документів розуміють сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто об’єднують загальним поняттям архіву документів.

Рис. 1.1. Структура системи управління документообігом

Для вирішення задач автоматизації документообігу використовують наступні типи програмного забезпечення:

1) операційна система (ОС), тобто базова програма, під управлінням якої працюють комп’ютери;

2) текстові редактори;

3) електронні таблиці;

4) СУБД (системи управління базами даних);

5) комунікаційні програми для роботи з факсами і доступу в Internet;

6) утиліти (допоміжні програми, які оптимізують роботу комп’ютера).

Як правило, використовуються також програми: OCR (Optical Character Recognition) – програми оптичного розпізнання текстів для введення документів в комп’ютер з використанням сканеру; електронні словники і перекладачі – при роботі з текстами на іноземних мовах.

Спеціалізовані системи управління документами можна умовно поділити на дві категорії. Першу категорію складають програмні продукти, початково орієнтовані на вузькопрофільне застосування, і засоби, які не мають засобів інтеграції з іншими системами. В основному, вони створені розробниками самого підприємства або установи. Такі програми призначені для вирішення конкретних задач інформаційного забезпечення управління. На жаль, більшість подібних програм мають суттєві обмеження щодо застосування в корпоративному середовищі. Кожна з них має свою власну базу даних, причому ці сховища інформації ніяк між собою не пов’язані. В підсумку, витрати на підтримку загальної інфраструктури суттєво збільшуються.

Другу категорію складають спеціалізовані програми, що мають засоби інтеграції з іншими програмними системами. Так, програми PDM (Product Document Management – управління виробничою документацією) призначені для вирішення цілого класу задач, пов’язаних із проектуванням виробів. За їх допомогою новий вид продукції може розроблятися одночасно декількома проектувальниками. Програми TDM (Technical Document Managenent – управління технічною документацією) призначені для обслуговування іншого класу задач, пов’язаних із підготовкою технічної документації. Прикладом системи категорії PDM/TDM може бути програмний пакет AutoDesk WorkCenter.

Таким чином, електронний документообіг значно полегшує і прискорює процеси інформаційного обміну підприємства та дозволяє йому більш ефективно і успішно здійснювати свою діяльність в умовах постіндустріального інформаційного суспільства.

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
Поняття документа	\|

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.005 сек.