Новини освіти і науки:

G+

Тлумачний словник
Авто
Автоматизація
Архітектура
Астрономія
Аудит
Біологія
Будівництво
Бухгалтерія
Винахідництво
Виробництво
Військова справа
Генетика
Географія
Геологія
Господарство
Держава
Дім
Екологія
Економетрика
Економіка
Електроніка
Журналістика та ЗМІ
Зв'язок
Іноземні мови
Інформатика
Історія
Комп'ютери
Креслення
Кулінарія
Культура
Лексикологія
Література
Логіка
Маркетинг
Математика
Машинобудування
Медицина
Менеджмент
Метали і Зварювання
Механіка
Мистецтво
Музика
Населення
Освіта
Охорона безпеки життя
Охорона Праці
Педагогіка
Політика
Право
Програмування
Промисловість
Психологія
Радіо
Регилия
Соціологія
Спорт
Стандартизація
Технології
Торгівля
Туризм
Фізика
Фізіологія
Філософія
Фінанси
Хімія
Юриспунденкция

Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Підручник.-

Я,студент І курсу ДВНЗ «Чернівецький індустріальний коледж» Маковецький Микола Йосипович, отримав від завідувача бібліотеки Нагірного К.П. для тимчасового користування на період канікул 1 (один) підручник з фізики, 1 (один) підручник з математики, 1 (один) підручник з філософії. Зобов'язуюся повернути підручники до 28.08.2010 року.

08.06.2010 Підпис

Підпис студента Маковецького М. Й. засвідчую:

Директор ДВНЗ «Чернівецький

індустріальний коледж» (підпис) В. Т. Харина

ЗАТВЕРДЖУЮ

(назва підприємства)

(підпис керівника підприємства)

Відділення_____________

Накладна (вимога) №___________

Підстава (мета)_______________________________20___р.

Кому________________Через кого________________

Розділ

Джерело

Підприємство

Склад (відправник)

Одержувач

Вид операції

Код

Рахунок, субрахунок

Стаття витрат

Назва

Сорт

Розмір

Одиниця виміру

Номенклатур-ний номер

Кількість

Вартість

Сума

Вимагалось

Видано

Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Підручник.-

Підручник “Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування” містить комплекс теоретичних, методичних і організаційно-практичних проблем, які розглянуті з точки зору ролі та значення документаційного забезпечення державного управління та місцевого самоврядування. Висвітлюються питання нормативно-методологічної бази діловодства, стандартизації, уніфікації та трафаретизації управлінських документів та особливості захисту документів в умовах впровадження інформаційних технологій підтримки документообігу. Розглядаються питання організації документообігу установи та побудови служб документаційного забезпечення управління, а також документування діяльності колегіальних органів управління. У підручнику значна увага приділена організації роботи з документами, які містять державну таємницю або є документами для службового користування, а також питанням документування діяльності роботи з кадрами, зокрема організацію кадрової роботи з державними службовцями, подані цікаві матеріали щодо історичних аспектів становлення в Україні місцевого самоврядування та розвитку документального оформлення його діяльності.

Для студентів вищих навчальних закладів, викладачів, спеціалістів з організації діловодства установ, керівників підприємств та організацій, широкого кола читачів.

Передмова

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і окремих підприємств залежить від значної кількості факторів. Не останнє місце серед яких займає діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність та гнучкість у прийнятті рішень. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення.

З документами в органах державного управління та місцевого самоврядування пов’язана діяльність усіх працівників апарату управління – від технічних виконавців до керівників підрозділів. Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й передавання в архів, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління державної установи та органа місцевого самоврядування проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що зберігається в них, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа в середині й поза апаратом управління організацією.

В управлінні однаково шкідлива як переоцінка, так і недооцінка значення кореспонденції і діловодства. Переоцінка як правило призводить до розповсюдження канцелярсько-бюрократичних методів управління, коли живе керівництво, увага до людей, оперативне вирішення питань, що виникають, підміняється надто великим захопленням паперами і надлишковим канцелярським листуванням. З іншого боку, незадовільна організація діловодства, неправильне використання кореспонденції призводить до безвідповідальності в роботі, створює умови для різноманітних зловживань.

В якості одного із засобів регулювання документопотоків виступають державні стандарти, загальнодержавні класифікатори, і уніфіковані системи документації. Ці та інші нормативи покликані стабілізувати документообіг в країні по всьому технологічному циклу, створити оптимальну технологію ведення документального господарства кожної управлінської одиниці.

Виходячи з вище викладеного, курс “Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування” є однією з провідних загальнопрофесійних дисциплін при підготовці фахівців з напрямку «Державне управління та місцеве самоврядування», він має сприяти вихованню грамотного управлінця.

Діловодство вивчається з метою формування у майбутніх фахівців, які будуть працювати в органах державного та муніципального управління, уміння та навичок роботи з документами, які супроводжують діяльність будь-якої організації, і державної, і приватної, а в органах місцевого управління мають свою специфіку, оскільки значна частина цих документів виходить за рамки самої організації і їх дія розповсюджується на всю територію, яка підпорядкована органу місцевої влади. Крім того, до цих документів звертається велика кількість людей, вони дуже часто носять нормативний, правовий характер, складаючи основу документальної комунікації муніципальних органів управління як з населенням, так і з підприємствами, які розташовані на підпорядкованій органу управління території, а також з організаціями та установами, які безпосередньо підпорядковані держадміністраціям.

Підручник має ознайомити студентів з основними видами документів, вимогами, що пред’являються до оформлення документів, ведення документообігу в організації та здійснення контролю за виконанням документів, забезпечення зберігання та користування документами, що є в організації. Детальніше розглядаються питання оформлення окремих видів документів, зокрема таких груп, як оргнанізаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні документи, документи з кадрових питань, з питань документування діяльності колегіальних органів управління, та роботи зі зверненнями громадян тощо. Об’єктом вивчення курсу є ті документи, які спеціально створюються для фіксації прийнятого управлінського рішення, зберігання та передачі соціальної інформації у просторі та часі. Особлива увага приділяється роботі з документами, які містять державну таємницю, або є документами, які є власністю держави і служать лише для службового користування. В підручнику висвітлено питання та документальне оформлення роботи з персоналом органів державної влади та місцевого самоврядування (державними службовцями).

Найбільша увага приділяється підготовці проектів розпоряджень голови державної адміністрації, наказів - основних розпорядчих документів, написанню листів - одного з найпоширеніших видів документів, протоколів, а також підготовки інших документів, а саме: актів, доповідних та пояснювальних записок. договорів, характеристик, резюме, заяв тощо.

При підготовці цього видання враховані найновіші офіційні, нормативні і інструктивно-регламентуючі документи в області загального діловодства і зокрема діловодства в органах Державного управління та місцевого самоврядування, які діють на території України. Авторами використано значну кількість спеціальних публікацій, які видані як в Україні, так і в Росії, Білорусі, найбільш важливі з яких наведені у списку літератури.

Підручник доповнено термінологічним словником, де підібрана велика кількість визначень різних документів, процесів, які мають місце при організації документального забезпечення діяльності установи.

Автори складають подяку науковому співробітникові Інституту програмних систем НАН України Л.В.Кибі за підготовку розділу «Інформаційні технології підтримки документообігу».

1. ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ

1.1. Документ, його роль та місце в державному у правління та місцевому самоврядуванні

1.2.Нормативно-методична база діловодства

1.3.Види документів та їх класифікація

1.4.Стандартизація, уніфікація та трафаретизація управлінських документів

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування

1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування

1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні

Поняття «документ» широко застосовується в усіх сферах діяльності. Його розуміють по-різному, в залежності від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі. У відповідності зі стандартами ІСО, інформація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто не тільки за допомогою знакового письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє причислити до документа усі матеріальні об’єкти, які можна використати для передачі інформації у суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

Ø Наявність інформації, яка має певний зміст;

Ø Стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

Ø Функціональна визначеність для передачі інформації у просторі та часі тобто для використання у соціальних комунікаційних каналах (наприклад, Управлінський документ);

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо.

Інформація зафіксована в документі має свою специфіку, яка проявляється наступним чином:

1. документ – носій соціальної інформації, тобто інформації яка створена людиною;

2. документальна інформація має бути змістовною, оскільки являється результатом інтелектуальної діяльності людини;

3. інформація передається дискретно тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;

4. повідомлення являє собою закодований текст у певній знаковій системі;

5. інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозапис тощо).

Для документа є характеристикою також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ являє собою єдність матеріальної форми і інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа – одна з його особливостей, відсутність будь-якої з перерахованих складових знищує документ, як такий (Кушнаренко, с.21-22).

Ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні такою мовою є українська.

Від об’єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили залежить якість рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений стандартом як "Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі"[1].

Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самоврядування є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом встановлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог Держстандартів, що встановлюють порядок оформлення документів.

Питанням складання текстових документів відповідають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування теорія і практика управління підприємством.

З метою економії часу в процесі складання і використання документів, необхідно розмежувати формальний підхід до оформлення документів та творчість у процесі складання текстів. Такий підхід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загальними правилами і нормами при складанні та текстовому викладі ділових паперів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності як діловодство (справочинство).

Діловодство (справочинство) - це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Останнім часом серед фахівців набуває розповсюдження наступна назва цього виду діяльності – Документаційне забезпечення управління (ДЗУ)

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ ( від лат. documentum – зразок, взірець, свідоцтво, доказ), матеріальний об’єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ – це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ – це засіб доказу події, для історика – першоджерело, для управлінця – засіб фіксації і передачі управлінського рішення. Державним стандартом України документ визначено так:

ДОКУМЕНТ- це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому діючим законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ повинен бути:

1. Достовірним;

2. Переконливим;

3. Належним чином відредагованим і оформленим

4. Повинен містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольнити таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Всі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції. До загальних функцій документів слід віднести:

ü Інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);

ü Соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);

ü Комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);

ü Культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать такі:

Ø Управлінська (документ грає велику роль в управлінні);

Ø Правова (документ має юридичну силу);

Ø Історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи являють собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують як на звичайну мову, так і штучну, з використанням нових носіїв інформації. Сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчислювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

·машиноорієнтований - це документ, пристосований для обробки даних засобами обчислювальної техніки;

·машиночитаємий - це документ, пристосований для автоматичного читання вміщеної в ньому інформації. Інформація в цьому документі відображена кодом, а пошук та видача інформації здійснюється тільки машиною;

· машинний - це документ, створений засобами обчислювальної техніки.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організаційно-розпорядчих, зафіксовані в Державних стандартах[2]. Крім того, у відповідності з “Примірною інструкцією з діловодства…”, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів № 1153 від 14.10.97 р.[3], в державних установах та інших центральних і місцевих органів виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номенклатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх діяльності.

Склад документів в організації залежить від:

· порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіальність);

· обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

· характеру взаємостосунків з іншими організаціями та державними органами.

1.2. Нормативно-методична база діловодства

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

Ø Положень конституції України;

Ø Законів України;

Ø Нормативно-правових актів Президента України, Кабінету міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

Ø Інших методичних документів.

Нормативно-методична база діловодства включає:

1. Законодавчі акти України в сфері інформації, документації та документування.

2. Укази та розпорядження Президента України, Постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні.

3. Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру.

5. Методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств.

6. Державні стандарти на документацію.

7. Уніфіковані системи документів.

8. Класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

ü Технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації.

ü Роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов’язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

1.3. Види документів та їх класифікація.

Виробничо-господарська діяльність організацій, в тому числі і установ державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповідав би всім вимогам та для зручності роботи з ними, документи прийнято ділити на різні групи та види документів за різними ознаками класифікації.

Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Перш за все виділяють різні системи документації та документування.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення із певними формами.

Найчисельнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

Предметом вивчення діловодства є адміністративна (загальна) система документування.

Метою класифікації є:

ü Підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов’язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

ü Економія праці за рахунок використанні інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у наступному:

¨ Забезпечення їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;

¨ Підвищенні оперативності роботи з документами.

Для класифікації документів в межах однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. Перші документацію ділять на частини у відповідності до структурних підрозділів. В цьому випадку рубрики – це структурні підрозділи, а статті – назва документа. У відповідності з виробничо-галузевою класифікацією документи ділять на групи за різними кваліфікаційними ознаками.

Щоб документ мав усі перераховані вище властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.

У табл.1. наведено класифікацію документів та дана їх коротка характеристика.

Таблиця 1

Класифікація основних документів у діловодстві

N п/п

Ознаки класифікації

Види документів

Примітки та приклади

1 Спеціалізація

Загальні

Спеціалізовані

З адміністративних питань

З фінансових питань,

З комерційних питань

Призначення

Розпорядчі

Організаційні

Інформаційні

Документи, які відображають питання оперативного управління організацією

Документи, які регламентують діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів

Документи, в яких міститься інформація про факти, події, явища. Що відбулися в організації та за її межами.

Місце складання

Внутрішні

Зовнішні

Створені на тому підприємстві, де вони функціонують

Надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянам

Напрямок

руху

Вхідні

Вихідні

Документи, які створені за межами організації та надіслані в організацію.

Документи, які створені в організації, але використовуються за її межами.

Джерела виникнення

Первинні

Вторинні

Характеризують стан підприємства (стат.звітність)

Отримані на основі аналізу та узагальнення відомостей, що наведені у первинних документах.

Форма

Стандартні

Індивідуальні

Створюються за чітко визначеними нормами та правилами, не визнаючи відхилень від зразків.

Створюються за довільною формою.

Спосіб виготовлення

Типові

Трафаретні

Індивідуальні

Є текст зразок: Заяви.

Частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповненні: квитанції, листок з обліку кадрів тощо.

Листи, відгуки, рецензії

Техніка відтворення Рукописні

Відтворені механічним способом

На аудіо та відео плівці

На дискетах для користування на комп’ютері

Написані від руки.

Надруковані

Аудіо або відео запис якоїсь події

Відтворені для роботи на комп’ютері.

Ступінь гласності

Цілком секретні

Секретні

ДСК (для службового користування)

Загальнодоступні

Мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах.

Зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах.

Зберігаються у сейфах, видаються для роботи у відповідності до затвердженого керівником списку

Документи, з якими можуть ознайомитись всі бажаючі, без обмежень.

Складність

Односкладні

Складні

Складаються з одного питання;

Містять в собі два або більше питань

Стадії створення

Оригінал

Копії

Документ, який створено уперше і належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні.

Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Розрізняють три різновиди копій:

Відпуск - це копія оригіналу документа, що залишається у відправника;

Витяг - копія, що відтворює частину оригіналу;

Дублікат - другий екземпляр документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу

Термін зберігання

Постійного зберігання

Тривалого зберігання

Тимчасового зберігання

75 років

понад 10 років

до 10 років

Засоби фіксації

(відбиття)

Письмові (рукописно - друковані)

Графічні

Фото, кіно документи

Включають у себе всі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних апаратах і друкарським способом

Креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, які цінні своєю ілюстративністю

Дають можливість закарбувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі зафіксувати іншими засобами важко або неможливо. Фотодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації і широко використовують при протоколюванні зборів, нарад, засідань тощо

Зміст

організаційно-розпорядчі фінансово - облікові постачальницько - збутові

Найменування

Положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи

Однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є документи однакові за назвою, але досить різні за змістом, наприклад "Заява"

Термін виконання

Термінові

Дуже

термінові

Звичайні,

безстрокові

Вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником або за способом відправлення вручення, (телеграми,

телефонограми) тощо з позначкою "Терміново"

не вимагають часового підходу

Юридична сила

Справжні

Підробні

Бувають

- дійсними тобто такими, які мають юридичну силу на даний момент,

- недійсними тобто такими, що втратили силу через закінчення строку дії (наприклад, договір контракту)

Виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки.

Матеріальні підробки бувають тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки.

Інтелектуальні підробки виражаються у складенні і видачі документу свідомо неправильного змісту, хоч і правильного з формального боку

Походження

Службові

Особисті

Стосуються інтересів підприємств та організацій

Стосуються певної особи, і є іменними

Ступінь обов'язковості

Директивні

Інформаційні

Потребують обов'язкової відповіді

Виготовляються до відома

Крім того, у діловодстві вся документація, яка створена в організації і та, що надійшла ззовні, групується за певною схемою. При цьому можна застосовувати класифікацію за наступними ознаками:

¨ номінальному (об’єднуються документи за назвою: протоколи, накази, акти тощо);

¨ предметному (об’єднуються документи однорідні за змістом: впровадження передових методів реалізації товарів):

¨ авторському (об’єднуються документи, які складені одним закладом, установою або особою: документи, що надійшли з Міністерства фінансів, податкової адміністрації;

¨ кореспондентському (об’єднується листування з певним закладом або особою, наприклад, листування з заводом торгівельного машинобудування);

¨ географічному (об’єднуються документи, пов’язані з кількома кореспондентами, які розташовані на певній території: листування з підприємствами Росії, Молдови тощо);

¨ хронологічному (об’єднуються документи, які відносяться до певного періоду: річні звіти, річні фінансові плани).

Кожна з вказаних ознак може бути покладена в основу нормування справ.

Класифікація також необхідна для проведення робіт зі стандартизації та уніфікації документів.

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація

управлінських документів

Стандартизація – це встановлення єдиних норм та вимог, які пред’являються до документів.

Уніфікація документів – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситуацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і створення трафаретних текстів.

Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяє досягти одноманітності в структурі і обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також напрацюванню прогресивних методів роботи з документами. Метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки виконання, пошуку документів; скорочення документопотоків: підвищення управління і створення оптимальних умов для машинної обробки управлінської інформації.

До основних етапів уніфікації та стандартизації в будь-якій організації відносяться:

¨ встановлення кола документів, які обертаються в організації;

¨ стандартизація формулярів та текстів документів;

¨ трафаретизація формулярів документів.

З метою стандартизації управлінської документації була затверджена серія державних стандартів на управлінську документацію [10,11,12,16,17,18,19], а також низка стандартів на документи, які найбільш часто зустрічаються в управлінській діяльності підприємства [14,19].

Трафаретизація – це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація. Яка характерна для групи документів умовно поділилась на трафаретну, або постійну. Та індивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини – вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зекономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації. Їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація дозволяє не тільки підвищити продуктивність праці, але й сприяє підвищенню культури діловодства.

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперовому або магнітному носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Сукупність дії, здійснюваних органами управління по створенню і використанню документів називається

документуванням управлінської діяльності

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним або друкарським, такі документи, оформлені відповідно до певних правил називають управлінськими, а їх сутність управлінською документацією.

Управлінська документація являє собою систему документів, що забезпечують управлінські процеси в суспільстві, в установі, на підприємстві, в організації.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

З погляду використання в управлінні розрізняють такі документи:

1.офіційні, власні і власного походження;

2.справжні оригінали офіційних документів, дублікати і копії, витяги з офіційних документів.

Офіційним є документ, створений організацією або посадовою особою і оформлений у встановленому порядку. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функції представника влади, або займає посаду, яка вимагає виконання організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських обов’язків.

Власний - це офіційний документ, що засвідчує особу та її права, обов’язки, службове або громадське становище і у ньому можуть бути також інші відомості біографічного характеру.

Документ власного походження – це документ, який створює особа поза сферою її службової діяльності або виконання громадянських обов’язків.

Справжній - документ, відомості про час і місце створення якого і про автора яких є в самому документі або виявлені будь-яким способом відповідають дійсності.

Оригінал офіційного документу - це перший або єдиний примірник офіційного документу.

Витяг з офіційного документу - це копія офіційного документа, що відтворює його частину і завірена у встановленому порядку.

Управлінські документи мають такі особливості:

· створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань;

· служать засобом закріплення функцій органів управління;

· містять інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

· процес створення документів, їх форма, зміст, параметри, надають їм загальної значущості та обов’язковості виконання.

1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування

Розвиток вітчизняного діловодства сягає у давнину і у своєму розвитку пройшов кілька етапів. Сьогодні діловодство охоплює діяльність кожного підприємства, організації, установи, складно знайти організацію, в якій би не застосовувались ті чи інші документи, або системи документів, однак з самого початку діловодство стосувалось переважно документів, які видавалися органами державного управління та місцевого самоврядування і тільки потім воно набуло такого поширеного характеру.

Створення та розвиток писемності у світі призвело до того, що з’явилась можливість угоди, які укладались між племенами, торгівельні угоди та інші господарські дії фіксувати письмово, надаючи їм правового характеру, та зберігаючи інформацію як на державному рівні, так і в приватних структурах. Перші письмові документи, які було знайдено археологами, були текстами законів. Вони вибиті на кам’яному стовпі клинописом, і відносяться до часу правління Хаммурапі (1792-1750 рр. до н.е.). Інші знахідки в палаці ассірійського царя Ашшурбаніпала (669-663 роки до н.е.) показують, що значна частина глиняних табличок з текстами стосуються граматики і хроніки. В них розповідається про важливі історичні події народів межиріччя. Знайдені також договори між країнами, закони, звіти про будівництво, доноси чиновників, інформації розвідників про стан справ у сусідніх країнах, листи, скарги, договори, бухгалтерські книги тощо.

Від самого початку зародження фіксації інформації, яка носила діловий характер, визначаються ознаки засвідчення документа, тобто підтвердження його справжності, а відповідно, надання йому юридичної сили, що проявилось у наявності відбитка особистої печатки власника. Як засвідчують історичні дані, процедура затвердження документа печаткою на глиняних табличках була розповсюдженою, що дало дослідникам підставу зробити висновок про наявність цього атрибуту майже у всього населення Стародавнього сходу, окрім найбідніших верств. Подібні факти говорять про розуміння тогочасними поколіннями важливості культури документування та засвідчення документів, оскільки на знайденій у Стародавньому Вавилоні спеціальній табличці занотовані факти втрати печатки власниками[4].

Динамічного розвитку діловодство набуло після винайдення паперу, наприклад, у Давньому Римі було уведено правило чітко писаних законів. Складання зафіксованих на папері законів та правил було також головною вимогою учасників народних повстань, при цьому, щоб документ мав юридичну силу, від справочинця вимагалась абсолютна точність формулювань та досконале знання форми документа. То ж, як свідчить історія, перші документи складались саме для фіксації законів та міждержавних угод.

Звертає на себе увагу той факт, що одним з перших документів, який зафіксував розподіл влади, був закон, прийнятий у Спарті. Відповідно до цього закону обмежувалася влада царів, а владою наділялись старійшини, жителі, старші 60 років, які називались геронтами. Щоб геронти, царі і народ не сперечалися між собою у боротьбі за владу і був прийнятий закон. За цим законом народ одержав право на збори, на яких цар або геронти робили промови, а народ криком схвалював або відхиляв пропозиції доповідачів.

Давньоруська держава виникла в результаті тривалого процесу розвитку східнослов’янських племен. Цей процес мав і специфіку, що знаходило відображення в складанні та переписуванні від руки літературних творів, таких як «Слово про Ігорів похід», легенд, релігійних міфів тощо. В той же час, приватна власність та заснована на ній майнова нерівність призвели до соціального розшарування населення і необхідності створення юридичних документів, а саме: заповітів, записів боргів, торговельних угод, контрактів тощо. Відповідно, що такі важливі документи повинні були ретельно зберігатися. Відомо, що за часів Ярослава Мудрого найдавніші грамоти і договори Русі з іншими країнами зберігалися у Михайлівському преділі Софійського собору, одним з найвідоміших та найбільших зібрань ділових паперів був Києво-Печерський монастир.

Найстарішим і найважливішим документом, що зберіг давні норми звичаєвого права є «Правда Руська», сьогодні відома як «Руська Правда». Класове суспільство, яке остаточно сформувалось на території сучасної України в кінці ІХ ст. отримало документальне оформлення в цьому зводі законодавчих актів давньослов’янського права, не дивлячись на те, що в цьому документів відмічається суттєвий вплив язичництва. Оригінал «Правди Руської», не зберігся, але є кілька сотень рукописних копій цього документа. Оскільки у давні часи копіювання документів здійснювали переписувачі, коштували копії досить дорого, то копіювали лише важливі документи, які потім ретельно зберігали.

Важливими документами тогочасної епохи вважаються княжі та церковні устави та княжі «уроки». Княжі устави являють собою внутрішньодержавні норми і порядки (правила), зокрема «Устав Володимира Мономаха» фактично був доповненням, частиною зводу законодавчих актів давньослов’янського права – «Руської Правди». Церковні устави впорядковували правове становище церкви у державі, церковних судів, вирішували матеріальне забезпечення церкви. Княжі «уроки» - це постанови князів, що носили переважно фінансовий характер і стосувалися стягнення податків, данини на користь князя, судових стягнень тощо.

Найважливішим історичним документом є найдавніший літопис «Повість врем’яних літ», в якому містяться відомості про перші міжнародні акти – договори Київської Русі з іноземними державами. В одному з текстів договорів 971 р. подана формула язичницької присяги руських князів та їх дружини.[5]

Таким чином для історії княжої доби (Київської Руси та Галицько-волинської держави) основними документальним джерелами є літописи, що збереглися до сьогоднішнього дня у вигляді літописних кодексів, актів, княжих грамот, правових кодексів тощо.

Подальший розвиток суспільства на території сучасної України та Європи був пов’язаний зі становленням державності країн та розвитком в них місцевого самоврядування, що знаходить відповідні підтвердження і в документах, які розвиваються та вдосконалюються разом зі становленням суспільства. Занепад міських цивілізацій античного періоду на певний час перервав розвиток суспільства і всього діловодства. Початок відродження датують ІХ-ХІ століттями, коли Європейські міста з розвитком ремісництва, виникненням товарного виробництва, почали інтенсивно зростати за рахунок населення, яке уже було зайняте несільськогосподарськими видами діяльності. В містах створюються виробничі корпорації – цехи ковалів, шевців, гончарів, купців тощо, які накопичували великі матеріальні ресурси. Однак, безмірна влада феодалів не давала можливості розвиватися містам, паралельне зростання авторитету цехів стало об’єктивним чинником формування міської громади та її прагнення до самоуправління.

Після наполегливої боротьби, міські громади визнали лише судову зверхність влади монарха й сплачували певну суму коштів на його утримання та надавали військову допомогу під час війни. Певні привілеї передавались грамотами монарха, пізніше вони оформились міськими статутами, які стали своєрідними міськими конституціями і обов’язковими атрибутами самоврядного міста. Одним з перших статутів був статут, складений у ХІІІ столітті у місті Магдебурзі, який набув широкого використання в інших містах Європи, що в подальшому дістало назву «магдебурзьке право». Магдебурзьке право встановлювало порядок виборів і функцій органів місцевого самоврядування, суду, ремісничих цехів та купецьких об’єднань, а також регулювало питання торгівлі, спадкування, опіки тощо[6].

В той же час, на території України, не дивлячись на те, що значна частина міст Правобережної частини України мали магдебурзьке право, однак воно суттєвим чином відрізнялось від того, що було у Європі. Як свідчать історичні документи окремі міста навіть не мали його писаної форми, а деякі міста мали кілька магістратів, які відображали етнічний склад населення, зокрема таким містом був Кам’янець-Подільський, у якому свої магістрати мали поляки, вірмени, українці.

Для цього періоду характерні грамоти великих князів литовських і королів польських, акти сеймів, акти трибуналів тощо, що відображало історичний розвиток держави і вхід її у склад Литовсько-польської держави. В цей час набули розповсюдження документи міжнародно-правового характеру, хроніки, літописи московські, польські, турецько-татарські, різні описи тощо.

Починаючи з часів національно-визвольної боротьби українського народу під орудою Богдана Хмельницького, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається походження і зміст документів ХУІІ-ХУІІІ ст. Основними документами цієї доби є міжнародні договори, конституції, універсали й листи гетьманів, акти Генеральної канцелярії, ділові документи ратуш, магістратів. Зростання документування діяльності центральних органів управління та судочинства спричинило появу актової документації.

Серед документів чільне місце посідає група директивно-розпорядчих актів: «універсаль» «указь», «листь», «ордерь», «інструкція», «резолюція», «приказь» та ін.

З ХУІІІ ст. під впливом російського діловодства провідним розпорядчим документом стає указ, його розповсюдження було настільки широким, що він проник навіть у судочинство. Для цього документа характерною була чітко визначена структура, яка складалася з заголовної частини, основної (виклад) з мотивуючими та резолюційними елементами та заключний протокол. Звертає на себе увагу той факт, що адресат в указі завжди був конкретний.

Іменні листи генеральної та полкової старшини у 30-х роках ХУІІІ ст.. займали проміжне становище між універсалами та указами. Вони зберігали відповідні форми кліше у всіх частинах починаючи із заголовка і закінчуючи кінцевим протоколом. З часом частина їх еволюціонувала в накази (прикази), чому сприяв стиль та форма викладення тексту цього документа. Вона носила наказовий або інструктивний характер. Крім того, у складі офіційних листів цієї доби досить чітко виділяється група інструктивних листів-звернень, листів-донесень, листів-свідчень, листів-скарг тощо.

Наказ як розпорядчий документ набув свого становлення та розвитку в 50-60-х роках ХУІІІ ст. З побутової сфери він поступово перейшов у суспільно-політичну, з дотриманням певної структури, а саме: наявності констатуючої частини, в якій викладено обґрунтування та постановляючої частини, в якій наводиться звертання до адресати, при цьому активно застосовується інфінітив.

Ордер – розпорядження-сповіщення, спущене з вищої інстанції на місця – стає популярним з ХУІІІ ст. Поряд з ним, але не дуже часто, застосовується «білђть» - службовий припис комусь згори на участь в офіційній акції.

В цей період сформувався формуляр інструкції, яка визначала статус службових та уповноважених осіб, містила офіційні регламентації щодо здійснення заходів, дій тощо. Однак ранні зразки та інструкції козацької старшини не мають рубрикації, що пояснюється різними чинниками серед яких – економія паперу.

Резолюції містилися у вигляді коротких приписів офіційних осіб на тому чи іншому патері (у нижній частині документа) або викладеної осібно рекомендації[7]

Більшість директивно-розпорядчих актів мали стабільні формули передачі адресата та адресанта (прийменник із, далі назва канцелярії у родовому відмінку; ім’я та по-батькові, стан одержувача у давальному відмінку однини).

Друга група документів – виконавчі акти. Серед них виділяються «донєсєніє» (доношение) та «рапорть». Ці документи набули типових ознак регламентованих рапортів в 60-70-х роках ХУІІІ ст. З сотенних та полкових канцелярій ці документи надходили як рапорти, якими засвідчувався факт одержання указів вищої інстанції. При цьому відмічається незмінний набір основних формул, а саме:

· назва адресата (канцелярії чи особи) у формі завального чи знахідного відмінка однини з прийменником в;

· назва адресанта (канцелярії) у формі родового відмінка однини з прийменником оть, изь, ись;

· назва документа із супровідною ремаркою, яка розкриває його зміст;

· основна частина (назва одержаного документа із зазначенням дати, вихідного номера та короткої анотації);

· підпис (урядовий стан, ім’я та по-батькові – справа);

· дата (рік, місяць число - зліва).

Рапорт стає загальновживаним актом у всіх сферах адміністративного управління, апарату судів, магістратів, ратуш, іноді церковних єпархій. На титулі деяких документів починає з’являтися гриф «по сєкрєту» (у верхньому куті аркуша).[8]

Засвідчувальна документація представлена в актових паперах такими різновидами, як «аттєстать», «свьдитєльство» і «пашпорть». Атестат - службова характеристика, що видається за вимогою (у зв’язку з переходом на канцелярську службу, завершенням певних класів в академії тощо). Крім назви формуляр атестата містив вказівку на адресанта, який видає документ, даних про адресата: посада, ім’я та прізвище, перелік службових заслуг із відзначенням моральних якостей. Місце й дата видачі, підписи й печатка – в традиційному місці.

Особливе місце серед документів займає свідоцтво, яке включало в себе цілу низку посвідкових документів, і яке за час існування набуло спеціалізації, тобто для певного виду посвідчення утворилися різні документи. За назвою «Свідоцтво» збереглися функції посвідчення факту громадянського стану (шлюбу, народження, смерті), для посвідчення особи стали використовувати паспорт, в якому не тільки посвідчувалася особа, але й подавались титул особи , її соціальний стан у більш ранні періоди вказувалось місце слідування особи, прохання на її вільний пропуск або проживання.

Особлива увага в діловодстві приділялась обліково-статистичній документації. Протягом ХУІІІ ст.. набувають визначених форм її жанри та різновиди «ведомость», «квитанция», «расписка», «вєксєль» тощо.

Для цього періоду характерним є обмеження автономії Гетьманщини з боку російського царя, послідовне витиснення української мови з офіційного діловодства та остаточного запровадження на українських землях адміністративно-територіального управління Російської імперії, що відповідно позначилось і на ділових паперах та веденні канцелярської документації.

Слід зазначити, що до ХУІІІ ст.. діловодство в установах велось відповідно до канцелярських традицій і законодавством не регулювалось. Створення в царській Росії з метою реформування управління державою колегій, які підпорядковувались Синоду, призвело до прийняття в 1720 році «Генерального регламенту» державних колегій, в якому визначено структуру колегій та засади організації діловодства в державних установах.

«Генеральним регламентом» визначались та закріплювались функції підрозділів колегії, їх права та обов’язки, межі компетенції, що є прототипом сьогоднішніх положень про структурний підрозділ. Особлива увага «Генеральним регламентом» була приділена визначенню структури, функцій канцелярії та її секретаря, відповідальності за складання документів, а також режиму роботи державних службовців таких, як реєстратори, архіваріуси, копіювальники, писці.

Слід зазначити, що в цьому документі з’являється вимога щодо складання окремих документів за «генеральним формуляром», тобто починається уніфікація форм документів та розробка сталих формулярів для різних видів документів.

У 1722 р. був прийнятий «Табель о рангах», який започаткував систему чинів, звань та титулів державних службовців і застосовувався до 1917 року. Набула подальшого розвитку і нормативно-правова база документування діяльності державних установ, яка остаточне відображення знайшла у виданому в 1775 році документі «Учереждения для управления». Цим документом встановлено, що основним документом спілкування між установами стає лист, а листування набуває фори ритуалу, без знання якої чиновник не міг зайняти відповідну посаду.

В цей час в практику діловодства вводяться елементи організації обліку, проходження та зберігання документів.

Реформування центрального державного апарату, яке відбулось протягом 1810-1812 років, передбачало створення вищого державного законодавчого органу – Державної Ради, та низки міністерств з багатоступеневою структурою, а саме поділом на департаменти, які в свою чергу складалися з відділів, а ті в свою чергу мали такі структури як столи. Така структуризація спричинила до чіткого розмежування державного апарату та швидкого створення прошарку бюрократів-чиновників, які знаходилися на службі у царя і повністю залежали від нього. Кількісне зростання апарату чиновників призвело до відповідного розширення його повноважень та моральних і матеріальних привілеїв.

Набула подальшого розвитку і нормативна база діловодства. Постановою «Загальна установа міністерств» передбачалася єдність форми складання документів за наведеними зразками, а щодо створення документів складного змісту, то його структура повинна мати наступні елементи: вступ, обґрунтування та «соображенія і заключенія». На законодавчому рівні чітко встановлювався порядок проходження документів інстанціями з мінімальними відхиленнями від зазначеного шляху. Крім того, кожна інстанція для реєстрації вхідних та вихідних документів повинна була мати журнали реєстрації, які складалися з трьох частин та в яких окремо реєстрували документи верховної влади, поточні папери та таємні надходження. Самі справи, які вирішували департаменти, поділялися на три категорії: термінові, або надзвичайні; невідкладні, звичайні , чи поточні.[9] З метою покращення роботи з документами із середини ХІХ ст.. в державних установах впроваджуються посади особистих секретарів перших керівників.

Сучасне діловодство активно почало розвиватися після жовтневої революції 1917 р. Вже на початку 1918 р. Рада народних комісарів прийняла постанову «Про форму бланків державних установ», якою встановлено єдиний формуляр ділового документа. У 20-х роках був створений спеціальний Державний інститут техніки управління, який займався розробкою нормативних документів щодо організації та ведення діловодства. Серед них найбільш відомими є правила організації архівного справочинства в державних, професійних та кооперативних установах і підприємствах країни та проект «Загальних правил документації і документообігу». Однак цій заклад проіснував недовго і з його закриттям формування сучасної системи документування та забезпечення її нормативними документами було відкладене майже на сорок років. Зростання уваги до організація та ведення діловодства в СРСР почалося з 1969 року, коли була розроблена і затверджена низка загальносоюзних стандартів управлінської документації. В 1972 році почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. В 1975 році було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифициронанные системы документации. Система организаціонно-распорядительной документации. Основные положения». Ці нормативні документи визначали вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, а забезпечення нормативно-методологічного керівництва процесом уніфікації, стандартизації документів та розробкою уніфікованих формулярів документів було покладено на Держстандарт, який і в Україні продовжує цю роботу.

Паралельно з вище зазначеним процесом уніфікації документів відбувається і розробка системи класифікації документів, а в 1984 році було затверджено 16 уніфікованих систем документації (УДС) загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УДС та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів[10], що дозволило зформувати в країні цілісну систему документаційного забезпечення управління.

Після отримання Україною незалежності і створення самостійної держави робота щодо поліпшення діловодства в країні не припиняється. Можна відмітити наступні важливі віхи цього процесу: в Конституції України, прийнятій у 1996 році зазначено, що державною мовою в Україні є українська і відповідно всі документи органів державної влади та місцевого самоврядування мають вестись на державній мові; в жовтні 1997 року Постановою Кабінету Міністрів України затверджується Примірна інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах України, органах державної влади та місцевого самоврядування ; поряд з цим розробляється та затверджується низка Державних стандартів України з діловодства та архівної справи, в яких визначаються основні правила складання та ведення діловодства в Україні; у Законах, які приймаються Верховною Радою наводяться нові типові форми, які необхідно оформляти для виконання їх вимог, вводиться в дію державний класифікатор управлінської документації, державний класифікатор професій тощо. Все це сприятиме покращенню ведення діловодства в країні, підвищить культуру складання документа та забезпечить його оптимальне просування в органах державної влади, місцевого самоврядування, підприємствах, організаціях та інших господарюючих суб’єктах в Україні.

Контрольні питання та завдання:

1. Сутність документа та його визначення.

2. Назвіть загальні та спеціальні функції документа та дайте їх коротку характеристику.

3. Охарактеризуйте нормативно-методичну базу діловодства, її сутність та склад.

4. Назвіть підстави та значення класифікації документів.

5. Що таке стандартизаці та уніфікація документів, в яких випадках її рекомендують проводити?

6. Трафаретизація документів та її використання при складанні управлінських документів.

7. Визначте особливості документування управлінської діяльності органів місцевого управління.

8. Назвіть основні етапи становлення діловодства та охарактеризуйте їх.

2. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ

ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика

2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього.

2.3. Вимоги до оформлення тексту документів.

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика

За допомогою документів не тільки здійснюється значна частина управлінських функцій, а і знаходить в них своє відображення. До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він повинен бути складений у відповідності до форми, яка прийнята для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідоцтвом, підтвердженням конкретних фактів, явищ, подій. Регламентують цей процес затверджені і діючі в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа, .ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

Виходячи з цих стандартів формуляр-зразок визначається наступним чином.

Формуляр-зразок (службового документа) – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови кострукційної сітки та основні реквізити

(ДСТУ 2732:2004).

Формуляр являє собою єдині, науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів.

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні – під час складання документа.

Вигляд формуляра залежить від призначення документа та його конкретного змісту.

До обов’язкових елементів документів належать: дата, підпис, а

Читайте також:

<== попередня сторінка	\|	наступна сторінка ==>
НАКЛАДНА -	\|	Курс лекцій з зоології безхребетних 1 сторінка

Не знайшли потрібну інформацію? Скористайтесь пошуком google:

Генерація сторінки за: 0.079 сек.